コラム

フリーアドレスとオフィスの感染予防対策

「新型コロナウイルス感染症対応の一環として、 出勤者の割合が6割を超えないように各部署で調整する事に。そのため席を フリーアドレス化して、スペースの有効利用を図りたい」

「テレワーク推進に伴い、出勤人数が大幅に減ったことから 執務室内全体のレイアウト変更を検討中。現在は、一般的な縦の座席島がいくつも並んでいるレイアウトですが、フリーアドレスを含めた居心地の良いオフィスに変えたい」



など、在宅勤務やテレワークなど働き方の変化に伴い、「フリーアドレス化」を希望されているお客様からのお問合せが増えています。



このコラムを読んでくださっている方の中にも、働き方の変化をきっかけに「フリーアドレス化」を検討されている方が多いのではないでしょうか。

そこで、今回は、「フリーアドレス導入しようかな。でも色々と不安だな」と思われている方に向けて、オフィスでの感染対策を踏まえた上での
フリーアドレス導入方法を解説します。

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1.フリーアドレス導入の課題


冒頭でもご紹介したとおり、コロナ禍で、在宅勤務・テレワークが急速に浸透し、働く場が多様化したことから、人数の増減に合わせて柔軟な座席運用ができる、フリーアドレス導入を検討する企業が増えています。


しかし、席を固定せず自由に好きな場所に座り、他者とデスクを共有するフリーアドレスならではの働き方は、「感染者が出た時の行動追跡が難しいのではないか」「他者とデスクやイスを共有することで感染拡大を招くのではないか」といった不安の声があるのも現状です。



【関連コラム】フリーアドレスとは?メリット・デメリット成功のために実践すべき3つのポイント



そのため、安心安全にフリーアドレスを行うためには、感染拡大を防止するための「運用」や「ツール」を予め検討しておくことが大切です。


「運用」「ツール」の具体例を資料にまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。
【資料ダウンロード】withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方


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2.感染対策を踏まえたフリーアドレス導入の進め方


フリーアドレスを導入する際は、以下の順に検討を進めましょう。



・対象者
フリーアドレスの導入を進める前に「フリーアドレス」と「固定席」の対象者を決めましょう。
フリーアドレスを全部門に導入するケースは少なく、最適な部署に採用する方式が一般的です。
フリーアドレスの導入を進める際は、職種ごとの仕事の特性も考慮し、フリーアドレス化するか、固定席にするかを決定します。



・座席設定率
フリーアドレス対象者が決まったら、「座席設定率」を検討します。
座席設定率とは、フリーアドレス対象者のうち、オフィスに設置する座席数の割合
です。

例えば、フリーアドレス対象の社員が100 名いる場合、フリーアドレス席を 70 席用意したとすると、座席設定率は 70 %となります。
座席設定率によって必要な座席数が算出され、デスクの数やレイアウトが決まりますので、事前に検討しておくことが重要です。



テレワークとフリーアドレスを併用する際の座席設定率の考え方は、こちらの資料をご覧ください。
【資料ダウンロード】withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方



・座席運用
座席の運用形態は、「完全 フリーアドレス」「グループアドレス」の2つに大別されます。
それぞれのポイントを踏まえて、どちらで運用するか検討しましょう。


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<完全フリーアドレのポイント>


・様々な部署のメンバーと隣り合うことで社内コミュニケーションの活性化が期待できる
・座る席によっては、同じ部署のメンバーが周囲におらず、部署内の連携が取りづらくなる可能性がある
・感染者が発生した場合、接触者を早期に特定するために、誰がどの席に座ったのか、履歴を残すためのツールの導入を検討する
(事前予約システムや接触者通知アプリなど)



<グループアドレスのポイント>


・目的に応じたグループ設定にすることで、特定のグループ内のコミュニケーション活性化が期待できる
 例)部署単位でグループを設定した場合、部署内の連携が取りやすくなる
・予め決められた区画内に座るため、感染者が発生した際、完全フリーアドレスと比較し、接触者の特定がしやすい



・ツール(デスク)
密接を回避するため、デスクや座席の配置を検討する際は、以下のポイントを考慮しましょう。
 


<デスクや座席の配置を検討する際のポイント>

・2メートル を目安に一定の距離を保って座席配置する

・仕切りのない対面の座席配置は避け 、対角か横並びにする
・机に印を付ける など、 近距離や対面に座らない よう工夫する
・ディスタンスの確保が難しい場合や人と人が頻繁に対面する場合には、 アクリルパネル等で遮蔽する


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・ツール(収納)
感染拡大防止のために、個人の荷物は「パーソナルロッカー」で管理しましょう。
パーソナルロッカーとは、オフィスに設置する個人用収納庫のことです。


フリーアドレスの場合、固定席のような個人用のワゴンはありませんので、個人で使用する書類やパソコン、その他の仕事道具は、パーソナルロッカーで管理するのがおすすめです。


個人の荷物をパーソナルロッカーで管理することは、不特定多数の人が荷物に触る機会を極力少なくし、感染拡大のリスクを低減 させることにもつながります。



【関連コラム】フリーアドレスで荷物の収納はどうする?事前にチェックしておきたいサポートツール



・ツール(感染拡大防止)
「携帯の位置情報を把握しオフィス内の密回避するシステム」や「持ち運べる簡易パネルブース」「オフィスの出入口付近に入室時の体温測定やマスク着用などチェックコーナーを設置」するなど感染拡大防止のための各種ツールの導入を検討しましょう。






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以上の点を踏まえて、フリーアドレス導入を進めることで、感染拡大防止に配慮したオフィスづくりが可能となります。

また、更に詳しい情報を知りたい方は、こちらの資料もあわせてご覧ください。
【資料ダウンロード】withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方


3.まとめ

今回は、オフィスでの感染対策を踏まえたフリーアドレスの導入の進め方についてご紹介しました。


コクヨマーケティングの各オフィスでは、フリーアドレスを実践しており、自ら体験を重ねることで、机上の空論ではない、社員の意識や行動から考えたオフィスの提案が可能です。


皆様の新しい働き方への挑戦をサポートさせていただきます!
ぜひお気軽にご相談ください。


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4.【資料ダウンロード】withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方

この資料では、フリーアドレスを検討されている方へ


 ● withコロナ時代におけるフリーアドレス化の課題
 ● フリーアドレス導入ステップ
 ● フリーアドレス導入と併せて検討したいこと


など、withコロナ時代に安心安全にフリーアドレスを導入する上でのポイントや、テレワークと併用する上での考え方などを
ご紹介しています。


これさえ読めばフリーアドレスのはじめ方が分かる!ぜひ、参考にしていただければ幸いです。


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