【エクセル版簡単ダウンロード】オフィス移転のチェックリストをご紹介! オフィス移転をスムーズに進めるためのポイントをご紹介

一般的にオフィスの移転サイクルは5~10年に1回程度と言われており、移転が決まったものの「何から手をつければよいかわからない」「自社に合うオフィスは?」などお悩みの方も多いのではないでしょうか。また、オフィス移転ではやらなければならないことも多く、担当者にとって大きな負担となってしまいます。本コラムでは、オフィス移転のスケジュールやポイントについて詳しく解説します。また、「オフィス移転チェックリスト」も無料配布しているので、ご移転の際にご参考いただければ幸いです。

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オフィス移転のスケジュール

限られた時間の中で効率よくオフィス移転を進めるには、スケジュール管理が大切です。規模によって異なりますが、一般的に8ヶ月前からオフィス移転の準備が必要と言われています。「オフィス移転チェックリスト」を活用しながら計画的に進めていきましょう。下記の表は、最大300名程度のオフィス移転の移転スケジュールです。

オフィス移転のスケジュール表

▼時系列別にやることについて詳しく知りたい方はこちら

オフィス移転でやるべきことが分かる!チェックリスト|時系列に詳しく解説 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

現オフィスに関する業務

入居中の現オフィスに関する業務として、主に「解約通知」「原状回復工事」などがあります。以下で詳しく解説します。

解約通知

オフィスを退去する場合、一般的に解約日の6か月前にビル管理会社やオーナーへ「解約通知」を提出する必要があります。但し、解約通知を提出するタイミングはビル管理会社やオーナーによって異なるため、事前に賃貸契約条件を確認するとよいでしょう。但し、最低契約期間内に解約通知を提出する場合、違約金が別途発生することもあります。こちらもあわせて確認するとよいでしょう。

原状回復工事

原状回復工事とは「オフィス退去時に入居前の状態に戻す工事」のことです。一般的に、契約終了までに原状回復工事を完了させる必要があります。主な工事範囲は、床や壁や天井、電気関連、什器や備品などです。工事範囲によっては、指定業者での施工が求められる場合もあります。契約書に記載があるので、事前に確認するとよいでしょう。
▼原状回復工事について詳しく知りたい方はこちら

【最新版】原状回復工事の流れとポイントをわかりやすく解説 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

新オフィスに関する業務

新オフィスに関する業務として、主に「ありたい姿を考える」「ビル選定」「コンセプト検討」「与条件設定」などがあります。以下で詳しく解説します。

ありたい姿を考える

ビルの選定やレイアウトプランを検討する前に、まずは「ありたい姿」を考えましょう。「オフィス移転を機に実現したい働き方」や「現状の働き方やオフィス環境の課題は何か」などを考えることで、ありたい姿が見えてくるでしょう。ありたい姿が見えてくることで、オフィス移転先の条件が見えてくると言われています。

ビル選定

「必要な面積」「希望するエリア」「予算」を決めてから、仲介業者へ問合せするとスムーズに進めることができるでしょう。また、事前に仲介業者や不動産会社のウェブサイトで物件の下調べをすることで、空室率や賃料の傾向などをつかむことができます。内見をする時には、周辺環境やセキュリティを確認するとよいでしょう。例えば、来客が多い企業の場合、しっかりセキュリティ管理ができるビルがおすすめです。
▼物件の探し方について詳しく知りたいはこちら

オフィス物件の探し方|失敗しない物件選びのコツや建物選びの注意点を解説 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

高層ビルがたくさん建っている街

コンセプト検討

「ありたい姿」を基にコンセプトを検討しましょう。コンセプトを決めることで「企業ブランディングの強化」「社員にとって働きやすいオフィス環境」などの効果があると言われています。また、コンセプトを検討の際に社員向けにサーベイを行うこともおすすめです。サーベイを行うことで、意見を定量化できるので、効率的に集約できるでしょう。

▼オフィスでの重要度と満足度がわかる社員サーベイ「はたナビプロ」について詳しく知りたい方はこちら
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与条件設定

新オフィスには「何人入居するのか」「会議室は何部屋必要か」「デスクトップパソコンや複合機は何台設置するのか」など必要な与件を整理しましょう。例えば、オフィス移転を機にフリーアドレスを導入する場合、デスクトップパソコンやノートパソコンの必要数が変わってきます。自社のこれからの働き方にあわせて与件整理をするとよいでしょう。
▼オフィス移転をする時にRFP(提案依頼書)を作成することで、与条件を整理できます。RFPについて詳しく知りたい方はこちら

RFP(提案依頼書)を作成して、最適なオフィス移転パートナーを選ぼう! | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

レイアウトと設備計画

コンセプトと与条件にあわせて、レイアウトを検討します。書類の収納計画もあわせて策定するようにしましょう。レイアウトにあわせて電話やLANなどの設備の配置計画を策定します。移転の3か月前までにレイアウトを確定できるよう計画を進めましょう。レイアウトプラン決定後、各種工事や什器の手配を行います。

スケジュール検討

移転日に合わせて、入居中オフィスの原状回復工事、新オフィスの内装工事、電話LAN工事、什器搬入、引越し作業などのスケジューリングを行います。ビルによっては、作業時間に制約が設けられている場合もあるので、事前に確認するとよいでしょう。また、工事内容によっては工事業者が指定となる場合もあります。こちらもあわせて事前に確認するとよいでしょう。

パソコンと資料を広げている様子

コスト算出

オフィス移転にかかるおおよその費用を算出しましょう。
▼オフィス移転をする時には、各種内装工事が発生します。内装工事について詳しく知りたい方はこちら

移転工事をする時のオフィス内装費用はどれくらい?工事の進め方やコストを抑える方法もご紹介 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

引越し準備 ・社員説明会実施

引越しの日程が決まったら、社員へ引越し説明会を開催します。移転後のレイアウトや書類収納庫の棚割り、 パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、 新オフィスのコンセプトやどのような働き方をするのかなどもこのタイミングで社員へ共有するようにしましょう。移転前に伝えることで、移転後のトラブル回避にもつながります。
▼引越し説明会のポイントをまとめた資料を無料配布しています。

引っ越し説明会フォーマット | 資料ダウンロード | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

届出・手続き

オフィス移転に伴い、法務局、税務署、社会保険事務所等への届出が必要です。提出期限がある書類もありますので、チェックリストを確認しながら、抜け漏れなく速やかに対応するようにしましょう。

オフィス移転当日、移転後に発生する業務

オフィス移転当日やその後、発生する主な業務は「引越し作業」「竣工図の準備」などがあります。以下で詳しく解説します。

新オフィスへの引越し

引越し日には、実施図面を持って、新オフィスの確認を行いましょう。また、鍵の引き渡し方法は、事前に不動産会社へ確認しておきましょう。実施図面通り進んでいるか、傷などないか、を確認するとよいでしょう。

竣工図準備

竣工図は、レイアウト変更やリニューアル、配線計画の見直しなどに使用するため、 新オフィスの施工業者から取り寄せて、大切に保管するようにしましょう。

事後評価

移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新オフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、 目指している働き方が実現できたかなど、移転後のオフィス環境を振り返ることが大切です。また、働き方にあわせて運用ルールを策定することで、社員にとって快適なオフィスになるでしょう。

まとめ

オフィス移転業務は、外部業者との連携や社内調整など多岐にわたり、専門的な知識も要します。また、限られた時間の中で行わざるを得ないケースが多く、オフィス移転を担当される方には、多大な負担がかるのが現状です。 その為、オフィス移転をスムーズに進めるためには、数多くの実績やノウハウをもった専門業者に依頼するのも選択肢の一つです。

コクヨマーケティングは、お客様のオフィス移転をスムーズに進めるために、移転の計画立案から、移転後の運用まで、オフィス構築を担当される総務の方の立場に寄り添い、サポートさせていただきます。お客様のオフィス移転がよりよいものになるようお手伝いさせて頂きますので、ぜひ、お気軽にご相談ください。

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よくあるご質問

オフィスの移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。

お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。

ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。

現状の平面レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8ヵ月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。

初めてのオフィス移転お役マニュアル」を無料配布中です。スケジュール管理に役立つエクセル版のチェックリスト付きです。

ぜひ、ダウンロードしてご活用ください。

オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定からオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。

詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。

各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。

コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。