オフィス移転(事務所移転)により理想の働き方を実現するために

オフィス移転の動機は、「増員により今のオフィスが手狭になったから」、「営業効率を上げるために都心に移る」など、
お客様ごとに様々な理由があります。

 また、近年は、社員のモチベーション向上による生産性の向上や働き方改革の一環として、オフィスの機能を見直す企業も増えてきています。
後者のように、能動的な仕掛けとして、オフィス移転を考える場合、今までのように「オフィスが手狭になったから、広いところに移転する」、
「会議室が足りないから増やす」といった手法をとっていては、本来の目的を達成することはできません。

このコラムでは、本来の目的を達成し、オフィス移転を成功させるためには、どうのようにしたら良いのかをご紹介します。

1.オフィス移転が決まったら、まずはじめに検討すること

オフィス移転が決まったら、予算や移転のスケジュールと同様に、はじめから下記の3つの項目についても、
検討しておくことが大切です。

①移転目的の明確化
オフィス移転に対する要望事項は、社内の部門や立場によって実に様々であり、それらの個別要望に対応し過ぎることで
本来の目的が達成できなくなることがあります。
オフィス移転の初期段階で会社としての目的を明確にし、移転を担当する部門やプロジェクトチームのミッションとして
落とし込むことで、ぶれずに計画を遂行することができます。

②ビルの選定
ビル探しは、目移りする前にどこかの時点で決める覚悟が必要です。
探し始める前に「オフィス面積」「賃料」「立地」「移転時期」を具体的かつ明確にしておきましょう。

③移転業務の管理
オフィス移転の業務量は膨大なうえ、関係者も多いため調整業務だけでも負荷が掛かります。
専門知識やマンパワーが不足すると、プロジェクトに思わぬトラブルや手戻りが発生するリスクがあります。
社員がするべきコア業務と専門業者に任せられる内容を検討しましょう。

2.オフィス移転は“理想の働き方を実現する”ための絶好の機会

近年、オフィスの重要性が高まっており、「人員増に伴い、オフィスが手狭になったので、広いオフィスへ
移転したい」「営業効率を上げるために駅から近い場所へ移転する」といった従来型のオフィス移転から、
未来の働き方に向けてオフィスを見直す企業が増えています。

オフィス移転によって、オフィスがきれいになると、社員のモチベーションが上がります。
その為、オフィス移転は、今までの働き方の見直しを図り、新しい働き方への挑戦をする絶好の機会と言えます。

3.オフィス移転を機に新しい働き方を実現するための3ステップ

上記に示したのは、オフィス移転をきっかけに、新しい働き方を実現するための3ステップです。
働き方の見直しを図り、理想の働き方を描き、それを社員に浸透させるには、この3ステップに沿って進めることが大切です。

<Step 1:現状の把握・評価>
 オフィスの現状と社員の意識・働き方の状態を把握し、問題点を抽出します。
現状の書類量や在席率などの調査のほか、社員全員の意見の収集や問題点の可視化、課題の優先順位付けを行うために、
サーベイなどのツールを活用するのも有効です。

<Step 2:理想の働き方を描く>
会社が描くビジョンを元に、理想の働き方を検討します。
主に、下記の3パターンの方法を用いります。また、これらの方法を混合して用いることもあります。

トップダウン型 :経営陣が具体的なコンセプト・働き方を策定
プロジェクト主導型:プロジェクトメンバーが主導で策定し、経営陣に答申
ボトムアップ型 :ワークショップなどを通じて、社員の意見を集約

<Step 3:新しい働き方の浸透>
新しい働き方を社員に浸透させるために、必要な活動です。

トップメッセージの発信:新しい働き方に懸ける経営陣の思いを伝えます
研修         :新しい働き方に必要なマインド・スキルを学びます
維持活動       :当初のコンセプトを守り、オフィスを維持するための仕組みを移転時から検討します

4.「オフィス移転完了」=「オフィス完成」ではない

オフィス移転や構築が完了=「オフィス完成」というわけではありません。
なぜならば、「働き方」は時代の変化・市場の変化・社員の入替えなどで、常に変化が求められるからです。

だからこそ、働く場所であるオフィスも「働き方」に合わせて変えていく必要があります。 

オフィス構築が完了した後も、働く人にとって、最適なオフィスを維持するためには、
継続的な「運用の工夫」や「オフィス空間の改善」が欠かせません。

そのため、オフィス移転業務を一緒に行うパートナー選びは、継続的なお付き合いができるかどうかも
検討材料のひとつに入れておく必要があります。

コクヨは、50年にわたり「働き方」を研究してきました。
今まで蓄積してきたノウハウを駆使し、最初のプランニングはもちろんのこと、オフィス構築後も、
豊富な経験を活かし、最適なオフィスへのブラッシュアップをお手伝いさせて頂きます。

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