コラム

日々のカイゼンがオフィスを活かすイキイキオフィスは運営維持から

<オフィスは「畑の土」> 社員がイキイキと働ける快適なオフィス環境はどのようにすれば実現できるのでしょうか。

オフィス設備の多くは年数を経過するに従い劣化していきますが、オフィスの快適さは必ずしも経過年数に比例しません。
社員が働きやすい環境を運営維持することで、保つことは可能なのです。 運営維持ができていないと、『隅に荷物が放置されている』、『ホワイトボードが汚れたまま』、『晴れた日が続いているのに傘立てに傘が溢れている』などの不具合が徐々に蓄積し、オフィス環境の悪化を招きます。

コクヨでは、オフィスは「畑の土」と捉えています。畑の土が悪いと、どんなに良い種を蒔いてもうまく育つことはありません。

オフィスも同じで、働く環境が悪ければ、社員のパフォーマンスが上がらず満足のいく成果を得ることはできません。

オフィス環境は畑の土と同じように「日々耕すこと=運営維持をすること」で、社員がイキイキと働ける環境となり、求める成果を得ることができるのです。

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1.『オフィスカイゼン委員会』で快適な状態を維持


コクヨ霞が関オフィスは、2012年12月にリニューアルをしました。

リニューアルから数ヶ月が経過すると、私たちオフィスづくりのプロが構築したオフィスであっても、 いくつかの不具合が表面化してきたのです。

そこでオフィス環境を快適な状態に維持する取り組みとして「オフィスカイゼン委員会」を発足しました。
オフィスの管理は総務担当者やファシリティ管理者が一人で悩むケースが一般的ですが、 「オフィスカイゼン委員会」という社員参加型の組織にすることで、社員自身が働きやすい環境について考える機会を持ち、 より実態に沿った環境を維持すると共に、帰属意識を高める効果も期待できます。


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2.継続に必要な「共通の目的」と 「HOP・STEP・JUMP」


まず何のために取り組んでいるのかを明確化させるために『気持ちよく働けて、誇れるオフィスにする』という「共通の目的」を掲げました。


なぜなら、何のために取り組んでいるのかが曖昧だと、活動が長続きせず、いつの間にか休眠状態に陥ってしまうからです。


その「共通の目的」を遂行しやすくするために「HOP・STEP・JUMP」というステップを取り入れています。


まずは、初めてオフィスを使用することになる社員でも迷わず働けるようにする「HOP」
次に整理・整頓・清掃の3Sで不便をなくす「STEP」
そして、清潔・躾の視点を持ってより働きやすくするための工夫をコツコツ続ける「JUMP」


「オフィスカイゼン委員会」のメンバーはこの3ステップの視点を持ち、カイゼンが必要な箇所について意見を出し合っています。


また社員が参加しやすい工夫として、日常の業務に支障がでないよう、活動は隔月に1回1時間とし、宿題はなく、
活動日に意見だけを出してもらうようにしました。実際のカイゼン策を実施するのは事務局メンバー(総務やファシリティ管理者)としています。


他にも音楽を流しお菓子を食べながら和気あいあいとした雰囲気の中で意見を出し合うといった工夫もしています。
オフィスカイゼン活動は、小さいけれど、確かな一歩になります。


日頃感じる小さな不満や不便を見過ごさずに拾い上げてカイゼン策を実施することで快適なオフィスを維持し、
社員がイキイキと働ける環境になるのです。


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3.オフィスカイゼン事例をご紹介


傘立てに傘が溢れていることはありませんか?
見た目も良くありませんし、ぎゅうぎゅうに詰め込むことで傘を痛めてしまう可能性もあります。


そこでオフィスカイゼン委員会では晴れた日の朝、残っている傘に「持ち帰ってください」シールを貼り、一週間後にチェックし、シールがそのままになっている傘は放置物とみなし撤去をしています。定期的に実施することで社員の意識にも変化が生まれ、放置物が徐々に減ってきています


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また、コクヨのホームページに「オフィスカイゼン委員会」のサイトがあります。

現在100個以上のカイゼンアイデアを公開しています。
「新オフィスがすぐ乱雑になってしまう」「オフィスが使いづらい」などオフィスのお悩みを解決するヒントとして、ぜひご活用ください。


【関連コンテンツ】オフィスカイゼン委員会HP


4.カイゼン活動のヒントに!コクヨのオフィス見学にお越しください

オフィスカイゼン活動の重要性やカイゼン活動の進め方についてご紹介しました。


実際にカイゼン活動を進めるためには、活動方針や運営体制を決めるなどの事前準備が重要となってきます。
コクヨのオフィス見学では、「自社のオフィスでもカイゼン活動を行ってみたい」、「他社のオフィスではどんな活動を行っているんだろう」とお思いの方に向けて「カイゼン活動を成功させるためのポイント」など、カイゼン活動を進めるうえで参考になる情報などもご紹介しています。


コクヨが実践しているオフィスカイゼン事例を余すことなくご紹介しておりますので、ぜひ、お越しください。(事前申し込み制)


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