オフィス移転はファイリング見直しの 絶好のチャンス!~オフィス移転作業と合わせて行う、リバウンドしないファイリング対策~

オフィス移転の方針は決まったけれど、「現状のオフィスの状態は、収納庫もデスクの上下も通路も書類であふれていて、
こんな状態で引越しができるのか・・・」「引越しまでの期間に行うべきファイリングの対策にはどんなことがあるのか・・・」と
お悩みの方も多いのではないでしょうか。

日ごろからオフィス内の書類の整理整頓は大きな課題となっており、多くの相談が寄せられています。
オフィス移転時は、引越し作業と共に、書類の廃棄や整理も必ず行いますので、そのタイミングでファイリングを見直すことを
おすすめします。ファイリング対策をせずに、オフィス移転を行ってしまうと、はじめは綺麗な状態が保たれていても、時間経過と共に
オフィス内が不要な書類で溢れてしまう・・・なんてこともよくあります。

このコラムでは、ファイリング対策の第1歩である「書類の廃棄ルール」から維持管理するための「運用ルール」までの
具体的な手法をご紹介します。

1.不要書類の「廃棄ルール」を決めることが作業効率化のポイント

オフィス移転時の書類廃棄は、意外と時間がかかります。あらかじめ不要書類の「廃棄ルール」を決めておくことで、作業をスムーズに進めることが可能となります。 

昔から万国共通で使われている不要書類の廃棄選定ルールは、ナレムコの統計と呼ばれるものです。

「作成・収集後、1年以上経過した文書は原則廃棄」

1年以上経過しただけで廃棄するのは乱暴ではないか?リスクがあるのでは?という方も多いと思います。
しかし、これをルールとして挙げるのには根拠があります。

古い統計ですが、米国のナレムコ(NAREMCO;National Records Management Council)と略称で呼ばれる国際記録管理協議会が、1946年に発表した統計結果によると、作成・収集後、半年経過した書類の利用率は約10%、1年経過するとわずか1%である、というのです。

つまり、作成・収集後1年経過している書類は、99%廃棄しても問題ないということです。
※ただし、保存年限を決めている書類で、その途中段階の文書や、まだ継続して使用している文書は対象外とします

この他にも「保存期限を決め、期限を過ぎた書類は廃棄する」、「閲覧頻度の低い書類は廃棄する」など、廃棄ルールは色々ありますので、状況に応じて設定しましょう。
書類削減を個々人に任せて、「引越しまでに済ませてください」と依頼すると、削減できずに大量の書類を段ボール箱に詰めて、移転先に送る社員がでてきます。

そのため、書類廃棄は、ルールと作業日を決めて、社員全員で一斉に実施することが、作業をスムーズに進める上で重要なポイントとなります。

<作業を効率的に進めるためのポイント>

書類整理の際に、まず直面するのは「これってとっておくべき?」という悩み。
しかし、しばらく使っていないのであれば紙の状態で置いておく必要はありません。
使いそうな書類はデータ化し、使うシーンが思い浮かばないものは思い切って捨てて、書類の量を減らしましょう。

2.ファイリングの「運用ルール」を決め、リバウンドを防ぐ

移転のタイミングで、新オフィスでのファイリング運用ルールを定めましょう。運用ルールを決めないまま新オフィスに移ると、一時的には書類を減らすことができますが、時間経過とともにまた元の状態に戻ってしまう可能性があります。

<リバウンドを防ぐ!ファイリング運用6つの基本ルール>

①ファイル用品の選定・統一
共有書類は、組織で共有する什器に保管されていますが、ここに並ぶファイルの種類がまちまちだと探しにくいので、1~2種類に選定して統一するのがおすすめです。

②一人当たりの書類量
個人のデスクで保存している書類量に、組織共有の書類量を加えて、オフィス内で保管する全ての書類量を算出します。上記をオフィス内の人数で割った数値が一人あたりの書類量の上限です。

業務内容により、役所指定用紙での管理が必要な部署など、紙書類が必然的に多い部署もあれば、比較的少なくてすむ部署もあります。それらを勘案して、おおよその上限保管量を決めて管理しましょう。
必要書類量を決めるためには、現状の書類量について、まず最初に調査をおこなっておくことも必要なことです。(図1)

(補足)<オフィス内の書類量を表す単位 ㎙(ファイルメーター)>
オフィス内の書類量を把握するには、「㎙(ファイルメーター)」という単位を使用するのが一般的です。
㎙とは、書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです。(1m=1㎙)

※一般的な企業の平均は、社員一人当たり3fm(ファイルメーター)(出典:コクヨファニチャー「オフィスデータブック2012」)

※ここで算出した書類量を元に、業務内容を勘案し調整の上、最終的な書類量を確定させましょう。

③分類方法
組織で共有保管が必要な書類について、組織内の業務内容を勘案して書類をグルーピングし、グループ単位で保管位置を決めましょう。探す書類の保管位置の大体の場所がわかれば、探すスピードが上がります。

④書類ファイルのタイトルネーミング
書類はファイルに収納し、ファイルの背表紙等にその書類が何なのか、タイトルを書きます。タイトルのネーミング方法を組織内で決めておくと、タイトルをつけるときも必要なファイルを探し出すときも便利になります。

⑤保存期間
例えば「会計監査に関する文書」など法律で保存期間が決められている書類は、法定期限を最低限として保存期間を設定します。しかしながら、オフィス内にある多くの書類は、法定保存期間が定められていませんので、書類を取扱う組織内で話し合いながら、保存期限を設定するようにしましょう。保存期間を決め、保存期限がきたら、保存期限を延長するか、廃棄するかを決めます。不要な書類を増やさないためには、「どの書類をいつまで保存するのか」を予め明確にし、期限がきたら廃棄もしくは延長等の対応をとることが大切です。

⑥棚卸ルール
最低でも年1回書類の棚卸日を決めて、定期的な不要書類廃棄を一斉に行うことが重要です。保存期限が切れた書類の廃棄を行うのも、あるいはオフィス内から外部(例えば、オフィス外にある文書庫や契約している外部倉庫)へ、保存すべき書類を置換えるのもこのタイミングです。

3.オフィス見学でコクヨが実践している ファイリング対策をご紹介!

コクヨでは、自社の課題を、仕事のやり方・空間のあり方、家具・文具の使い方といった「働き方」や「働く環境」、「オフィスの使い方」からどのように解決しているかを見ていただくためのオフィス見学を実施しております。スペース効率や業務効率を上げるファイリング方法、維持管理のコツなどもご紹介しております。ぜひ、皆様のオフィスの課題解決にお役立てください。

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