コラム

コワーキングスペース(共同オフィス)とは?他のワークスペースとの違いなど詳しく解説

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、テレワークを導入する企業が増えています。
しかしながら、自宅でテレワークを実施するのは想像以上に難しいといった声もよく聞かれます。
そのような中で「コワーキングスペースを利用するのはどうだろうか?」と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、コワーキングスペースの利用を検討するにあたって、押さえておきたいポイントを詳しく解説いたします

1.コワーキングスペース(共同オフィス)とは?

コワーキングスペースとは、カフェや図書館のようにオープンなワークスペースを、
個人や複数の企業が共同で利用する形態を指します。
コワーキングスペースには、デスクだけではなく通信環境やOA機器などの設備も整っています。
働くスペースを共有する点では、シェアオフィスと共通する点も多く、広義ではシェアオフィスに含まれる場合もあります。

2.コワーキングスペース(共同オフィス)のメリット


・初期費用が抑えられる
コワーキングスペースには、仕事に必要な設備がひと通り揃っているケースがほとんどです。
そのため、家具や1からオフィスをつくるよりも、初期費用が抑えられます。
オフィス賃料も単独で一室を借りる場合と比較するとかなり安く、コストを抑えたオフィスの運営が可能です。
好立地、好アクセスなコワーキングスペースも多いため、
オフィスを構えるにはハードルの高いエリアにも、ワークスペースを確保する事ができます。

・多様な働き方の支援
ワークライフバランスの向上といった観点でも、コワーキングスペースは役立ちます。
例えば自宅に仕事をする場所が確保しづらい社員や、子育て・介護の両立が必要な社員にとって、
利便性の高い場所のコワーキングスペースを活用してもらう事で、快適に効率良く働いてもらう事が可能です。
ワークライフバランスが向上し、モチベーションや生産性が高まる事も期待できます。

・他の利用者とのネットワーク構築が期待できる
コワーキングスペースでは、様々な企業・職種の人達が同じ空間で仕事をしているため、
新しいネットワークを構築できます。
それによって、従来の環境では得られなかった情報をキャッチしたり、新しいビジネスチャンスを作り出す事も可能です。
コワーキングスペースによっては、利用者同士の交流を支援するイベントやセミナーを定期的に開催するケースもあります。

・ワークスタイルによって料金プランを選べる
コワーキングスペースの料金プランは、一般的に月額制とドロップイン制(一時利用)の2つから選べます。
月額制は文字通り月単位、ドロップイン制は1日または時間単位で料金を払うシステムです。
頻繁に利用するのであれば月額制を、初めて、あるいはたまに利用するのであればドロップイン制を利用すると良いでしょう。
時間帯や平日・週末によって料金が異なる場合もあります。ワークスタイルに合わせて適切な料金プランを選択しましょう。
これによって余分なコストを削減する事ができます。


コワーキングスペースのイメージ写真


3.共同オフィスのデメリット


業種や状況によっては、コワーキングスペースの特徴がマイナスになる事もあります。
ここでは、コワーキングスペースを含め、共同で利用するワークスペース全般のデメリットを解説いたします。

・セキュリティが万全ではない
共同で利用するワークスペースには、不特定多数の人が出入りする上に、デスクも共有です。
情報漏洩のリスクを避けるため、帰る際には自分の持ち物を所定の場所に全て片付ける、あるいは持ち帰る必要があります。
他の利用者にパソコンの画面や資料を見られる事も考えられます。
機密情報を扱う場合は、のぞき見防止のフィルターを使ったり、
できるだけ資料を紙で出力しないようにしたりするなどの対策が必要です。

・集中できない可能性もある
オープンスペースの場合、周囲の会話や電話、イヤホンからの音漏れなど、自分の業務と関係のない音が耳に入ってきます。
雑音が気になるタイプの人は、仕事に集中できなくなる可能性があります。
私語厳禁の集中ブースなどが設けられているところもあるため、
月額利用を検討している場合は、まずはドロップインで利用して、事前に環境を確認しましょう。

・施設によって設備や広さに差がある
運営する企業によって、設備や作業スペースの広さは異なります。
最新型の機器を備えているところもあれば、設備はインターネット回線のみの施設もあります。
利用前には必ず内覧し、自分の仕事に必要な設備が揃っているかを確認しましょう。

4.コワーキングスペース(共同オフィス)と他のワークスペースとの違い


オフィスの形態は多様化しており、多くの選択肢があります。
ここでは、コワーキングスペースと、その他のワークスペースの違いについて解説いたします。

シェアオフィスとの違い
シェアオフィスとは、共同オフィスやレンタルスペースなどの総称です。
コワーキングスペースは、シェアオフィスの1つとも言えます。
シェアオフィスの中でも、コワーキングスペースはオープンなワークスペースであり、
利用者同士のコミュニケーションや協業に重点が置かれています。

・シェアオフィスのメリット
シェアオフィスのメリットは、賃料や家具の購入など、新しくオフィスを持つためにかかる初期費用を抑えられる事です。
使用を開始するまでの期間も比較的短く、OA機器を共有するため、ランニングコストを抑える事もできます。
また、好立地のオフィスを持てるため、外回りの多い社員のタッチダウンの場所としても便利です。

・シェアオフィスのデメリット
シェアオフィスは流動性が高く、セキュリティが万全とは言えません。
様々な業種の会話が同時に行われるため、人によっては仕事に集中できない可能性もあります。
フリーアドレスのデスクが満席だったり、使いたい時に会議室が埋まっていたりと、
共有設備を思い通りに使えないケースもある事を理解しておきましょう。

レンタルオフィスとの違い
レンタルオフィスとは、自社あるいは個人専用の仕事場を借りる業態のオフィスです。
シェアオフィスとは異なり、共用スペースで仕事をするオフィスではないため、プライベートな空間として利用できます。
法人登記や郵便の受け取りなども可能です。

・レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスは、個室での利用ができるため、従来のオフィスワークに慣れ親しんだ人でも抵抗なく利用できます。
また、基本的な設備が整っている事から、1からオフィスをつくるより費用が抑えられます。

・レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスは、コワーキングスペースなどの共同オフィスと比較すると利用料が割高になりがちです。
個室を借りるという点ではアパートを借りる感覚に近く、ランニングコストはある程度かかると考えましょう。


バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとは、その名の通り実在しないオフィスです。
法人登記が可能で、オフィスを構えずとも仕事ができる業種に需要があります。
利用にあたっては、サービスを提供する企業に申し込む事でオフィス開設となります。

・バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスでは、賃料をかけずにオフィスを持つ事が可能です。
郵便物や宅配便の受け取りだけでなく、運営する企業が会議室を用意しているケースも多いため、
必要最低限の対面打ち合わせもできます。在宅で仕事をするフリーランスなどにとっては魅力的なサービスです。

・バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスは、特定の許認可が必要な業種、特に個別専有スペースが必要とされる業種は開業できません。弁
護士、税理士、司法書士、有料職業紹介業、宅地建物取引業などが該当します。

サテライトオフィスとの違い
サテライトオフィスとは、既存の自社オフィスと異なる場所に設置する小規模オフィスの事です。
WEB会議システムなどのオンラインツールを活用しながら、拠点と連絡を取り合って業務を進めます。
一企業の専用ワークスペースとして使用する点が、シェアオフィスとの大きな違いです。


・サテライトオフィスのメリット
サテライトオフィスをつくる事で、社員の働き方やライフスタイルに応じて、働く場所の選択肢を増やす事ができます。
外回りの営業がオフィスに帰らずとも仕事ができるよう交通アクセスの良い場所に設置、
あるいは社員の通勤にかかる時間や交通費の削減のため、ベッドタウンに設置するパターンもあります。
主要都市から離れた地域に設置する事で、地方創生やBCP(事業継続計画)の実現も期待されます。

・サテライトオフィスのデメリット
サテライトオフィスでは、本社とのコミュニケーション不足が起きる事がデメリットとして挙げられます。
また、レンタルオフィスと同様に、コワーキングスペースなどの共同オフィスと比較すると
一般的なオフィス賃料が発生するため、ある程度のランニングコストがかかります。


【関連コラム】サテライトオフィスとは?種類や特徴、設置事例を解説


5.シェアオフィスが増加傾向にある理由


新型コロナウイルスの感染拡大防止を目的に、テレワークを導入する企業が一気に増えました。
加えて、以前から実施されていた働き方改革も周知され、様々な働き方が認められるようになってきています。
このような中で、オフィスの在り方や役割について、改めて考え直す動きが大きくなっています。
シェアオフィスの増加は、このような社会の変化と、シェアオフィスが持つ利点がマッチした結果だと考えて良いでしょう。

【関連コラム】働き方改革を実現するためのテレワークのポイント


コワーキングスペース

6.共同オフィス向きの働き方や企業とは?

コワーキングスペースをはじめ、共同オフィスには多くのメリットがあります。
しかし、働き方は職種や業種によって異なるため、共同オフィスが全ての企業にとって適切な環境とは言い切れません。
ここでは、どのようなケースが共同オフィスの利用に向いているのかを説明いたします。

・共同オフィス向きの働き方や企業
共同オフィスは、一般的に会社規模や業種・職種に問わず「IT機器の利用で業務が完結する」働き方に向いています。
例えば、人員増加を見込むスタートアップ企業、あるいは新規エリア開拓を始める大企業・中小企業にとっても、
スタート時からオフィスを借りず、トライアルとして共同オフィスを活用する事ができます。
また、資料のデータ化やWEB会議システムの導入などが可能であれば、
共同オフィスで業務可能となる職種・業種は非常に幅広くなります。
内勤に限らず外勤にとってもタッチダウンとして利便性が高いため、共同オフィスを有効に活用する事ができるでしょう。

・共同オフィスに向かない働き方や企業
反対に「IT機器の利用で業務が完結しない」働き方は共同オフィス利用が難しいかもしれません。
例えば、決まった拠点で直接対面やIT機器以外を利用する業務が多い場合、
共同オフィスとの移動が頻発し、非効率となる可能性が高いです。
実店舗での接客や在庫整理を必要とする販売業や、専門機器を必要とする製造業や研究職などが挙げられます。
また、行政書士・司法書士・税理士・弁護士などの士業は、
事務所の開業要件として情報漏えい対策の個別占有スペースが求められるため、共同オフィスでは開業ができません。

7.コワーキングスペース(共同オフィス)を選ぶ際にチェックするポイント

コワーキングスペースを検討する場合は、料金、立地、設備、サービスなど、様々な側面から判断する事が大切です。
例えば、いくら料金が安くても、立地が悪ければ通勤に苦労します。
必要な設備が揃っていない場合は、自社で導入が可能か確認しましょう。
また、コワーキングスペースを運営する会社は、会議室の利用やジム、ランチスペースの提供など、
通常の業務エリア以外のサービスで付加価値を付けているケースも少なくありません。
どこまでのサービスが必要なのか、適切に見極めて判断しましょう。

8.コワーキングスペース(共同オフィス)を利用するまでの流れ


コワーキングスペースを利用するまでの流れは、内覧、必要書類の提出、入居審査、契約書類の提出が一般的です。
必要書類とは、個人契約の場合「身分証明書」、法人契約の場合は「登記簿謄本の写し(3ヶ月以内)」を指します。
ドロップイン制など、利用プランによっては内覧や審査が不要の場合もあります。
コワーキングスペースによって異なるケースがあるため、事前に確認しましょう。

9.まとめ


コワーキングスペースをはじめとした共同のワークスペースの需要は増加傾向にあり、
ますます利便性も向上しています。この状況を受け、コクヨマーケティングでも、
お客様の働き方や環境の変化に合わせた、柔軟なワークスペースづくりのお手伝いを行っています。
ビルの選定からオフィスの運用まで、年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングにおまかせください。



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