コラム

Web会議におけるルールの重要性|会議の生産性向上に有効なルールを紹介

働き方改革の実現や、新型コロナウイルス感染症対策として、Web会議を導入する企業がここ数年で急増しています。


この記事では、Web会議に役立つルールをご紹介します。
ルールの設定が必要な理由や、主催者側・参加者側ごとのルールなど詳しく解説します。有意義なWeb会議運営にぜひお役立てください。



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1.Web会議のルール策定が重要な3つの理由

Web会議を円滑に行うためには、対面での会議とは異なるルールが必要です。
Web会議のルール策定が必要な理由を解説します。


●Web会議に対する慣れを要する
あらかじめルールを決めておくと参加者のストレスが軽減されます。Web会議に不慣れな方は、会議に参加するというだけで緊張するはずです。
参加者によってITリテラシーには違いがありますので、操作に詳しい方からすると何ともないようなことでも、機械に不慣れな方にとっては難しさを感じるかもしれません。スムーズな会議のため基本的なルールを定めましょう。


●Web会議が疲れる理由
Web会議に疲労を感じている人は多く、その理由は、対面での会議と異なり、相手の表情が伝わりにくいため喋りにくいというものです。
対面での会議ならば、相手の顔をみればおおよその気持ちを察することができます。
しかしWeb会議では、小さな画像でしか表情をうかがえないため、気持ちの推測が困難です。
ほかにも、大勢に見つめられている気がして落ち着かないというケースや、画面から外れてしまうため大きく体を動かせない点などに不満を感じているケースもあるようです。


●対面での会議とは雰囲気が異なる
対面では当たり前のようにできていた会議でも、WEB会議の場合は、ルールなしでは円滑に進まないケースが多々あります。
「発言するタイミングがつかみにくく、話が盛り上がらない」「発言できずただ参加しただけになってしまった」といった事も少なくありません。そのようなことを避けるためには、参加者への気配りや進行についてルールを設けることが大切です。

2.Web会議のルールをつくる際のポイント

具体的なルールの策定に入る前に、Web会議のルールを作る際のポイントを解説します。ルールは作るだけでなく、実際に運用していくことが大切です。実用性の高いルールを作るために参考にしてください。


●臨機応変に改善していく
Web会議のルールは、適時見直すことが大切です。
Web会議の経験が蓄積されるにつれ、当初に決めたルールでは不便に感じる点もでてくる可能性があるためです。より実態にあったルールにするため、不便を感じた時点で柔軟に改善策を検討しましょう。


●従業員の意見を取り入れる
Web会議のルールは、実際にWeb会議を行う方の意見も取り入れた上で決めましょう。
経営層が一方的に決めてしまうと、現場にそぐわないルールができる恐れがあります。アンケートを取ったり、従業員主体の運用チームを作ったりして、現場の意見を集めましょう。

3.Web会議の基本的なルール

Web会議の基本的なルールをご紹介します。これらは主催者側・参加者側の両方にとって重視すべきルールです。


●会議の議題や目的を明確にしておく
議題や目的が決まっていなければ、的外れな議論がなされてしまいます。特にWeb会議では、対面での会議よりも話が脱線しやすかったり、会議が長引いたりする傾向にあります。目的の解決に向かってスムーズに議論を進めるため、参加者全員が目的を共有しましょう。
事前にタイムスケジュールや議題を共有しておくことも大切です。


●最小限の参加者で会議を行う
Web会議は、会議室を用意する必要がないため、場所の制限がなくその手軽さから、議題に関係が薄い人も会議に招待してしまい参加人数が多くなってしまうというケースも少なくありません。
Web会議の場合、把握できる音声や画像が限られますので、必要最小限の人数で行うことが望ましいとされています。議題や目的に立ち返り、参加者を決定しましょう。


●司会者やファシリテーターを決めておく
議論の停滞を防ぎ、順序よく発言を聞いていくには、議論の進行役となる司会者またはファシリテーターが必要です。会議の流れをまとめた資料も用意しておくと、全員が流れを理解し発言しやすくなります。


●会議の終了時間を設定しておく
最初から終了時間を宣言しておくことで、緊張感をもって会議を行うことができます。
あらかじめ終了時間を明確にすることで、集中して会議を行うことができます。
またWeb会議に不慣れなメンバーが多い場合も、速やかに会議を終えることで集中力を切らさず、また疲労感を抑えられます。


●カメラは全員ONに設定する
特別な場合を除き、カメラをONにして、参加者の表情や反応をお互いに確かめあいましょう。画面上では小さく映ることになりますが、少なくとも会議に出席している、発言者の話を聞いていることはわかります。カメラを切っておきたい方もいるかもしれませんが、表情から読み取れる情報は多く、円滑なコミュニケーションのためには映像は欠かせません。
参加人数が多く回線に負荷がかかるなど、特別な事情がある場合を除き基本的にカメラの設定はONにするようルール化しましょう。


●Web会議ツールの機能で効率化を図る
Web会議ツールを活用すると、会議が効率化します。たとえば画面共有やホワイトボード機能などを使うと情報やイメージを手際よく共有でき、参加者の理解が進みます。またチャットツールも活用もおすすめです。時間の都合でできなかった質問にもあとから回答でき、Web会議に慣れてくると、報告にチャットの内容を盛り込みつつ話せるようになります。


会議の記録を残す
多くの議題を取り上げた場合は、議事録や録画を残すと後から見返せて便利です。会議に欠席した方も共有できるため、必要に応じ記録を残しておきましょう。司会やファシリテーターとは別に記録役を決めておくと、記録忘れがありません。また録画機能つきのWeb会議ツールもあるため、導入時に検討しましょう。


【関連コラム】Web会議のやり方 |必要なものや準備・方法をわかりやすく解説

4.司会者やファシリテーターに必要なWeb会議のルール

Web会議を主催する側のルールを解説します。順調に会議が進むように、事前準備や当日の取りまとめを行いましょう。


●資料は事前に共有する
資料は事前にメールやクラウド上のファイルで共有しましょう。資料配布と説明の手間を省けるため、参加者が集まりしだい議論を始められます。事前に各自資料に目を通してもらうことで、議題への理解が深まり、より有意義な会議を展開できます。


●予定より早めの終了を心掛ける
Web会議に慣れないうちは、予定通りの時間に終わらないことも多々あります。設定した終了時刻より、あえて5~10分早く終わらせるよう意識すると、会議時間の超過を避けることができます。


●参加者全員が発言できる機会をつくる
Web会議に不慣れで、思うように議論に参加できない方もいます。しかし特定のメンバーばかり発言していると、全体のモチベーションが低下しかねません。発言の順番を決める、司会やファシリテーターが指名してから話すなどのルールを決めることで、web会議に不慣れな方にも平等に発言の機会をつくることができます。


5.参加者に必要なWeb会議のルール

会議を円滑に進めるために参加者側が意識すべきWeb会議のルールをご紹介します。


●Web会議に集中できる環境を整える
周囲の雑音が会議の音声に流れ込むなど、会議に不必要な情報が入ると議論に集中できなくなってしまいます。会議の妨げにならないよう、静かな場所で会議に参加する、発言する時以外は、マイクをミュート(消音)にするなどの配慮をしましょう。


●マイク付きイヤホンを使用する
会議の内容を漏らさず聞き、音声が漏れることによる情報漏洩を避けるために、会議に参加する際は、マイク付きイヤホンを使用しましょう。


●リアクションで反応を伝える
聞く側のリアクションがなければ、発言者は不安を感じてしまいます。うなずくなどのリアクションを推奨しましょう。話を聞いていることが伝わると、発言者に安心感を与えることができ、活発な議論につながります。

●話の終わりをわかりやすく伝える

話し終えたタイミングがわかるように、「以上です」のように発言を締めくくる言葉を決めましょう。ほかの参加者が発言しやすくなり、声の重なりも減らすことができます。


【関連コラム】Web会議のメリット・デメリット|導入する際のポイントなどWeb会議の基礎知識を解説

6.まとめ

Web会議のルールを決めると、トラブルが起きてもスムーズに対処でき、会議に不慣れな方でも参加しやすくなります。
従業員の意見を中心に、実用性の高いルールを作りましょう。


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