新型コロナウイルスの出現により、オフィスに出社することが当たり前とされてきたワークスタイルから、
在宅ワーク、サテライトオフィスの活用など、ここ数年でワークスタイルが多様化しました。
ワークスタイルの多様化に伴い、オフィスの在り方を見直す企業が増えており、選択肢の一つとして、
各拠点に点在していたオフィスを一か所に集約する「拠点統合」が注目を集めています。
この記事では、オフィスの拠点統合を行うメリット・デメリットや拠点統合を実施した事例を解説します。
最適なオフィス面積、オフィス環境、コスト削減効果の簡易的なシミュレーションができる
拠点統合が注目されている理由
新型コロナコロナウイルスの影響により、ビジネス環境は大きく変化しました。
多くの企業でリモートワークが推奨されて、オフィスへの出社率を抑える取り組みも行われ、オンラインによる会議や商談も増加しました。
そのような流れの中で、一時期は、感染拡大防止の観点から「オフィス分散」が注目を集めていましたが、
これからの働き方やオフィスの在り方を見直す中で、対面のコミュニケーションや業務効率化を重要視する企業においては
「拠点統合」を選択肢の一つとして検討しているケースも増えてきています。
拠点統合のメリット
コスト削減や社員同士のコミュニケーション促進等、拠点統合が持つ多くのメリットについて解説します。
コストの削減
拠点統合を行うと、オフィスの賃料や維持費、建物の修繕費等のコストの削減になります。特にオフィスの賃料はコストが大きいため、その効果は、他のコスト削減策と比較して高い傾向にあります。
また、複数の拠点が1箇所に拠点統合されることで、備品の管理や交換等の効率化にもつながります。
業務の効率化
拠点統合で複数の拠点を1箇所に集約することで、業務の効率化も期待できます。
オフィス間の移動が減り、社内全体のやり取りがスムーズになるでしょう。
スペースが拠点統合前に比べて小規模になる場合は、スペースの有効活用が必要です。
スペースの小規模化や拠点の移動は、備品や書類の整理をするきっかけになります。書類の電子化の他にも業務フローも電子化すると、さらに業務の効率化につながります。
社内コミュニケーションの促進
拠点統合は、社内コミュニケーションの促進が期待できます。別の拠点で働いていた部署の社員ともコミュニケーションが取れて、同じオフィス内で働く中で自然と関わる機会が生まれます。拠点間の移動もなくなり、会議や打合せが手軽に行えるのも大きなメリットです。
拠点統合前より、コミュニケーションが増えて意思疎通がスムーズに図れるようになることで、連携不足による業務のミスが減りスピーディーに仕事が進むといった効果も期待できます。
オフィス環境の改善
オフィス環境の改善は時間と労力がかかり、ハードルが高いため見送りがちです。
拠点統合は、オフィス環境を整理し、働きやすいレイアウトにするきっかけになります。
密な連携が必要な部署を、同じ執務スペースで働けるようにしたり、隣に配置したりする等、改善方法は企業が抱える課題によって異なります。拠点統合をきっかけにオフィス環境の改善ができれば、社員の働くモチベーションの維持と向上に繋げることができるでしょう。
拠点統合のデメリット
拠点統合には多くのメリットがありますが、いくつかデメリットもあります。拠点統合が持つデメリットを解説しますので、拠点統合の実施を検討する際の参考にしてください。
移転コスト
拠点統合には、初期費用がかかります。オフィスの移転作業には、一時的に移転コストがかかることを理解して見積りを行い、予算を用意しましょう。また、オフィスの拠点が変わり取引先が遠方になると、交通費や配送コストも増えます。
拠点統合をするためにコストはかかりますが、不動産コストの削減やリモートワーク推進による交通費の削減で、長期的に見るとメリットの方が大きいといえます。
スムーズなオフィス運用までの手間
拠点統合することにより、スムーズなオフィス運用まで手間や時間がかかるケースもあります。物品の移動だけでなく、設備や社員等の大規模な移動や整理が必要なケースもあり、業務環境の整備が必要です。また、拠点統合を行った直後では、オフィス環境も変わって不慣れなため、オフィスが機能するまでに時間がかかります。
拠点統合は手間や時間はかかるものの、業務の効率化や社内環境の改善につながるため、社内の課題や改善点を、見つけられる機会が得られます。
拠点統合した企業事例
株式会社エムティエス様
株式会社エムティエス様は、物流業から製造・倉庫業までをワンストップで行われている会社で、各拠点に点在していた機能を集約することを目的に、拠点統合を実施しました。
執務スペースは、フリーアドレス制を導入し、様々なタイプのデスクを配置することで、目的や気分に合わせて働ける環境になっています。社員の働く環境を良くするために、保育所も設置されています。
株式会社エムティエス様の納入事例はこちらから
株式会社公文教育研究会様
株式会社公文教育研究会様は、神戸、姫路、西宮、宝塚の4箇所のオフィスを拠点統合して、拠点の集約と再編を行いました。
エントランス付近にオープンスペースの設置や、面談室へのガラスパーティションの採用等、開放的で明るい空間づくりをしています。社員同士のコミュニケーションを取りやすくするコミュニケーションスペースや集中スペースをつくり、働く目的に合わせた設計になっています。
株式会社公文教育研究会様の納入事例はこちらから
日本軽金属グループ様
日本軽金属グループ様は、18社のグループ会社を1つのビルに拠点統合しました。拠点統合により、コミュニケーションが増え、部署を超えた自然な交流が生まれています。
また、執務スペースは全席フリーアドレス制を採用し、社内コミュニケーション促進のため、社内の人の動きを活性化させる目的で、あえて、デスクレイアウトをクロス型に配置しています。フロアの中央には、コミュニケーションスペースをつくり、オープンな空間で社員の自然な会話を増やすための工夫も行っています。
日本軽金属グループ様の納入事例はこちらから
まとめ
拠点統合には、コスト削減だけでなく、業務の効率化や社員同士のコミュニケーション活性化も期待できます。
コクヨマーケティングは、拠点統合をはじめとしたオフィスの移転サポートや移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップで対応しています。コクヨグループの豊富な実績を元に、拠点統合や今後のオフィスの在り方などに関するご相談にも幅広く対応しております。
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