新型コロナウイルス感染症対策やリモートワークの普及により、多くの企業でWEB会議の導入が進みました。
コクヨも同じく、今や社員は、オフィスはもちろん、自宅、サテライトオフィス、外出先などのいたるところで、WEB会議をしています。
WEB会議は、場所を選ばずできますので、時間を効率活用できるなどのメリットはありますが、リアル会議とは違い、その場の雰囲気が伝わりづらく、参加者の発言がかぶってしまったり、音声が途切れたり、課題もまた多くあります。
特に、最近では、リアル会議に、在宅側から数名参加するといったWEB会議を実施している部門が増えてきましたので、「リアル会議⇔在宅ワーカー」をスムーズに繋ぐことは、とても重要だと感じています。
在宅側は、リアル会議の雰囲気が分からず、疎外感を感じることってよくありますよね。
そのような状態であれば、議論が滞り、スムーズに会議は進みません。
ですが、双方のコミュニケーションがスムーズであれば、参加者全員の一体感が高まり、意見交換が活性化しますし、意思疎通のスピードもアップします。
コクヨでは、最近、会議のよくあるお悩みを解決するツールのひとつとして、『MAXHUB』（カメラ、マイク、スピーカー、パソコンが一体となった大型タブレット）を導入しました。
このMAXHUB、WEB会議機能、ホワイトボードやプレゼンテーション機能など会議に必要なすべてを1台に集約したオールインワンのコミュニケーションツールです。
今回は、この『MAXHUB』で、実際にWEB会議をしている時の様子を、インサイド営業1部（仮称）のKさんにお話しいただきました！
インサイド営業1部の会議で『MAXHUB』をつかってみた
こんにちは、インサイド営業1部のKです！
今日は、我がインサイド営業1部で、週1回実施している会議の様子をお話しします。
インサイド営業1部では、電話やメールなどを活用しながら非対面でお客様への営業活動を行う部隊ですが、定期的なMTGで、メンバーの進捗状況報告や架電時のロールプレイングなどを行っています。
この会議、『MAXHUB』が導入されてからは毎回これを活用しています。
今回は、霞が関オフィスの会議室から数名と自宅からリモートで4名で会議を行った時の様子を皆さんへお伝えできればと思います。
オールインワン機能で会議の準備が簡単！ -メリット１-
まず、『MAXHUB』でWEB会議をしてみて、一番メリットを感じる点は、会議の準備が不要なこと。
インサイド営業1部では、東京と大阪にグループがあり、新型コロナウイルス感染拡大前は、東京⇔大阪でメンバーがそれぞれの会議室に集まり、WEB会議を実施していました。
会議の前には、
- ホワイトボードを準備
- 会議室のカメラ、スピーカー、プロジェクターの電源をON
- カメラの調整
- HDMIのケーブルをパソコンに繋げる
- 東京⇔大阪の会議回線を繋げる
など、準備に10分くらいの時間がかかっていました。
『MAXHUB』を利用してからは、パソコン操作と同じ、Googleを立ち上げ、自分のIDにログインするだけで、簡単にWEB会議が始められます。
デスクトップパソコンを利用している社員は、『MAXHUB』があれば、手ぶらで会議に参加することもできます。
弊社のWEB会議は、Google Meetを利用していますが、『MAXHUB』は、Windows OSを搭載していますので、通常のWEB会議ログイン時の操作と同じで操作は簡単！分厚いマニュアルを読んで操作を覚えなくてもすぐに、利用することができます。
会議主催者のIDでログイン
また、今までのWEB会議は、ディスプレイに、スピーカー・マイク、カメラ、プロジェクターなど配線が混在しており、どれが何の配線なのかわからず混乱することがありましたが、『MAXHUB』は、電源につなぐ配線ひとつですので見た目もスッキリしています。
音がハウリングしない！ -メリット２-
次に感じたメリットは、音声がハウリングしないことです。
『MAXHUB』を導入する前、会議室ではメンバーそれぞれ、自分のパソコンからWEB会議に入り、発言者がマイクON、それ以外はOFFするなどの操作が必要でした。
同じ場所から複数人のマイクがONになっていると、音がハウリングしてしまって、「誰かマイクＯＮになってない？」などといった会話により会議が中断していましたが、それがなくなったことで、ストレスなく会議が進められます。
また、高性能なマイク・スピーカにより、８m先の音声も拾ってくれるので、リアル参加者は通常の声のトーンで話ができますし、在宅ワーカーの声もはっきり聞こえます。
視野角が広く画像がきれい -メリット３-
また、カメラに広角レンズが搭載さているため、視野角が広く、画像がきれいなこともメリットの１つだと思います。
リアル会議に、在宅ワーカーがWEBで参加する場合、リアル会議側の参加者が数名しか映っておらず、オンライン側はリアル会議の雰囲気がわからず、会話に入れないことや、疎外感を感じることがよくあります。
『MAXHUB』は、広角レンズのカメラが搭載されているので、在宅ワーカーは、リアル会議の全体の様子が俯瞰でき、その場の雰囲気を感じ取ることができます。
加えて、在宅ワーカーは、リアル会議参加者の誰が話しているのかわからず、話についていけないということも、WEB会議ではよくあることですが、自動で発言者をズームアップする機能がついていていますので、その点もストレスを感じず、安心して参加することができます。
このように、在宅ワーカーの疎外感を取り除き、安心して全員が参加できる会議は、参加者全員の一体感が生まれますし、議論も加速します！
※この機能はマスクを着用していると、機能しない場合があります。
また、『MAXHUB』には、会議中、簡単に資料共有ができる便利な機能があります。付属品のワイヤレスドングルをパソコンに接続し、中央をポンと押すだけで、パソコンの画面を共有できます。標準で3つ、ついているので、パソコンに繋げておけば、ボタン一つで簡単に、3つのパソコン画面の共有が可能です。今までのように、資料共有の都度、操作のために会議が中断するといったストレスもありません。
一時期この会議は、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、参加者全員が自宅からのWEBで参加していましたが、最近になって、コミュニケーションを活性化させたいとの思いから感染症対策に十分配慮したうえで、複数人はオフィスに集まり、WEB会議をするといったケースが増えました。こういった場合のWEB会議において、「リアル会議⇔在宅ワーカー」をスムーズに繋げてくれる『MAXHUB』は、とても便利です。
また、今日の会議では、本日をもって定年退職される社員の方より、ご挨拶をいただきました。
大阪在籍の方で、東京在籍社員は直接お会いすることが叶いませんが、このようなときに、音声が途切れることなく、クリアの画像でお顔を見ながら、お話を伺える環境は大切だと思いました。
WEB会議終了後 -番外編-
WEB会議は、終了すると全員が一気にログオフします。
リアル会議の場合、会議終了後の雑談の中で、今日の内容を振り返ったり、その中で理解の確認や認識間違いに気づいたり、また時には、新たなアイデアが浮かんだりするものですが、全員がWEB会議の場合、それができません。
最近では、リアル会議に参加する機会も増えたので、会議の後の雑談ができるということも、リアル会議のメリットだと感じています。
さいごに
今回は、インサイド営業1部の『MAXHUB』でのWEB会議の様子を、Kさんよりお届けしました。
今は、弊社では、参加者全員がそれぞれWEB会議に繋ぐケースが多いですが、今後、リアル会議に、数名が他の場所からアクセスするといった会議が、ますます増えていくものと予想されます。
そういった時に、高性能のカメラとスピーカー機能により「リアル会議⇔在宅ワーカー」をスムーズに繋ぐ『MAXHUB』でのWEB会議は、社内でも今後ますます需要がありそうです。
『MAXHUB』は、WEB会議以外にも、ホワイトボードやプレゼンテーション機能など様々な会議機能があります。
また次回のブログで、その活用の様子についてもお伝えできればと思います！
