忙しい日々の中、オフィス環境の改善が後回しになっていませんか？オフィスは社員みんなのモノ。あなた1人が頑張りすぎる必要はないんです！実は、社内のメンバーを巻き込んで取り組むことで、効率的に働きやすいオフィスをつくることができます。今日は忙しい皆さんに向けて、無理なく続けられるオフィス環境改善のコツをお伝えします！
なぜオフィスの環境改善が必要なの？
どんなに準備、計画してつくったオフィスでも、時間が経過すると、使い勝手のうえで不具合が表面化してきます。オフィスを快適な環境に維持し、社員の働きやすさを保つためには、日常的なオフィスの使いにくさを解決する取り組みが必要不可欠なのです。
社員を巻き込む環境改善のススメ
オフィスの管理は、総務担当者やファシリティ管理者が、1人で悩むケースが多くなりがちですが、私たちは「社員参加型」の組織をつくり、社員自身が働きやすい環境について考える機会を持つことで、より実態に沿った環境を維持・改善できるように取り組んでいます。具体的には全社各部門から1名ずつメンバーを選出し、月1回程度集まり、オフィスの課題出しやディスカッションを行っています。メンバーには宿題等は出さずに、月に一度のワークショップで1時間しっかり考えるようにしてもらうことで、負担も感じず、続けやすいよう意識しています。私たちは、この組織に「オフィスカイゼン委員会」という名称をつけて、社内にも活動状況を見える化しながら、全社巻き込み型で活動しています。
小さな改善から始めてみよう
オフィス環境改善、となると「レイアウト変更」や「リニューアル」みたいな大掛かりなことを想像してしまいがちですが、まずは「今すぐできる小さな改善」から始めることがおすすめです。
例えば、「オフィスの傘立てにビニール傘が溢れている」「販促物が探しにくい」「配線がぐちゃぐちゃ」など。変化自体は小さなものですが、小さなストレスや煩わしさを取り除くことで、オフィスが快適な環境になり、効率的に気持ちよく働くことができるオフィス環境を維持することができるんです。
環境改善の効果は、すぐには見えないかもしれません。でも、継続していくと確実に変化が現れてきます。業務をスムーズに進められることで業務効率が上がったり、快適なオフィスで「今日も頑張ろう」という前向きな雰囲気が生まれたり。さらに、オフィスについて考える機会が増えることで、「自分たちのオフィス」という意識が高まり、帰属意識の向上も期待されます。
弊社がオフィス環境の構築をお手伝いさせていただいたお客様でも、「オフィスカイゼン委員会」の取り組みを取り入れていただく機会が多くあります。やはり、一度環境を整えただけでは不十分で、オフィス環境の維持・向上には継続的な取り組みが大切だと、私自身改めて実感しています。
皆さんも、まずは身近なところから始めてみませんか？
