社員のみなさんのために快適なオフィス環境をつくろうと切磋琢磨されている皆さん、なかなか上手くいかなかったり、正解がわからなかったり、悩みは尽きない・・そんなことありませんか？実は私、たまにセミナーに登壇する機会があるのですが、その際に「まさにそれ、うちも困ってます！」と共感いただくことが本当に多いんです。もっと皆さんのお困りごとを解決できないか…そんな想いから、弊社で実施したアンケートに寄せられたお困りごとに、実際の取り組みでお答えすることにしました！少しでも皆さんの働きやすさにつながれば幸いです。
音の問題、どう解決する？
アンケートの「現在のオフィスで困っていることや不満に感じていることはありますか」という問いに対し、「WEB会議の時などに、周囲の声が気になる」「騒がしい時間帯があり集中しづらい」など、音に関する問題が多数挙がりました。
オフィスの音問題は、以前よりお悩みとして挙げられることが多かったですが、WEB会議が主流となった現在は、より一層深刻化しているのではないでしょうか。私たちも同じ悩みに直面し、試行錯誤を続けた結果、現在は下記のような運用でオフィス環境を整えています。
個室ポッドの採用
完全に密閉された個室空間を用意し、WEB会議等はそこでの参加を推奨しています。特に秘匿性の高い内容を話す際に大活躍するのはもちろん、一人で会議室を占有してしまう問題の解消にもつながり、スペース効率の面でも効果的です。
ただし、何十台も設置することは現実的ではないため(そんなに置いたらオフィスがポッドだらけに!)、私たちのオフィスでは、事前予約制、1人2時間までというルールを設け、譲り合いの精神で運用しています。具体的には、お客様との大切な商談や人事情報を用いた打ち合わせ等、よりしっかりした騒音対策が必要な会議の際に使用しています。ルールを明確に定めて目的を含めて従業員に周知することで、効果的かつ公平な利用が実現できます。また、定期的にルールを見直し、オフィスの需要や状況の変化に応じて柔軟に調整することも重要なポイントなんです。
集中ブースの活用
多様な働き方が浸透した今だからこそ、オフィスには「自宅やカフェでは得られない、高い集中力を発揮できる場所」としての役割も求められています。オープンなオフィス空間が主流となった今だからこそ、「短時間で一気に作業したい」「じっくりアイデアを思考したい」といったニーズに応えるべく、私たちのオフィスでは、集中ブースを設置しています。半個室のブースタイプを採用することで、適度に囲まれた空間で圧迫感を感じることなく集中できます。さらに、ハイスペックなデスクやチェアー、サブモニターも設置し、快適な集中環境を提供しています。私も執務デスクでは声をかけられることが多く、気づけば時間だけが過ぎていた…なんてことも。そんな時、「この資料だけは今日中に仕上げる！」と決めたら、迷わずこの集中ブースへ。本当に捗ります。集中ブースでは電話やWEB会議は禁止とし、静かな環境を保つためのルール整備も同時に行っています。
私たちも試行錯誤しながら、働き方の変化に合わせてオフィスのカタチを変えています。すべてを取り入れることが難しくても、何かヒントになっていれば幸いです。少しずつ、社員のみなさんが働きやすくなるオフィスを一緒につくっていきましょう！
