こんにちは！コクヨマーケティングの総務EMです。毎日忙しく働く皆さん、本当にお疲れ様です。
「この席で、業務していいの？」「カタログどこ？」……。総務のデスクには、今日も絶え間なく質問が寄せられます。丁寧にお答えしたいのは山々ですが、重なる業務に白目を剥きそうになることも（笑）。そんな状況を打破したのは、実は「ちょっとした見える化」の工夫でした。
「座っていい？」をゼロにする、見えるルール
私たちの霞が関オフィスは、その立地からグループ会社の営業社員が「タッチダウン（一時利用）」として立ち寄ることが多いのが特徴です。そのため、普段このオフィスに在籍していない社員でも、迷わずスムーズにオフィスを利用できる工夫が欠かせません。
そこで、デスクに直接「ルールサイン」を設置しています。初めて訪れる人でも一目で「ここはFree席だ」「WEB会議OKだ」と判断できるよう、ピクトグラムを用いた視覚的なデザインにしました。わざわざ分厚いマニュアルを読んだり、総務に確認したりする手間が省けるだけで、お互いの仕事の手を止めることがなくなります。この「言わなくても直感的に伝わる」仕組みは、聞く側も聞かれる側も余計な気を使わずに済む、ストレスフリーなオフィスへの近道です。
「どこにある？」を解消する、見える収納
備品や資料の管理、ついつい扉付きの棚に隠してスッキリ見せたくなりますよね。でも、あえて「オープンシェルフ（見せる収納）」にするのがコクヨ流です。例えば、営業が外出時に持っていく最新チラシやカタログ。これらを平置きにして、表紙がパッと目に入るように並べています。
こうすると、営業メンバーは出発の間際にサッと手に取って、現場へ向かえます。以前は「最新のチラシ、どこ？」と聞かれるたびに私の作業が止まっていましたが、今はその必要もありません。
「見せる」で生まれる、快適オフィス
「ルールと収納の見せる化」は、単に問い合わせを減らすだけではありません。ワーカー自身が「自分で判断して動ける」という快適さが、実は社員のエンゲージメント向上に直結していると感じます。自分で探せる、自分でわかる。これだけで、オフィスのストレスは驚くほど軽くなります。
明日から始められる「見える化」のコツは、まず小さなエリアから。例えば「よく聞かれること」を「ちょっと格好良いサイン」にして、貼るだけでもOK。私たちも最初は会議室のルール表示から始めました。働きやすい環境が整うと、社員のエンゲージメント向上も期待できます。見える化は、ワーカーにも総務にも優しい、まさに一石二鳥の取り組みなんです。
社員がイキイキと動ける環境づくりを、まずは小さな「サイン」から始めてみてはいかがでしょう!？
