こんにちは！コクヨマーケティング霞が関オフィス総務のM.E.です。
総務や管理部門のお仕事って、数字で見えにくい「縁の下の力持ち」な部分が多いですよね。でも、実は現場の小さな困りごとを解決することこそが、組織全体のパフォーマンスを支える大きな鍵だったりします。
今回は、いつの間にか荷物置き場になっていた「旧喫煙室」を、ある目的を持った専用空間へと生まれ変わらせた、私の奮闘記をお届けします。
「医務室へ行くほどではないけれど……」という切実な声
きっかけは、社外パートナー16社とともに女性の活躍を考える「SDGs-5 Project」チームとの連携でした。プロジェクトメンバーと一緒に現場の「働きづらさ」を深掘りしていくと、外からは見えにくい「女性特有の健康課題」に直面しました。
もちろん、本当に体調が悪いときは「病院へ行く」「休暇を取る」「医務室で休む」のが大原則です。でも、ヒアリングで聞こえてきたのは、その手前にあるもっと日常的な、それでいて我慢するしかない声でした。
「薬が効くまでの30分だけ、ちょっと横になりたい」
「急なホットフラッシュで大汗をかいたので、サッと着替えたい」
更衣室がない今、そんな、自分をカジュアルに「整える場」がオフィスにはありません。「制度は整ってきたけれど、ハード面が追いついていない」という事実に、総務としてもハッとした瞬間でした。
「遊休スペース」を「実験の場」へ
そこで私が注目したのが、いつの間にか倉庫化していた「旧喫煙室」です。
「ここを社員を支える拠点にできないかな？」
そんな想いを形にするため、私はプロジェクトチームと連携しながら、単なる休憩室ではない「自律的な働き方を検証する実験空間」としての再生プランを会社に提案しました。
コクヨには「お客様より一歩先に失敗する」という言葉があります。まず私たちが試行錯誤して、その過程で得たリアルな知見をお客様のオフィスづくりに活かす。この仕組みをセットにすることで、社内の合意もスムーズに進めることができました。
構想を形にする、総務の「泥臭い」頑張り
構想が決まってからは、いよいよ総務の本領発揮です！推進担当の女性社員や設計担当者が描く「理想の空間」を実現するため、私は現場の「土台作り」に奔走しました。
予算申請はもちろん、長年積み重なった重い荷物の撤去、工事手配、通常業務を止めないためのタイトなスケジュール調整……。一見地味でタフな作業の連続ですが、少しずつ部屋が形になっていく様子を間近で見ていると、完成が待ち遠しく、準備にも自然と力が入りました。
そして、完成した女性専用空間「FemUPD Room(フェムアップルーム)」はこちらです。約21.5平米のスペースに6つの工夫を詰め込んでいます。
メノサポートエリア
生理痛や妊娠、更年期症状時、リクライニングチェアでそっと休息できる場所。
グルームエリア
着替え、自己注射や搾乳など、プライバシーを何より重視した個室スペース。
アメニティエリア
生理用品や温熱シート、ブランケットなど「あってよかった！」を完備。※上記画像右側のスペース
リフレッシュエリア
ソファで会話を楽しみ、疲れを癒せる空間。
ナレッジエリア
運用ルールや健康情報、利用者から出た改善案を共有する掲示板。※上記画像右側のスペース
クイックステイエリア
服薬や家族との連絡などをさっと済ませる際に使用するハイテーブルと希望制の個人用ロッカーを設置。
必要な人が気兼ねなく使える場を目指して
また、このプロジェクトは場所を作って終わりではありません。私が最後に取り組んだのは、理解の浸透です。
この部屋は原則、女性専用。だからこそ「女性だけの優遇」と誤解されないよう、男性社員も含めた全社員に「これはパフォーマンスを最大化するためのインフラなんです」と説明会や専用サイトで丁寧に伝えました。
▲ FemUPD Roomの利用ルールなどを紹介している社内の専用サイト
結果として、今では必要な人が気兼ねなく、当たり前に使える場として定着しています。
今回は女性にフォーカスした空間へのリニューアルでしたが、大切なのは「今、職場で本当に必要とされている環境は何なのか」を見極め、それを形にしようとする姿勢だと思います。本格的な個室でなくても、オフィスの一角を少し整備するだけでもいい。社員の「困りごと」をオフィス環境の面でサポートしていくことが、これからも総務として、誰もが最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整える上で大切な視点だと思っています。
