総務ブログ

オフィスカイゼン委員会「掃除用具」と「掃除時間」をカイゼンする。その理由とは?


「シュレッダー周辺に紙ゴミが散らばっている」「販促物コーナーのチラシの在庫が切れたまま放置されている」など・・・・、オフィスのちょっとした不具合を総務担当者の方だけで対応していくのには限界がありますよね。


ただ、その些細な不具合を放置してしまうと、オフィス内の環境悪化につながり、結果として、そこで働く人たちのモチベーションや生産性低下につながるという例も少なくありません。


実は、私たちオフィスづくりのプロが構築し、働いているオフィスであっても、様々なメンバーがひとつの空間で仕事をしていると、色々な不具合が発生するものです。


そこで、霞が関オフィスでは、オフィス内で起こるちょっとした不具合を見つけカイゼンしてくために「オフィスカイゼン委員会」という社員参加型の組織を立上げ活動しています。

オフィスカイゼン委員会は、全国のオフィスに設置しています。


今回は、その中の1つ、霞が関オフィスのカイゼン委員会活動をご紹介します。
現在、オフィスカイゼン委員会は、霞が関オフィスに勤務する12名のメンバーで活動しています。任期は1年。


毎年決まった時期に、社内で募集をかけ、自ら手を上げて志願したメンバーが参加しています。
なお、総務は事務局として運営に携わっています。


【関連記事】日々のカイゼンがオフィスを活かす



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▲「カイゼンボード」
カイゼン提案を社員から受け付けたり、カイゼン活動の進捗状況を掲示したりするために 使用しています。


「掃除用具」にまつわる困りごとが噴出!


ここからは、最近、実施したカイゼン活動をご紹介します。


霞が関オフィスでは、感染予防の観点から、デスクに着席・離席する際、「デスク周りを消毒で掃除する」ことをルールとしています。


ただ、残念ながら、そのルールがきちんと守られてないという現状がありました。


オフィスカイゼン委員会メンバーで、問題解決に向け話し合ったところ、掃除のルールが定着していない原因は、「掃除用具の設置方法」に問題があるのではないかという結論に至りました。


掃除用具は、美観を優先し、モバイルバッグにセットして、オフィス内の数か所(収納庫内)に配置。必要な時に各自が取りに行くという運用をしていました。


掃除用具がしまい込んであると、離着席時、デスク周りの掃除を忘れてしまう社員が多く、その結果、ルールが守られていないのではないかと考えました。


そこで、問題を解決するため、オフィスカイゼン委員会メンバーでアイデアを出し合い、低コスト且つ、高い効果が見込めるカイゼン策を実行することに。



<before> 美観を優先し、目立たない場所(収納庫内)に配置

before_掃除モバコ設置.jpg



↓↓↓↓↓↓↓↓カイゼン後↓↓↓↓↓↓↓↓


<after> 目に付く場所&複数か所に設置する

after‗掃除セット画像.jpg


<カイゼンポイント>


✔掃除の習慣化を促すため、カウンターやデスク上など、目に付きやすい場所&手に取りやすいところに配置(オフィス内:33か所)
✔ぱっと見て「掃除用具」だと判別できるよう、消毒やペーパータオルなどは「中身が見えるツールボックス」にセットし、全面にメッセージ記載
✔利用シーンを明記したPOPを設置



掃除用具設置場所.jpg▲オフィス内33か所に「掃除用具」を設置しました


また、使用後、「正しい位置に戻すこと」を意識づけるため、設置場所を記載しパウチしたものをデスクやカウンター上に貼りました。



掃除用具置き場.jpg


掃除用具の設置方法をカイゼンすることにより、「掃除ルールの定着」に関する問題は解決しました。


働き方の変化に合わせ「掃除時間」を見直し


霞が関オフィスでは、週1回、10分間、オフィス内を社員全員で清掃する「お掃除タイム」を設けています。
今までは、夕方17:20から10分間、実施していました。


現在、社員の多くが時差出勤を取り入れ働いており、その影響から、夕方オフィスにいる社員が少なく、従来の時間帯で掃除を実施するのが難しい状況に。


そこで、掃除時間の見直しを行うことにしたのです。

掃除開始時間を夕方17:20から、比較的オフィス内に人が多くいる時間帯である14:00に変更。


カイゼンマン.jpg



掃除時間になったらカイゼンマン※がプラカードで参加の呼びかけを行いました (ここでは恥ずかしがるのは禁物です)。
※オフィスカイゼン委員会のメンバーを「カイゼンマン」と呼んでいます。


また、掃除開始と終了の合図として、運動会の徒競走の曲でお馴染み『天国と地獄』を流しています。


毎回決まった音楽を流すことで、『天国と地獄』=『掃除の時間』という意識を定着させることを狙っています。



ちなみに、これは余談ですが、以前は『ロッキーのテーマ』を流していました。


ここ数年、掃除の時はロッキーを流していたのですが、「さすがに飽きた」という声と、若手社員には馴染みがないようで「何の曲ですか?」と聞かれることが多々あったので、変更することに。


個人的には、「ロッキーのテーマ」を聞くと気持ちが奮い立ち、掃除にはぴったりの曲だと思っていたのですが、世代によって感じ方が違うようです。昭和生まれと平成生まれのジェネレーションギャップを痛感した瞬間でした。みなさんはいかがでしょうか?



このように、オフィスカイゼン委員会では、メンバーで様々なアイデアを出し合いながら、活動しています。
活動内容は一見すると非常に地味ですが、こうしたちょっとした工夫を積み重ねていくことで、オフィスの環境改善につながるのではないかと思います。また活動の様子をブログでお届けしたいと思いますので、ご期待ください。


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カイゼンスタートアップガイド.jpg


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