コクヨマーケティング ライブオフィス運営事務局です。
昨今、オフィスのICT化が進められています。
多くの情報の迅速な伝達や、生産性高く働くためには、ICTの取組みは不可欠です。
そんな、ICTツールですが、実にさまざまな種類や機能がありますので、導入の際には少なからず、覚える・慣れるための時間がかかります。
「ただでさえ忙しいのに・・・」とならないために、社員の負担を軽減し、社内の活用を浸透させることも、ICTツールの導入においてはとても重要です。
そこで今回は、オフィスのICTツールを、より社員に活用してもらうための取り組みについて、霞が関オフィスの事例をご紹介します。
「ハイブリットワークタスク」の活動
霞が関ライブオフィスでは、オフィスや働き方を深化させるため、タスク活動を行っています。
「オフィスカイゼン委員会」や「オフィス運用タスク」など、様々なタスクがあり、毎年働き方やオフィスの課題に合わせてタスクのテーマを変えて活動しています。
コロナ渦を機に、コクヨではハイブリットワークを推進してきましたが、そこからの課題も多くでてきました。そこで霞が関オフィスでは「ハイブリッドワークタスク」を立ち上げ、ハイブリットワークの環境整備を目的に活動することになりました。
霞が関オフィスのICTツール
霞が関オフィスでは、働き方やその場所に合わせて様々なICTツールを導入しています。
ICT導入に関する困りごととして「システムを使いこなせない」「操作が難しい」などの声が上がることがありますが、その対応として、出来るだけシンプルで操作しやすく、その場に最適なICTツールを設置しています。
また、導入の際には、マニュアルをツールの近くに設置したり、利用方法を社員へ広報していますが、分厚いマニュアルは読むのが大変だといった声が上がり、より社員がICTツールを使いこなせるよう、ハイブリットワークタスクで検討しました。
ICTツール使い方1分動画
そこで企画したのが「ICTツール使い方1分動画」です。
「ICTツール使い方1分動画」とは、その名の通り、使い方を撮影し1分におさめた動画です。
今は、簡単に動画を作成できるアプリやツールが様々ありますので、あまりこったものではなく、動画を作成する方も見る方もストレスがかからないよう、簡単な1分動画を作成することになりました。
▽動画はこんな感じに、実際の利用の様子を1分以内で撮影しました
また、「ICTツール使い方1分動画」は、掲示板での広報と合わせて、動画のQRコードを、ツールの近くに設置することにしました。
▽スムーズな資料投影が可能な「PressIT」の使い方動画QRコードを設置。「基本編」と「デュアルモニター編」の２つの動画があり、QRをスマホで読み込むと動画が再生されます。
▽コミュニケーションツールSlackで社員へICTツール使い方動画を案内
テレワークツールも合わせて紹介
ハイブリットワークタスクでは、ICTツール使い方動画の他にも、テレワークで活用できるおすすめツールを動画で紹介しました。
こちらは、コクヨ社員に自社製品を知ってもらうことと、社員に快適なワークをしてもらうことを目的に作成しました。
さいごに
以上、社員にICTツールの活用を浸透させる取り組みについてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか？
ICTツールにはさまざまな種類があり、何を実現したいかによって選ぶべきツールは異なります。
導入するにあたって、どれだけ適したツールを選ぶことができるか、社員にどれだけスムーズに活用してもらうかが重要だと思っています。
コクヨマーケティングでは、働き方やオフィスの課題に対して、社員自らがチャレンジできる様々なタスク活動を行っています。
タスク活動については、コクヨのオフィス見学会でもご紹介させていただくことが可能です。
新しい働き方にチャレンジしている私たちのオフィスに、ぜひお気軽にご来社ください。
