コクヨマーケティング本社総務のE・Mです。
霞が関オフィスリニューアルご紹介ブログ「総務対応編 エピソー２」では、リニューアル工事後の総務の対応についてお伝えいたします。
霞が関オフィスリニューアル<総務の対応編 エピソード0>はこちら
霞が関オフィスリニューアル<総務の対応編 エピソード1>はこちら
オフィス改修状況写真館
リニューアルされたオフィスに家具が新調されると、もうすぐ新しいオフィスが完成するという気持ちで、私も含め、社員の気持ちも盛り上がってきます。このような中、在宅勤務をしている社員にもこの状況を共有できればと、この頃は、写真を頻繁にドライブに掲載し、社員へ広報しました！
▼ 「KASUMiDO」写真館
【製品情報】fore/フォーレ
【製品情報】Leafy/リーフィー
【製品情報】X-STADIUM/クロススタジアム
オフィスの配線・モバイルバッテリーの活用 <総務の拘りポイント2>
また、今回のオフィスリニューアルにおける総務の拘りポイント２つ目は、配線です。
今まではこの配線が出ていることにによりオフィスの美観が損なわれるといった意見が、私が所属しているオフィスカイゼン委員会でも、度々話し合われてきましたが、今回この配線を可能な限りきれいに収めました！
▼「KASUMiDO」より
配線問題に関しては、その他今回新しい試みとして、電源にとらわれないレイアウト、働き方にチャレンジするため、モバイルバッテリーを活用することになりました。これにより、霞が関オフィスでは、電源がないエリアでもワークが可能です。
こちらは災害時におけるBCP対策としての活用も期待されており、リニューアルオフィスにおける新たな取り組みの一つです。
▼「KASUMiDO」より
▼このモバイルバッテリーをPCに繋げれば終日電源のないエリアでワーク可能！
▼またこのエナジーカードは、複数のPCやディスプレイなど繋げて利用できます。
オフィス運用ルール説明は動画をUP！
オフィス完成後、社員にはルールを守って気持ちよくオフィスを利用してもらえるよう、オフィス運用ルールの説明動画をサイトに公開しました。リニューアル時期は12月で、社員はとても忙しい時期でしたので、これでしたら、手の空いた時にみてもらえます。
▼「KASUMiDO」より
リニューアルその他の対応
その他、リニューアル工事の後対応したことは、各種ICTツールや文房具などを一括管理する「サプライドック」の設置です。
テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリットワークを実現するためには、ICTツールは必須です。
今回新たに、画面共有が簡単にできる「PRESSIT（プレスイット）」の設置や、WEB会議機能、ホワイトボードやプレゼンテーション機能など会議に必要なすべてが備わった「MAXHUB（マックスハブ）」の2台目も設置しました。
▼PRESSIT（プレスイット）パソコンに繋げ、機器を押下するだけで画面共有できます 「KASUMiDO」より
▼新製品クロススタジアム前に「MAXHUB（マックスハブ）」を設置
また、弊社ではフリーアドレスを運用していますので、オフィス内の社員の位置情報を可視化するツール「beacappHERE(ビーキャップヒア）」を活用しています。これは、総務では、感染時のトレイサビリティ（感染者と濃厚接触者の社内の行動を把握）に大変役立っています。
また、これはオフィス内の社員の行動分析にも利用されているそうで、弊社のオフィスづくりの提案にも必要なツールです。その為、「beacappHERE(ビーキャップヒア）」で社員の位置情報を把握するため「ビーコンセンサー」（以下のような装置）をオフィス各所に再設置することは重要な作業です。
▼「KASUMiDO」より
文房具や消耗品など一括管理する「サプライドック」は、今回新たに「Welca」タイプを設置しました。
サプライドックに関しては、リニューアル前は、総務がが定期的に在庫を確認しに行き、補充カード（足りない備品があると社員が補充カードを籠に入れて発注申請します）があると、追加購入するといった運用でした。
これからは、在庫が足りなくなると、社員自身が、その在庫付近に設置しているQRコードをスマホで読み込み申請することで、総務に発注依頼がかかります。総務はその通知がくると商品を発注するという運用です。この新たな運用ルールにより、総務は、サプライドックへ在庫を確認しに行く手間が省け、かなりの業務削減になりました
▼新設した「Welca」タイプのサプライドック 「KASUMiDO」より
この運用ルールの社員への説明は、運用ルール説明動画のサイト掲載と、それとは別にスマホで実際に発注している様子を動画撮影し、広報しました。これにより、サプライドックの運用ルールに関する社員からの問い合わせはほとんどありません。
▼商品の近くのQRコードをスマホで読み込み申請することで総務へ発注依頼がかかります
▼こちらの現状タイプもオフィスに2か所設置しています♪
そしてこれは失敗談なのですが・・・
オフィスリニューアル工事の際、家具やツールを別の場所へ待避する場合、「廃棄するもの」と「これからも継続して利用するもの」はしっかり区別して置いておくのがよさそうです。
私は、これ業者任せにしてしまったため、廃棄作業時は大変混乱し、工数もかかってしまいました（涙）
この教訓は、次回に生かします！皆さんもリニューアルの際には、どうぞお気を付けください。
最後に、オフィスの消毒セットの再設置も忘れずに♪
さいごに
以上、霞が関オフィスリニューアルの総務対応編についてお届けしましたが、いかがでしたでしょうか？
コロナ禍でのオフィスリニューアルは、在宅ワークを考慮しながらスケジュールを組んだり、感染対策に気をつかったり、今まで経験したことがないイレギュラーな対応がたくさんありました。
たくさんの苦労がありましたが、社員から「家よりオフィスの方が集中できる」「明るくおしゃれな雰囲気に変わった！」などといった声を聞くと嬉しい気持ちになります。
昨今、働き方に合わせ、オフィスレイアウト見直す企業様が増えていますが、オフィスリニューアルの際には、引き続き、感染対策を行いながら各種対応を進めていく必要があります。
オフィスリニューアルを検討されている企業様へ、本ブログの内容にお役立ちいただけそうな情報があれば嬉しい限りです
今回、リニューアルしたコクヨ霞が関ライブオフィスは、随時ご見学いただけます。
ハイブリッドワークの実現を目指し、新しい働き方とオフィスの価値を「STEP UP」させる私たちのオフィスをぜひ見にいらしてください。
皆様のご来社を、お待ちしております♪
