総務ブログ

新型コロナ対策を振り返る~感染拡大、その時新型肺炎対策事務局は~パート①

コクヨマーケティング プロモーション企画担当のMTです。

今回は、国内でも徐々に新型コロナウィルス感染拡大しつつあった2020年2月頃から、緊急事態宣言発令前、発令中の当社の取組みを時系列で振り返ります。

具体的にどのような事を実施したのか、当社の「新型肺炎対策事務局」のメンバーにインタビューしました。

第1回目は、7都道府県への緊急事態宣言発令前までに実施したこと(2020年2月下旬~4月上旬)
第2回目は、緊急事態宣言発令中に実施したこと(2020年4月10日~2020年5月末)

を中心にご紹介します。第2波、3波に備え、ぜひご参考いただけると幸いです。


― 2020年2月、国内で新型コロナウィルス感染が拡大しつつある中、まずはどのような対策をしましたか?


対策事務局メンバー:
国内での感染者が徐々に増えてきた時期でもありましたので、日常の感染予防対策の徹底から始めました。

具体的には、混雑時を回避するための時差出勤の開始、在宅勤務ができる社員は、できるだけ自宅で仕事する、不要不急の会議・出張の自粛要請などです。
自社主催のセミナーやイベント開催、外部セミナーやイベントの参加に際しては、情報の一元管理を目的に、事前申請をするという運用にしました。
また、発熱や風邪の症状がある社員は上司に報告し、必ず会社を休むことをルール化しました。

この頃、グループ本社とも連携して、総務部のメンバーを中心に新型肺炎対策事務局が立ち上がりました。



ー 新型肺炎対策事務局の人数や各自の役割について教えてください。


事務局のメンバー:
新型肺炎対策事務局のメンバーは4名で構成しました。

コロナ対策については、未知のものが多く、臨機応変な対応対応が求められることから、あえて各自の役割分担を明確にはしませんでした。
役割分担を明確にしてしまうと、ある役割が増えた時に対応しにくくなるかと思い「事務局の役割」のみを明確にしておき、4人が補完し合いながら進めてきました。

対策事務局の主な役割は、以下のとおりです。

<新型肺炎対策事務局の役割> 
新型肺炎対策に対する総合窓口
 ■リスク管理と対応方針の立案・発信(想定リスクの洗い出しや罹患者発生時の対応など)
 ■情報管理・共有(本社との連携、ルールガイドライン策定など)
 ■物品・場の管理(在宅勤務に向けてのハード面の準備、オフィス再開時の準備など)
 ■問い合わせ対応

▼ 新型肺炎対策一覧(2020年2月当時)soshiki.jpg


また、新型肺炎対策事務局の配下に「緊急対策本部」を設置し、事務局で協議したコロナ対策実施内容の検討や推進役を担ってもらいました。


― 3月~4月にかけ、大都市圏を中心に感染者数が増加し、7都道府県への緊急事態宣言の発令が現実味を帯びてきた時期、発令後に備えてどのようなことを実施しましたか?


対策事務局メンバー:
まずは、2月から始めていた在宅勤務・時差出勤の徹底を更に推し進めました。
「原則在宅勤務」とし、どうしても出社が必要な社員はシフトを組んで対応するなど、ピーク時を避けた出勤形態へと移行しました。
また、新型コロナ感染者が発生した場合に速やかに対応するため、全国にある各事業所の「対応責任者」を決めました。責任者は、各事業所に勤務する社員にお願いし、滞りなく対応できるよう「対策フロー」を作成しました。

▼ 新型コロナ発生時の対応フロ-(2020年3月当時)
対策フロー3.jpg


また、刻一刻と変化する状況を社員へタイムリーに発信するため、社内イントラネットに「新型コロナに関する情報を扱う専用の掲示版」を立ち上げました。
そこで、安全確保のための在宅勤務や時差通勤の徹底の呼びかけ、発熱時に取るべき行動などを発信しました。

▼ 「新型コロナに関する情報を扱う専用の掲示版」



コロナ掲示版.jpg


ルールを決め、社内に周知させることも事務局の重要な役割です。
新型コロナ対策で対応に追われていましたので、情報を一元管理して発信することで、社員に正確な情報をスピーディーに届けるのに役立ちました。

― 7都道府県への緊急事態宣言発令直前の動きについて教えてください。


対策事務局メンバー:
4月上旬、7都道府県を対象とした緊急事態宣言発令直前は特にバタバタしました。

当時、ほとんどの社員が在宅勤務に移行していましたが、一部の内勤社員は、デスクトップパソコンと固定電話を使用していたり、出社しないとできない仕事があるなどの事情から、やむを得ずオフィスに出勤していました。

緊急事態宣言発令後は、対象の7都道府県にある事業所を閉鎖することが決まっていましたので、内勤者も含め全員が在宅勤務できるよう準備を進めました。
ノートパソコンの準備やポケットWiFiを支給するなど通信環境の整備、携帯電話の用意など、デジタルデバイス環境の整備を急ピッチで行いました。

その他にも、緊急事態宣言該当エリアから非該当エリアへの外出禁止のルールを策定したり、お客様や取引先様との商談時のルールを定め発信したりと、緊急事態宣言発令後も安全に事業活動を遂行するための体制を整えました。


▼ 7都道府県への緊急事態宣言発令前までに行った主な活動事務局の主な活動.jpg


今回は、新型コロナウィルス感染拡大直前~7都道府県への緊急事態宣言発令前までの動きをコクヨマーケティングの新型肺炎対策事務局のメンバーにインタビューしました。


次回は、緊急事態宣言発令後に実施したことについて、引き続き事務局メンバーにインタビューし、お届けします。




●●●コクヨマーケティング働き方ガイドライン●●●
コクヨマーケティング株式会社では、オフィス再開にあたり職種別の行動指針やオフィスでの感染症対策をまとめた「働き方ガイドライン」を作成し運用を開始いたしました。
これからガイドラインや運用ルールを作成される方、他社のガイドラインを参考にしてみたい方にお役立ていただける内容となっております。

資料をご希望の方は、こちらからお問合せください。


名称未設定-1.jpg

●●●ソーシャルディスタンスサイン●●●
ブログ内で紹介させていただた「ソーシャルディスタンスサイン」はこちらからダウンロードできます。
社内掲示用としてご自由使用ください。


ソーシャルディスタンスサイン.jpg

お問合せCONTACT

PAGETOP