皆さん、資料づくりって得意ですか？
この人の資料わかりやすいなとか、上手な資料をさっと仕上げてくる人、いますよね。
新人の時、資料作成に4時間かけて、結局何を書いているのかわからなくなる負のスパイラルに陥っていた私も管理職となり、今では指導する立場になりました。
そんな私も、最近、ようやく自分なりの"コツ"がつかめてきました（まだまだ発展途上ですが…）。
今日は、同じような悩みを持つ皆さんに、私が実践している工夫をご紹介したいと思います。
資料作成の実践的コツ、まとめてみました！
シンプルに、でも伝わりやすく
私が最も意識しているのは「1枚につき1つのメッセージ」という考え方です。以前は情報を詰め込みすぎて、何が言いたいのかわからない資料を作っていました。今は文章を羅列するのではなく、図解やグラフを使って表現するようにしています。シンプルにすることで、かえってメッセージが明確に伝わっている気がします。
真似から始める工夫
実は私の資料、ほとんど「真似」から始まっているんです（告白）。社内にいる資料づくりの上手な人や、ネットで見つけた素敵な資料から、「おっ、この説明の仕方いいな」と思うものを密かにストックしていて、それらのいいとこ取りで、少しずつ自分なりの定番パターンができてきました。素敵なアイデアを真似して、自分らしくアレンジしていく作戦です！
時短のための準備と構成づくり
皆さんも実践していると思いますが、私は最初に全体の設計図を描くことを心がけています。具体的には、まず目次（構成）をざっくり考えて、各ページの見出しだけを2割程度の完成度で作ります。この「荒削り」の状態で一度立ち止まり、全体のバランスを確認。そこから徐々に肉付けしていく方法を取っています。
特に大事なのは、一番伝えたいポイントを決めて、そこに時間を重点配分すること。すべてのページを均一に作り込むのではなく、メリハリをつけることで、効率的に仕上げられるようになりました。また、社内のAIツールを活用して文章の整理をすることで、作業時間が短縮できています。
手戻りゼロへの近道
新人の頃、完璧な資料を目指すあまり、何度も作り直しを経験しました。今思えば、まず「たたき台」を作って早めに上司に相談していれば、もっと効率的だったと感じています。実際、作り込んでからの修正は予想以上に時間がかかるので、早めに方向性の目線合わせを行うことで、大幅な手戻りを防げるようになると思います。
完璧より「伝わる」を
資料作成に正解はないと思いますが、私が一番心がけているのは「読み手目線」です。「この資料を見る人は、どんな状況で、何を知りたいのか」を考えながら作成しています。凝りすぎて完璧を求めるより、シンプルに「伝わる資料」を目指す。これが私の今の答えです。
まだまだ試行錯誤の日々ですが、また新しい工夫を見つけたら、このブログでシェアさせていただきますね。皆さんの資料作成が、少しでもラクに、そして楽しくなりますように！
