上手く伝わらなくて、上司にしかめっつらをされたり、思わぬ誤解を招いたりした経験、ありませんか？
せっかく頑張った仕事も、伝え方次第で価値が半減してしまいますし、結果評価されず悔しい思いをしてしまいますよね。
私も入社当初は「報告したつもり」が全然伝わらず、上司から「それって結局どうなの？」と聞き返されることがしょっちゅうでした（汗）。
そんな私が10年かけて身につけた「伝わる報告術」。まだ発展途上ですが、私が実践しているポイントをご紹介しますね。
「事実」と「見解」を分けると信頼度アップ！
上司に「今は事実だけを教えて」と言われたことはありませんか？逆に、事実だけを伝えたら「あなたはどう思うの？」と問われた経験も。
私は以前、業務効率化のための新サービス導入を検討中、「このサービスでメンバーの工数が減ると思います」と報告したところ、上司から「それって感想？」という一言で頭が真っ白に。口からは「あ、えーと、つまり...」と意味不明な言葉しか出てきませんでした（笑）。
この失敗から、「A社のサービスは初期費用が20%低く、他社で20社以上の導入実績があります（事実）。当社の架電業務に最も合致し、工数が40→20％減少するため、最適な選択肢だと考えています（見解）」と明確に分けて伝えるようになりました。
事実と見解を区別することで、上司はより適切な判断ができます。報告の基本ですが、意外と多くの人が混同しがちなポイントです。
「結論→理由→具体例→結論」の黄金順序
こちらも基本ですが、報告の順序も重要です。私が実践しているのは「結論→理由→具体例→結論」の流れ。まず結論から伝えることで、上司は「何を聞けばいいのか」が明確になります。
特に新サービスや施策を提案する際は、「A社のサービス導入で月間架電件数が30%増加し、年間約100万円のコスト削減につながります」と最初に伝えれば、上司は全体像を素早く把握できます。
忙しい上司にとって、結論から聞けるのはとても助かるもの。時間の節約にもなり、お互いにWin-Winです。最後にもう一度結論を述べることで、記憶に残りやすくなるので、こちらもおすすめです！
「懸念事項」を先回りして伝える
報告で見落としがちなのが「懸念事項」です。良い報告だけでなく、問題点や心配な点も先回りして伝えることで、上司は全体像を把握できます。
思い出すのは、去年企画したイベント開催時「申込状況は順調です」と報告したものの、当日の大雨でキャンセルが続出し、目標を大きく下回ったこと。この経験から「現在の申込者は80名で、あと20席です。ただし、先週の大雨でキャンセルが10名出たことから、天候不良時のキャンセル率約10%を見込み、あと30名の追加集客を行います。念のため申込人数が想定以上だった場合にも対応できるような運用にしています」というように、事実とリスク、そして対策をセットで報告することで、上司の信頼を得られるようになりました。
1on1で報告力アップ！
コクヨマーケティングでは2週間に1度、1on1ミーティングを実施しています。
定期的に上司と対話する機会があることで、報告の練習になるだけでなく、業務の整理や理解を深める貴重な場となっています。先日も、新規プロジェクトの懸念点について相談したところ、過去の類似事例を教えてもらったおかげで、スムーズに進めることができました。
最後に、報告スキルは一朝一夕で身につくものではありません。とにかく実践あるのみです。小さなコツでも、気を付けて報告するのとしないのとでは大きな差が出ます。私自身、これらのポイントを意識するようになってから、上司との関係や仕事の進み方が少しずつ変わってきた気がします。皆さんも良かったら試してみてくださいね！
