社員とお客様とのつながりを強くし、オフィスを育てていく

「お客様の満足が私たちの喜び」という経営理念を掲げていらっしゃるマグマックス株式会社様は
情報セキュリティ対策やウイルス駆除やデータ復旧などをされています。
現状のオフィスに課題を感じたことをきっかけに2021年11月にご移転されました。
オフィスのコンセプトは「社員のつながり、お客様のつながり」。
今回、ご移転に至ったきっかけやオフィス構築時に拘ったポイント、
そしてこれからのオフィスについてインタビューさせていただきました。

移転のきっかけを教えてください。

移転前は1階と4階の2フロアを借りていました。1階を倉庫や会議室、キッティング※をする作業スペースとして、4階を執務スペースとして運用していましたが、2フロアに分かれているがゆえに、コミュニケーションやホスピタリティが充分でないこと、無駄が多いことなどの問題が発生しました。
コミュニケーションの問題では、誰がどこにいるかわからないこと、電話の取次ぎがスムーズにいかないこと、フロアを超えたコミュニケーションがとれなかったことです。それによって作業がスムーズにいかないこともありました。
ホスピタリティの問題では、スペース上、応接室や食堂を構えることができなかったため、来客や採用活動やお昼休憩などは会議室を使用していました。時に荷物が散らかったままお通ししてしまったこともあり、少々恥ずかしい思いもしました。
また、主に倉庫スペースでは無駄が多く、使わなくなった雑材がそのままになっていたり、古い書類が何年も放置されていました。
これらの問題を解決するためにリニューアルをするか、いっそ移転をするかを検討するようになり、コクヨさんに相談しました。コストや今後の採用活動、そしてアフターコロナの社員の働き方を考えた時に移転の方がメリットが多かったため、移転を決意しました。
そして移転を機に、社員のモチベーションをアップさせたいという思いもありました。

※キッティング　：ユーザーがすぐに業務で使用できるようにPCなどのデバイスの各種設定やソフトのインストールを行うこと

オフィス構築時に、課題解決に向けて拘ったポイントや理由、実現した手段について教えてください。

無駄をなくすことと社員のつながりを重視してレイアウトを検討しました。

まずは、書類削減です。レイアウトを検討する段階から、書類量と収納庫の数をあらかじめ決めて、部署ごとに割り振りを考えました。規定量に収まらない書類は、データ化したり、思い切って廃棄したりしました。コロナをきっかけに在宅勤務にも取り組んでいたため、一部の部署を除き、書類削減はスムーズに進んだように思います。

移転により２フロアから１フロアのオフィスになりましたので誰がどこにいるか、一望できるようにレイアウトにも拘りました。

「社員のつながり、お客様とのつながり」をコンセプトにカフェ風の大きいカウンターテーブルをオフィスの中央かつ入り口近くに配置、カウンターテーブルを中心にレイアウトを検討していきました。カウンターテーブルを人通りの多い場所に設置した理由は、オフィスに出入りする社員とカウンターにいる社員と偶然のコミュニケーションが発生するのでは、と考えたからです。ここが一番の拘りポイントです。

また、移転後のオフィス運用については、コクヨさんの霞が関ライブオフィスで実際に働いているオフィスを見学させていただき自分たち風にアレンジすることで簡単に運用ルールとして取り入れることできるのでは、と気づきになりました。

コミュニケーションを活性化するための運用について教えてください。

オフィス中央のカウンターテーブルですが、「BAR三番町」と名付け就業後に軽くお酒が飲める場所として使っています。コロナの影響で飲みニケーションが減ってしまいましたが、社員の感染リスクは減らさないといけない。そこで感染対策ができている社内で、安心してお酒が飲める場を作ってみました。ちょっとしたコミュニケーションの場にもなっており、色々な使い方ができるカウンターがとても気に入っています。

オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのように乗り越えられたのか教えてください。

総務部の書類削減とゴミ箱問題です。

やはり総務部はたくさん収納庫がある環境に慣れてしまい、書類を減らすことに抵抗があったようです。現場でのヒアリングを行った上で収納庫の数を決めたこと、上司自らが書類整理に取り組むこと、一人あたりの書類量を決めたことで、時間はかかりましたが、根気強く取り組むことで何とか乗り越えることができました。

ゴミ箱問題では、個人に小さいゴミ箱を持たせてしまうと、オフィスの景観を保つことが難しくなってしまいます。業務効率を優先して個人にゴミ箱を持たせるか、景観を優先してゴミ箱を共有化するか悩みましたが、ゴミ箱は共有化することに決めました。数も思い切って減らして、2箇所に設置することにしました。最初は抵抗がありましたが、目的を伝えることでルールとして浸透していったように思います。

今後取り組んでみたいことはありますか？

全面フリーアドレス化と、カウンターテーブルのさらなる活用に挑戦したいです。

当初は全面フリーアドレスを検討していたのですが、業務の特性を考えて営業部はフリーアドレス、総務部は固定席での運用に変更しました。固定席だと特定の社員間での偏ったコミュニケーションになってしまうと考えたので、たまに席替えをしてます。総務エリアは将来フリーアドレスにも対応できるよう、ロングデスクとワゴンを採用しています。

カウンターテーブルは、全員の利用に至っていないことが現在の課題です。そのため、もっと集まりやすくなるイベント企画をしていきたいと思っています。

全面フリーアドレス化とカウンターのさらなる活用によってもっとコミュニケーションが活性化するオフィスにすることが私の次なる目標です。

ご移転後、社員皆様の働き方はどのように変わりましたか？

よりオフィスをきれいに・快適に使おうという意識が芽生えたように思います。自分たちのオフィスではなく、お客様が来社することも考えて運用できるようになりました。また、移転を機に週2回の掃除タイムを設けました。グループを作り、自分たちで綺麗にするという意識を持たせることで積極的に掃除に参加する社員が増えたように思います。

快適なオフィスを継続する上でのルールの見直しも欠かせません。1ヶ月ごとにみんなで現状報告や問題点を出し合います。改善案を考え、ルールの見直しを行っています。自主的に参加させることによって、「自分くらいルールを守らなくてもいいや」と考える社員が減ったように思います。

移転して終わりではなく「オフィスは育てる場」だと思っています。いつまでも快適かつ時代に合わせてオフィスも変化させていきたいと思っていますので常に情報収集をするように心がけています。

コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください。

リニューアルするか移転するか迷っていた時に営業さんがリニューアルプランを提案してくださいました。当社にはない考えが多く、それらを取り入れてみたいと思ったからです。
また何より美しい什器が多く、ものづくりへのこだわりを感じたことです。コクヨさんにしてよかったと思っています。