組織変更や増員の度にレイアウト変更。いつの間にかつぎはぎなオフィスになっていて・・・これってオフィス空間を有効に活用できているの?!ふと、そんなことを思う瞬間はありませんか？日々の業務で忙しい中で、中々手も付けにくいお悩みですよね。
今日は「オフィス空間の効率化」についてコクヨマーケティングの例をご紹介します。
グリッドプランでオフィスを整理整頓
コクヨマーケティングでは、レイアウトに「グリッドプラン」を採用しています。オフィス全体を格子状の区画（グリッド）に区切り、様々な機能を持たせたユニットを組み合わせて空間を作り上げるレイアウト方法です。
以前は、執務エリアとミーティングエリア、コミュニケーションエリアなどがメイン通路で切り分けられていました。オフィスが機能別のゾーンごとに区切られている構成です。一見整然としているのですが、自分のいる場所から目的地が見えていても迂回する動線しかなく、毎回ぐるっと大回りしなければなりませんでした。また、執務エリアの奥の方のデスクだと、自然とオフィスの奥にこもるような形になってしまう問題もありました。
グリッドプランだと、「執務席」グリッドの隣に「ミーティング席」のグリッド、反対には「コピー機・プリンター」のグリッドなど、各要素をパズルのように配置していきます。必然的にグリッド周りにタテヨコの動線ができるので、採用後はどの目的地にもアクセスがスムーズになりました。
執務エリアの真ん中にミーティングエリアの機能を持たせたスペースを設けることで、ちょっとしたミーティングも気軽にアクセスできるだけでなく、通りかかった人が会話に入ってきてくれることもあり、コミュニケーション活性の効果なども期待されます。同じ面積でも、以前よりオフィス全体を活用するようになった実感があります。
これからのオフィスは「動かす」時代！
グリッドプランのもうひとつの特徴はレイアウト変更がとても簡単なこと。
グリッド自体が統一されたモジュールなので、ワークスタイルや組織が変化しても、ユニットを動かすだけでオフィスの組み替えが可能です。
以前はオフィスのレイアウト変更をするとなると『○日の何時以降はオフィス立ち入り禁止』と広報を行う、大がかりな作業になっていました。グリッドプランになってからは、レイアウト変更したい箇所が明確に区切られているため、必要な時間も負担も減り、オフィス全体が動かしやすいものになっています。
「グリッドの中」も動かす
また、オフィス家具自体を可変性の高いものにすることで「グリッドの中」もフレキシブルに。
オフィスの中心部のエリアでは、キャスター付きで軽量の家具を採用しています。例えば、個人作業では通常のデスクレイアウト。部門会議の際は、テーブルを組み合わせ大きなミーティングスペースを作成。モニターに向けて席を配置し、プレゼン発表・・・などなど。目的に応じてレイアウトを自由に変更できるため、空間の用途も一気に多目的に。唯一、オフィス見学に来られたお客様にここはどんな目的のエリアなのか、と聞かれると考えてしまうのが難点です。（笑）
限られた時間で最大の成果を出すことは個人の課題でもありますが、個人の働き方はオフィス環境が大きく影響しています。オフィス環境の変更と考えると大がかりに思えるかもしれませんが、まずは身の回りをグリッドや家具など「自分が動かせる」単位に落とし込んでみることから始めてみませんか？効率的な働き方の実現に向けた、はじめの一歩になるかもしれません。
