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霞が関オフィスに箱型ブース出現!

霞が関オフィスでは、急増したWEB会議への対応やディスタンスの確保を目的に、WEB会議用ブース席をオフィスの各所に設けています。


今年の7月末、オフィス内13か所に、WEB会議用ブース席を設置しました。
※一部、個人ワークでの利用も可


そして先日、13か所のWEB会議用ブース内に加え、箱型ブースWORKPOD/ワークポッド(ソファータイプ)を2台とWORKPOD(スタンディングタイプ)1台を新設し、運用をスタートしました。



今回は、WEB会議用ブース席「設置の経緯」や「運用方法」についてご紹介します。


WEBミーティング用ブース席.jpg

霞が関オフィスのWEB会議事情

新型コロナウィルス感染防止などの観点から、テレワークや在宅勤務が中心の働き方に変わり、インターネットを通じて会議が出来る「WEB会議」や、お客様・社外パートナーの方との「オンライン商談」を行う機会が急増しました。

オフィス内でWEB会議やオンライン商談を行う際に直面するのが、「実施する場所や音」の問題です。


霞が関オフィスは、来客会議室以外はほぼオープンスペースのオフィスなので「自席でWEB会議を行うと、周囲の雑音が入ってしまう」「WEB会議の内容が周囲へ音漏れしてしまう」「個室会議室は感染症対策で使用制限しているため予約が取れない」といった困り事が発生していました。


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霞が関オフィスオープン空間.jpg


WEB会議の困りごとを解決するために

「オフィス内でWEB会議を行う際に生じる困り事」を解決するため、まずは、執務スペース内に「WEB会議用ブース席」を13席設置しました。

13席中、5席は「WEB会議専用」として運用し、残り8席は、WEB会議の他、個人ワークでの利用も可としました。



WEBミーティング用ブース一覧.jpg



また、上記、13席の他に、オフィス内には、「集中ブース」を3席設置しています。

3席の集中ブースは、その名のとおり、静かな環境で集中して業務を行いたい時に使用する席で、WEB会議の実施や電話の使用は不可としています。


集中ブース席.jpg

箱型ブース席「WORKPOD」を設置

8月末、「WEB会議専用ブース席」として、WORKPOD(ソファータイプ)を2台新設しました。

WORKPODは、従来から設置しているWEB会議用ブース席と比べ、遮音性が高いという特徴があります。


「より集中した環境でミーティングを行いたい場合」や「自身がミーティングのファシリテーターを務めるなど、発言の機会が多い場合」は、新設したWORKPOD(ソファータイプ)を利用するといった感じで、従来から設置しているWEB会議用ブース席と使い分けをしています。



ワークポッドでWEBミーティングを行っている様子.jpg


▲ 換気機能の効果で、ブース内に熱がこもらず快適です


WORKPOD(ソファータイプ)の利用ルール

・用途
WORKPOD(ソファータイプ)は、現在、WEB会議時のみ利用可としています。
個人ワーク等での利用は不可としています。


というのも、先にご紹介したとおり、オフィス内には既に、専用の「集中ブース席」や「個人ワークでの利用可のブース席」があるので、WEB会議以外の用途の場合には、そちらを利用してもらうようにしています。



・利用時間
遮音性が高く、また高い換気機能※も備えているので、快適さから、ついつい長いしたくなってしまうのですが、オフィス内に2台しかなく、長時間、特定の人が専有することを避けるため、1回2時間までの利用時間の制限を設け、事前予約制としています。


※WORKPODの室内は、クローズド環境でありながらも空気の循環に配慮しており、計算上約30秒間に1度空気を入れ替える換気性能があります。
室内の温度上昇を抑えて室内でも快適に過ごせます。(熱感知式消火器付きタイプのみ)


WORKPOD予約端末の写真.jpg


▲予約には専用の端末を利用しています。
なお、利用実績はデータとして蓄積されるため、ブースごとの活用度をモニタリングすることもできます。



・衛生管理
利用後は他のブース席同様、デスク天板やノアノブなど、触れた部分を消毒でふき取ることをルール化しています。



ワークポッドブース内の様子.jpg

WORKPOD(スタンディングタイプ)の利用ルール

また、冒頭ご紹介したとおり、WORKPODには、ソファータイプの他に「スタンディングタイプ」もあり、オフィス内に1台設置しています。


こちらは、1台しか設置していないということもあり、短時間、電話で話す時のみ利用というルールにしています。
ソファータイプ同様、遮音性が高く、周囲を気にすることなく通話することができるため、特に営業社員から好評です。



WORKPODスタンディングタイプ.jpg



感染症対策によるリモートワークで在宅勤務者や取引先とWEB会議での打合せが増えている方も多いのではないでしょうか。
オープンなオフィス空間の中にも、PODでクローズド空間を作ることで気分に合わせて、働き方を柔軟に選択できたり、電話やWEB会議等も周囲を気にせずに行うことができます。


ただ今、WORKPODの動画を公開中です。ご興味のあるかたはぜひご覧ください。


WORKPOD動画へのリンク.jpg

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