霞が関オフィスでは、急増したWEB会議への対応やディスタンスの確保を目的に、WEB会議用ブース席をオフィスの各所に設けています。
今年の7月末、オフィス内13か所に、WEB会議用ブース席を設置しました。
※一部、個人ワークでの利用も可
そして先日、13か所のWEB会議用ブースに加え、箱型ブースWORKPOD/ワークポッド(ソファータイプ)を２台とWORKPOD(スタンディングタイプ)１台を新設し、運用をスタートしました。
今回は、WEB会議用ブース席「設置の経緯」や「運用方法」についてご紹介します。
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霞が関オフィスのWEB会議事情
新型コロナウィルス感染防止などの観点から、テレワークや在宅勤務が中心の働き方に変わり、インターネットを通じて会議が出来る「WEB会議」や、お客様・社外パートナーの方との「オンライン商談」を行う機会が急増しました。
オフィス内でWEB会議やオンライン商談を行う際に直面するのが、「実施する場所や音」の問題です。
霞が関オフィスは、来客会議室以外はほぼオープンスペースのオフィスなので「自席でWEB会議を行うと、周囲の雑音が入ってしまう」「WEB会議の内容が周囲へ音漏れしてしまう」「個室会議室は感染症対策で使用制限しているため予約が取れない」といった困り事が発生していました。
WEB会議の困りごとを解決するために
「オフィス内でWEB会議を行う際に生じる困り事」を解決するため、まずは、執務スペース内に「WEB会議用ブース席」を１３席設置しました。
１３席中、５席は「WEB会議専用」として運用し、残り８席は、WEB会議の他、個人ワークでの利用も可としました。
また、上記１３席の他に「集中ブース」を３席設置しています。
集中ブースは、その名のとおり、静かな環境で集中して業務を行いたい時に使用する席で、WEB会議の実施や電話の使用は不可としています。
箱型ブース席「WORKPOD」を設置
８月末、「WEB会議専用ブース席」として、WORKPOD(ソファータイプ)を２台新設しました。
WORKPODは、従来から設置しているWEB会議用ブース席と比べ、遮音性が高いという特徴があります。
「より集中した環境で会議したい場合」や「自身が会議のファシリテーターを務めるなど、発言の機会が多い場合」は、新設したWORKPOD(ソファータイプ)を利用するといった感じで、従来から設置しているWEB会議用ブース席と使い分けをしています。
WORKPOD(ソファータイプ)の利用ルール
用途
WORKPOD(ソファータイプ)は、現在、WEB会議時のみ利用可としています。
個人ワーク等での利用は不可としています。
というのも、先にご紹介したとおり、オフィス内には既に、専用の「集中ブース席」や「個人ワークでの利用可のブース席」があるので、WEB会議以外の用途の場合には、そちらを利用してもらうようにしています。
利用時間
遮音性が高く、また高い換気機能※も備えているので、快適さから、ついつい長いしたくなってしまうのですが、オフィス内に２台しかなく、長時間、特定の人が専有することを避けるため、１回２時間までの利用時間の制限を設け、事前予約制としています。
※WORKPODの室内は、クローズド環境でありながらも空気の循環に配慮しており、計算上約30秒間に1度空気を入れ替える換気性能があります。
室内の温度上昇を抑えて室内でも快適に過ごせます。(熱感知式消火器付きタイプのみ)
なお、利用実績はデータとして蓄積されるため、ブースごとの活用度をモニタリングすることもできます。
衛生管理
利用後は他のブース席同様、デスク天板やノアノブなど、触れた部分を消毒でふき取ることをルール化しています。
WORKPOD（スタンディングタイプ）の利用ルール
また、冒頭ご紹介したとおり、WORKPODには、ソファータイプの他に「スタンディングタイプ」もあり、オフィス内に１台設置しています。
こちらは、１台しか設置していないということもあり、短時間、電話で話す時のみ利用というルールにしています。
ソファータイプ同様、遮音性が高く、周囲を気にすることなく通話することができるため、特に営業社員から好評です。
感染症対策によるリモートワークで在宅勤務者や取引先とWEB会議での打合せが増えている方も多いのではないでしょうか。
オープンなオフィス空間の中にも、PODでクローズド空間を作ることで気分に合わせて、働き方を柔軟に選択できたり、電話やWEB会議等も周囲を気にせずに行うことができます。
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