ライブオフィス総務

コクヨ名古屋オフィス移転の舞台裏(前編）移転プロジェクト総務の対応編

KM名古屋総務K.T 2024.03.18

コクヨマーケティングの名古屋総務のKTです。

コクヨ名古屋ライブオフィスは、2023年10月に名古屋随一の繁華街であり、カルチャーの発信地でもある栄エリアへ移転しました。
今回は、総務の対応編として、移転プロジェクトの舞台裏をお伝えします

オフィス移転計画浮上　そして始動

これまでオフィスを構えていた名古屋駅前JPタワーにかわって、再開発の動きが活発になってきた栄エリアへの移転は、2年前から検討していました。
このころより、オフィス移転をするにあたり、現在入居しているオフィスの解約通知の期日の確認や、総務がやるべきことをイメージしていました。

そして実際に動き出したのは移転の約1年前。
コクヨはオフィスづくりの会社ですので、オフィス移転のノウハウは揃っています。
しかし、実際にオフィス移転業務を、そう何度も経験しているわけではありません。
ましてや、名古屋の総務メンバーは私一人。
従来の業務をこなしながら同時に移転業務も進めていかなければなりませんので、いかに効率的に業務を進めていくかが重要だと思いました。

総務としてやるべきこと、移転プロジェクトメンバーで対応することを棲み分けて、役割分担を明確化し
詳細なスケジュールをたて業務のヌケモレがないようにタスク管理を徹底しながら進めていきました。

旧オフィスの撤退準備と新オフィス移転に向けて

オフィスを撤退する際には、賃貸の場合オフィスの原状回復（入居時の状態に戻してから明け渡すこと）が必要です。
まずは、原状回復の範囲の確認です。その後工事業者への見積、解約日に合わせた原状回復工事など、単に原状回復といっても対応することは多岐にわたりますので、スケジュールをしっかり設定し、いつまでに何をするのか確認しながら進めていきました。
原状回復工事は、解約日までに終わらせなければ、追加で家賃を支払うことになりかねませんので、このスケジュール管理には神経をつかいました。

そして、これと同時進行で、新オフィスの構築や、工程管理も進めなければならなかったので、この時は移転業務の中で、最も大変な時期だったと思います。

▼新しいオフィスへ荷物を搬入

内務スタッフを完全フリーアドレス化 -新しい働き方への挑戦-

旧オフィスの退去から、新オフィスへ社員が入居するまでの移行期間、社員には在宅勤務をしてもらうことになりました。
そして、ここで問題となったのは、内務スタッフの電話対応です。　
コクヨでは、ハイブリットワークを実践しており、全社員が一定期間在宅勤務をすることについて問題はありませんでしたが、移行期間の2週間、内務スタッフの電話対応については検討が必要でした。

そして、これを機に導入したのが、「クラウド電話/FAX」です。
「クラウド電話/FAX」とは、インターネット回線を利用して各々のスマートフォンやPC等で通話やFAXを受信するシステムです。
これを導入することで、内務系スタッフは、会社以外でも電話やFAXが受信できるようになり、今までの場所に縛られた働き方から、もっと自由でフレキシブルな働き方ができるようになります。

こちらは早速移転前に導入することで、移行期間もスムーズに運用できるようにしました。

また、「クラウド電話/FAX」の導入については、もう一つの狙いがありました。
それは、場所に縛られない働き方とすることで、新しいオフィスのレイアウトを検討する際に融通がきくということです。

コクヨでは、どのオフィスでもフリーアドレス化を進めていますが、以前より、固定電話のある内務系スタッフだけはグループアドレス（※）を運用するなど、完全フリーアドレス化の実現が難しい状況でした。
そのため、「クラウド電話/FAX」のを導入は、内務系スタッフの完全フリーアドレス化を可能とし、結果レイアウトを自由に検討することができます。

また、電話・電源などのケーブルを収納するなどの配線管理が不要になったこともメリットの１つです。

「クラウド電話/FAX」はコクヨマーケティングとしては、初の試みであり、内務系スタッフの新しい働き方の挑戦でもあります。内務系スタッフは、場所に縛られた働き方から、これからもっと自由でフレキシブルな働き方へと変わっていくと思うと、私自身もワクワクしてきます。

※グループアドレスとは、部署やチームごとの決められたエリア内で、自由に座席を選ぶ働き方