後半は、移転プロジェクトタスクやセキュリティ対策、移転後のオフィス環境改善についてお伝えしていきます。
移転プロジェクトタスク
今回の移転プロジェクトは「ワークプレイス構築」「マニュアル・データ整備推進」「プロモーション戦略」という3つのタスクチームを結成し進めていきました。
「ワークプレイス構築」タスクは、理想のワークスタイルやレイアウトを提案し、具現化していくチームです。
また、「マニュアル・データ整備推進」は、オフィス運用や危機管理に至るまで、コクヨの考え方や新しいオフィスについて、お客様へご説明できるようデータ整備をするタスクです。
私は「マニュアル・データ整備推進」タスクへ参加していましたが、多くの社員がタスクに参加し、それぞれのタスクが役割をもって移転プロジェクトを進めていくことで、社員が自分たちのオフィスをつくりあげていくという強い気持ちが芽生え、以前よりも社員全体の結束力も生まれたのではないかと思っています。
▼JPタワーさよなら会
コワーキングエリアが拡大したオフィスのセキュリティ対策
コクヨ名古屋ライブオフィスの最大の特長は、オフィス面積の約60％をコワーキングエリアとして使用していることです。
コワーキングエリアでは、ともに事業を推進するパートナー企業の方が、自由に働くことができます。
そのため、エントランスには物理的なセキュリティを設けておらず、重要な情報を如何に守るかが計画時の重要な課題となりました。そのため、私たちはこの課題を解決するためいくつかのルールを設けました。
・機密情報を扱う作業は、安全なセキュリティゾーンで行うこと
・無人受付システムを利用し来訪者管理を徹底すること
・30分以上離席するときは収納庫にPCや荷物を保管してから離席すること
その他、PCの画面・モニターの投影・会話、資料の取り扱いなど細心の注意をはらうなど、常に注意喚起を掲示し、社員への意識付けを徹底しています。
▼機密情報を扱う会議や業務はセキュリティゾーンで
社員がイキイキと働けるオフィス環境へ
オフィスは一度つくって終わりではなく、時代の変化に合わせて、オフィスや私たち自身も変わり続け、成長していくことが必要です。
私は新しいオフィスでは、オペレーションタスクのリーダーをしています。
オペレーションタスクでは、「コミュニケーター」を組成し『気持ちよく働けてみんながオフィスに愛着をもち誇れるオフィスにする』ことを目的に、活動をしています。
オフィスの環境改善は、他人任せにせず、自分毎としてオフィスを大切に扱おうとする社員一人一人の意識が必要です。日頃感じる小さな不満や不便を見過ごさずにコミュニケーターが拾い上げ、皆で解決策を検討、実施することで快適なオフィスを維持し、社員がイキイキと働ける環境にできればと思っています。
オフィス移転お役立ち資料
オフィス移転を進める際お役立ていただける「はじめてのオフィス移転お役立ちマニュアル」をご用意しています。PDF形式のマニュアルと共に「移転業務チェックリストをエクセル形式」でご提供しています。こちらから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
さいごに
オフィス移転対応期間は、やるべきことが多く、同時進行で色々なことを進めていかなければならなかったため、怒涛の日々でしたが、総務として自分の思い描いたオフィスができることにとてもやりがいを感じます。
また、プロジェクトメンバーが試行錯誤しながら新しいオフィスを創り上げていったことで、社員に一体感が生まれたことも今回の移転のメリットだったと思います。
総務が対応したことはまだまだ他にもたくさんありますが、今回はその一部をご紹介させていただきました。
今回ご紹介しました名古屋ライブオフィスは、いつでもご見学が可能です。
「働く」時間を、より楽しく、より幸せにという想いを込めた新オフィスコンセプト「W/W（ウィズ ダブル）」の元、新しい働き方にチャレンジしている私たちのオフィスに是非いらしてください。
皆様のお越しをお待ちしております。
コクヨ名古屋オフィス移転の舞台裏 -総務の対応編-（前編）はこちら
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Wの1つは「with」＝「一緒に、共に」もう１つは
・将来こうなりたい！ここで働くことに自信と希望が持てる(Will Wish)
・ワクワク感とワーカーが心身ともに健康で（Waku Waku)
・幸福・快適・満足な働き方（Well-being)
▼コミュニケーション促進とエンゲージメント向上を目的に企画したランチ会「lunchラボ」
