総務ブログ

WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生

コクヨマーケティング霞が関オフィスでは、今年に入りWEB会議を行う社員が増え、夏頃から顕在化してきたのが「音問題」です。
今回は、具体的にどのような問題が起こったのかとその解決方法について、実際の取組みと共にご紹介します。

オフィスでWEB会議を実施する際のロケーション


オフィスからWEB会議に参加する際、オフィス側の参加者が1名の場合は、執務エリア内にあるブース席や自席、オープン空間のミーティングスペースを使用しています。
また、オフィス側の参加者が複数名の場合は、自席やブース席ではなく、オープン空間のミーティングスペースで行うという運用にしています。


【関連ブログ】霞が関オフィスにWEB会議ブース出現!


▼ブース席(オフィスから1人でWEB会議に参加する際に使用)


1_WEBミーティング用ブース席.jpg


▼オープン空間のミーティングスペース(オフィスから複数名でWEB会議に参加する際に使用)※1人でも使用可


2_オープン空間のミーティングエリア.JPG


『周囲がうるさくて何言ってるのか聞こえない問題』が発生!

ある日、オープン空間のミーティングスペースでWEB会議に参加した際、オフィス外から参加した社員より「オフィス内の音がうるさくて発言内容がよく聞こえない」という意見が。


他の社員にもヒアリングしたところ、オープン空間のミーティングスペースでWEB会議を実施した際、オフィス内での話し声(電話や隣の席で行っているミーティングの音)をパソコン内蔵のスピーカーが拾ってしまい、相手側には雑音として聞こえ、結果、発言内容が聞き取りにくいという事象が頻発していることが判明。


お客様や社外パートナーとのミーティングも多いので、発言内容が聞こえにくいというのは大問題。
霞が関オフィスで活動している「ICTタスク」のメンバーでこの「音問題」の解決に乗り出すことに。



<ICTタスクとは>
【関連ブログ】オフィス運用ルールを定着させるための工夫


解決のカギは「おにぎり型のマイクスピーカー」


ICTタスクでWEB会議の「音問題」を解決するため、音響機器メーカーさんに相談し、実際に様々なツールを使ってみながら霞が関オフィスに合うWEB会議用マイクスピーカーの選定を行うことに。



選定時は、「オープン空間のミーティングスペースでもストレスなくWEB会議が行える」ということを満たすため、「性能の良さ」を1番の条件にあげました。


また、第2に幅広い世代の社員が使いこなせるよう「操作性の良さ」をあげました。



結果、採用したのが、こちら↓↓↓


3_マイクスピーカー(手に持った感じサイズ変更).jpg


YAMAHA製 (YVC-330)のマイクスピーカーです。重そうに見えるかもしれませんが、薄型で軽量です。
女性でも片手で持てるので、持ち運びも楽々♪


こんな感じでパソコンに接続して使用します。(BluetoothかUSBケーブルで接続)↓↓↓


4.マイクスピーカー使用シーン.jpg


騒音が入り込まないよう「ノイズキャンセリング機能」が搭載されており、さらに周囲の環境に合わせて音量を自動調節したり、半径1m以内の音を収音するSoundCapモードも搭載されているため、オープンスペースでディスタンスを保ちながら、WEB会議を行うのに最適!

5_マイクスピーカー操作(サイズ変更).jpg


ボタン1つで、「ミュート(消音)⇔マイクONの切替え」や「音量調節」ができるので、操作性も◎!
このおにぎり型スピーカーは、オフィスから複数名でWEB会議に参加する際に使用しています。


マイクスピーカー(YVC-330)の詳細はこちらから ※外部サイト(ヤマハ株式会社)にアクセスします。



オフィスから1人でWEB会議に参加する際のツールも用意


オフィスから1人でWEB会議に参加する場合も同様に、オープン空間のミーティングスペースや自席で行う際は、オフィス内の音を拾ってしまうことが問題になっていたため、WEB会議用のツールを用意することに。



それがこちら↓↓↓6_ヘッドセット.JPG


Jabra社製のヘッドセットです。


音の聞こえが良いのはもちろんですが、YAMAHA製のマイクスピーカーと同様に周囲の音を拾わない「ノイズキャンセリング機能」がついているのが特徴です。


WEB会議中は「ヘッドセットが赤く点灯し、周囲に会議中であることを知らせる機能」や「マイクの上げ下げだけで、ミュート(消音)⇔マイクオンができる機能」もついています。


また、一部の方からは「自席でWEB会議を行っている人の声がうるさくて業務に支障がでる」という意見も出ており、相手の声が聞き取りにくいと、自然と発言者の声も大きくなってしまうのではないかと考え、相手の声がクリアに聞こえるヘッドセットの導入を決めました。


併せて、自身が会議の主催者であったり、発言の機会が多い会議であったりする場合は、遮音性能の高いブース席を利用するという運用にしました。
※この場合は、ヘッドセットの着用はしなくて良い


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7_ワークポッドでWEBミーティングを行っている様子.jpg


これで機器の準備は完了!



ただ、まだ一つ課題が・・・、機械類に苦手意識をもっている社員も多く、過去の経緯から「せっかく用意しても使用されないのではないか」「機器を共有することで新型コロナの感染リスクが高まるのではないか」といった懸念がタスク内で持ち上がったのです。


社内に機器の使用を浸透させるにはどうしたら良いか、安全に使用するにはどうしたら良いか等を「オフィス運用タスク」や「総務メンバー」と連携してアイデア出しすることに。


この続きは、次回のブログで紹介させていただきます。


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