総務ブログ

WEB会議用ツールを浸透させるための3つの作戦


前回のブログ「オフィスでWEB会議急増!音問題発生」の続きです。(前回のブログをご覧になってない方はこちらから)

【関連ブログ】WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生



オフィスでのWEB会議急増に伴い、ICTタスクのメンバーでWEB会議用のツール(マイクスピーカーやヘッドセット)を選定し、導入することになりました。


ただ、せっかくツールを用意しても社員に活用されなければ意味はありませんので、オフィス運用タスクで、「社内にWEB会議ツールを認知・浸透させるための3つの作戦」を考え実行することに。

今回は、オフィス運用タスクより、具体的にどのようなことを行ったのかご紹介します。



<オフィス運用タスクとは>
【関連ブログ】オフィス運用を浸透させるための工夫


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作戦その① オフィス内に“音マナーポスター”を掲示


まずは、オフィス内でWEB会議が急増したことにより、「どのような問題が起こっているのか」「問題を解決するために、どのような行動をとれば良いのか」を社員へ訴求するため“音(オト)マナーポスター”を作成し、オフィス内の目立つところへ掲示。


ポスターには「音マナーは周囲への思いやり」というメッセージを添え、「社員一人一人がマナーを守り、皆が気持ちよく働けるオフィスにしましょう」と呼びかけることに。(心情に訴える作戦!)


音マナーポスター.jpg


作戦その② オフィス運用マニュアルに「WEB会議のルール」を記載

以前からオフィスでの働き方(例:このエリアは飲食OK、この会議室は要事前予約など)を記した「オフィス運用マニュアル」を作成し社内に公開してきました。

霞が関オフィスでは、500名近くの社員が働いていおり、オフィスの環境維持や皆が快適に働くことができるようガイドラインやルールが必要なので、このようなマニュアルを作成しています。



霞が関オフィスで勤務する社員は、この「オフィス運用マニュアル」に書かれた内容を遵守しながら働いているため、WEB会議ツール導入に伴い、オフィス運用マニュアルにも「オフィスでWEB会議を行う際のルール」を追記し、公開することに。



【関連コンテンツ】資料ダウンロード オフィス運用マニュアルフォーマット

作戦その③ WEB会議ツールは“目立つ場所”に置く


今回用意したWEB会議ツールは、複数名用と個人用の2種類あり、WEB会議の形態によって使い分けます。


いずれも、社内の共有備品として管理し、機器利用時の事前予約は不要で「使いたい時に保管してある場所から自由に持ち出して、利用後に元の場所に戻す」というシンプルなルールに。


また「機器の保管場所が分からない」といったことが無いよう、保管場所や方法については、特に議論を重ね工夫を凝らしました。


・個人用WEB会議ツール(ヘッドセット)の保管方法
こんな感じで、社員が頻繁に通る「メイン動線上にあるカウンター」の上に置きました。



ヘッドセット保管場所.jpg


乱雑にならないよう、ヘッドセットは、ファイルボックスに入れて管理し、
利用促進のため、「利用シーン」と「簡単な利用方法(取説)」を示した立て看板をファイルボックスの横に設置。


ヘッドセット拡大.jpg


ファイルボックスの中には、機器の他に、ICTタスクのメンバー自作の説明書も一緒にセット。(機器の操作が苦手な人でもわかるよう、3ステップにまとめました)
また、感染予防のため、使用前後は除菌シートで機器全体を拭くことをルールとし、ふき取り用の除菌シートも一緒に入れています


ヘッドセット中身.jpg


・複数名用会議ツール(マイクスピーカー)の保管方法
複数名用のマイクスピーカーは、WEB会議の主な実施場所であるオープン空間のミーティングエリアの前に、ちょうど使用してない収納庫があったため、そこへ置くことに。


「使用後に元の場所に戻す」ことを自然と習慣化させるために、こんな感じで型抜きマットを使用して管理しています


参考)カウネット ツール管理シート


マイクスピーカー.jpg



また、ヘッドセットと同様に使用前後は機器を除菌シートで拭くことをルール化しているので、収納庫の上に「掃除セット」を置きました。
※上の写真の左上にあるのが「掃除セット」です。


マイクスピーカー(取説).jpg


また、上記のように取扱い説明書を目立つ場所に置くことで、「これを見れば使用できる」状態に。
(総務の問合せ対応業務にかかる負担を軽減!!)


様々な工夫により、導入当初に懸念していた「社員に使用されないのではなか・・」という課題を解消することができました。


ツール導入後は、WEB会議に関するオフィスの音問題は改善に向かっています。
ツールは導入するだけで終わりではなく、運用とセットで考えることで、効果のあるものになるということを改めて実感しました。


オフィスの音問題でお悩みの方は、ぜひ、こちらのコラムもご覧ください。


【関連コラム】オフィスの音環境問題について



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