こんにちは。霞が関総務のM.Eです。
2021年初めの総務ブログは、読者様から多くのリクエストをいただいた「オフィスの整理術」をテーマに、霞が関オフィスで実践している「販促チラシの管理方法」についてお届けします。
霞が関オフィスでは、販促チラシを常時１００種類以上保管しています。
販促チラシは、主に、当社の営業部門がお客様やパートナーさんに商品やサービスをご提案する際に使用しています。
今回ご紹介する管理方法を導入する前に、営業から頻繁に言われていたことは、「どこに何のチラシが置いてあるのか分からない」「使いたい時に在庫が切れている」こと。
「営業が使いやすく、管理者側の手間も削減できる方法はないか」と考えた結果、霞が関オフィスでは、このような運用を取り入れることにしました。
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一か所にまとめて保管する
これは、販促チラシのみならず、備品管理等でも応用できる方法ですが、各所に点在して保管するより、同じカテゴリーのものは一か所にまとめて管理した方が、ユーザー側も管理者側も効率が良いです。
ユーザー側）この場所にくれば目当てのものが手に入る
管理者側）在庫の補充や新旧の入替えなどメンテナンスが楽
そのため、霞が関オフィスでは、販促チラシをこのような引き出しに入れて一か所にまとめて置いています。
保管はメインユーザーである「営業部門」の動線を考えた場所に
販促チラシを主に使用するのは営業部門です。
そのため、営業メンバーが立ち寄りやすい場所で保管した方が良いだろうと考え、具体的な保管場所を検討。
ただし、営業部門は、フリーアドレスで働いており、毎日、座る場所が違うので、座席から近い場所で保管するというのは難しいという問題がありました。
その為、営業が業務上連携で立ち寄ることの多い、調達部門（固定席）の横にチラシを保管することに。
打合せで立ち寄ったついでにチラシをget♪
ラベル表示で探しやすく
扱うチラシの種類が多いので、その中から必要なチラシをすぐに探し出せようにひと工夫しました。
具体的には、チラシを入れている各引き出しに、名刺サイズのポケットを付け、チラシの表紙とタイトルを書いたラベルを挿入。
ラベルを見れば何のチラシが入っているのかひと目で判別可能な状態にしました。
在庫管理は、「在庫管理シート」を使う
一番大変なのは、在庫の管理。
使用したい時に在庫が切れていては、営業活動に支障をきたしてしまいます。
一方で、保管スペースに限りがあるので、オフィス内に多くの在庫を置いておくわけにはいきません。
そのため、タイミングよく在庫補充ができるように「在庫管理シート」というものを使用しています。
「在庫管理シート」といっても特別なものを用意しているわけではありませんが・・・・
↑こんな感じで、クリヤーホルダーにシールを貼って、中にチラシを挟んでいるだけの簡単なものです。
在庫管理シートを使った管理方法
手配担当者）
チラシの発注～到着までのリードタイムを考え、在庫がなくなる少し手前の位置に「在庫管理シート」を入れる。
利用者）
在庫管理シートが一番上に来ていたら、手配担当者に「在庫管理シート」を渡す。
手配担当者）
チラシを手配し、入荷後、引き出しに補充し、在庫管理シートを戻す
チラシの手配（手配担当者）や在庫補充は、営業をサポートしている内務スタッフに行ってもらっています。
ちなみに、家具の素材見本も販促チラシコーナー横に設置してある収納庫で同じように在庫管理しています。
※引き出しの中の仕切り板は、特注品
このような管理方法を導入し、約3年が経過していますが、特に問題なく維持管理できていますので、利用者側にとっても管理者側にとっても効率の良い方法なのではないでしょうか。
オフィスの整理整頓にお悩みの方の参考になれば幸いです。
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