総務ブログ

行列のできる総務を目指して 総務の仕事をわかってもらう為に


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コクヨマーケティング総務のKTです。
今回は、どこかで聞いたようなタイトルで恐縮ですが総務はもっと相談される部署にならなければという思いを、名古屋総務のKTがお話させていただきます。2_行列のできる総務.jpg


きっかけは社員から「これって総務で出来るんだ」「コロナ禍で総務って大変だと思ったよ」など自分たちが思っていたより総務の仕事は理解してもらえてないと思ったことに始まります。

そういった目線でオフィスを観察していると、総務に依頼していれば、もっと効率的にできたことを実は社員が自身で行っていたことなどわかってきました。




例えば、オフィスの清掃ですが、コクヨ名古屋オフィスは、週に一回10分全員で清掃する時間を設けていますが(コクヨの多くのオフィスではこのようなルールがあり定着するまで苦労しました!)、折しもコロナ禍ですので、多くの人が触れるドアノブや、会議室など以前より念入りに清掃が必要となってきます。


清掃時に社員が「10分で終わらないよ・・」とひとり言をもらしました。

現在出社率を50%程度にしていますので、個人の清掃エリアも拡大していたのです。

これを見てビル清掃会社に相談にいきました。

名古屋オフィスでは、床掃除を清掃会社に依頼していますが、ドアノブのアルコール清掃や会議室のテーブル清掃など追加したらどのくらい費用がかかるのか聞いてみたのです。


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依頼内容にビル清掃会社も同情いただけた?のか、思ったより少ない費用でしたので即決しました。(飛沫防止のアクリル板の清掃も依頼しています)


今回は偶然気づいた出来事ですが、タイトルの「行列のできる総務」にするには、まだまだ出来ることの発信が必要です。

日頃から総務は社員との何気ない雑談がとても大切と思っていますが、出社制限でその「雑談」が圧倒的に減っています。


そこで少ないリアルコミュニケーションを濃密にする工夫を2点考えましたのでご紹介させていただきます。


【関連ブログ】オフィスカイゼン委員会「掃除用具」と「掃除時間」をカイゼンする。その理由とは?


① iPadをサイネージにする


社内には、共有で使うiPadがありコロナ前での用途はテレビ会議用でした。


現在はノートPCでWEBミーティングをしていますので誰も使わなくなっていたのです。
「リース期間もまだあるし、もったいないなぁこのiPad」と眺めていたときに思いつきました。総務の仕事をスライドショーで流してみようと。


置く場所の工夫も必要ですが、何人かの社員がじっと見てくれていて、小さいデジタルサイネージとしてなかなか使えます!


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ここで気をよくした私、KTはWEBミーティングを使って社員へ総務の仕事を発信することにしました。



    ② WEBで総務発信の研修


    タイトルはずばり“総務発信「行列のできる総務」”です(笑)


    30分程度の内容で、数回の実施を計画しています。

    1回目の内容は、営業車での交通事故の注意や、防災備蓄の使い方やビル避難経路などの説明ですが、かたく捉えられないようにサブタイトルに「災害列島24時 ! ! 自然災害と交通災害から身を守れ ! ! 」なんて付けています。センスいいでしょう?


    5_災害列島24時.jpg


    また、総務での取組みをこのブログで発信していきますので、ぜひご期待ください。


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