総務ブログ

どうして総務にフリーアドレスを導入したのか。総務は受身の部署ではありません!パート1

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コクヨマーケティング霞が関オフィス総務のE・Mです。


今回のテーマは、ちょっと自虐的ですが総務は受身の部署と、他部署から思われていることからお話しをさせていただきます。


「総務は受身ではない!」と声を大にして言いたいのですが、確かに業務の多くは月次・年次毎にルーティン化しているものが多く、周りから見ればいつも黙々と仕事をしているイメージなのでしょうね。

また、経営層から指示が下りてくれば、期限までに最優先で実務を行いますので、受身と捉えられてもしかたないのですが・・。


でも私E・Mの思うところとして、実はコクヨマーケティングの総務は働き方改革をかなり推し進めている部署だと自負しているのです。
この思うところを、皆さんに聞いて頂ければ幸いです(同じ総務の方は特に!)6_210121_soumublog.jpg



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人事・総務・経理にフリーアドレスを導入


タイトルにもありますように、コクヨマーケティングの本社総務部は2017年からフリーアドレスを導入しています。
総務部にフリーアドレスを導入する企業は珍しいと、弊社オフィス提案部署の営業からも言われていますから、まずは「攻めていますよ」と言いたいです!(笑)


と・・今では言えますが、導入までにかなり社内の調整に苦労しまして正直やめようと思ったこともありました。
コクヨはフリーアドレスを約20年以上前から導入していますので、ノウハウは高いものがあると自負していますが、実は人事・総務・経理部署に採用されることは少なかったのです。


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何故、総務部門にフリーアドレスは向かないのか?


理由は簡単です。社内の機密事項を取り扱うことが多く、フリーアドレスにすると情報漏洩の危険性が高まるために見送られてきたのです。
また、他部門から相談に来られることが多い職種のために、「どこに座っているのかわからない」では運用に支障がでることも理由のひとつでした。


そのため、フリーアドレスの運用から離され、いつも決まった顔ぶれ(失礼!)のデスクでワークすることになり、活発にコミュニケーションをしている営業部門が羨ましく思うこともありました。

一方、総務の中でも、この固定席が楽でいいという意見も少なくなかったのも事実です。確かに、フリーアドレスは出社時に、毎回PCや書類を持って移動するわけですし、退社時には全てキレイに片付ける手間が必要ですからね。


そんな固定席運用を続けている時に、弊社の本社移転の話が水面下で進んでいました。
具体的には2017年に品川駅前の自社ビルから、霞が関ビルへ移転する計画ですが、プロジェクトメンバーから、「総務もフリーアドレスにしますよね?」と軽い口調で提案されました。

今回も当然固定席だと疑っていませんでしたの「えっ?フリーアドレス?無理でしょ」と反射的に答えてしまいました。
そうです、この頃の私は多分に漏れず受身だったのです(笑)


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人事・総務・経理だけのエリアを決めてフリーアドレスにする


当時の本社移転プロジェクトは、新しい発想を取り入れるために意図的に若いメンバーで構成されていました。

その若いメンバーは総務がフリーアドレス運用をしないことのほうが不自然だと感じたようです。

私はさとすように「総務や経理、人事は機密書類が多いからフリアドは無理だよ」と説明しました。経理や人事の部長からも、無理と伝えるように3部門の反対意見をまとめて伝える役を私は担っていたのです。


ところが私の反対意見を予測していたかのように、「人事、総務、経理だけのフリーアドレスエリアを作れば機密事項は守れます。そこでの3部門間のコミュニケーションは飛躍的に向上し、コクヨの働き方改革がより進みます!」と説明をうけました。
なるほど、それならコミュニケーションもとれるし、エリアが限定されているから相談にも来やすい良い案だと思いました。

私はすっかり説得されてしまい正に、ミイラ取りがミイラになってしまったのです。

【関連コラム】フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のための3つのポイントを解説!


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経理と人事への説得を開始


もともと人事部や経理部はフリーアドレス否定派で、総務と同盟を組んでいましたので、まさか総務の私が謀反(?)を起こすとは思いもしなかったと思います。ここから説得側にまわったのですが、ひとつひとつ課題をつぶしていく作業となりなかなか大変でした。3_210121_soumublog.jpg


重要書類は、3部門統一してファイルの色を赤色にして置き忘れを防止する、機密事項の作業をするときは、パソコンの画面が見えない壁側位置で作業するなど、きめ細かい運用を何通りも決めていきました。



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そして基本であり重要な運用のひとつに、毎日同じ席に座らないことがあります。

エリア限定のフリーアドレスですから、いつの間にか決まった席に座るようになることを防止しなければなりません。ここは長きに渡ってフリーアドレスを導入している営業部門のノウハウを使わせていただきました。

それは管理職がまずは率先して席を変えることで、これだけで席の固定化はかなり避けられます。せっかくコミュニケーションを促進するフリーアドレス運用ですから、ここは重要ですよね。



この人事・総務・経理、部門のフリーアドレス運用がコロナ禍で変化しました。次回は、このお話をお伝えしたいと思います。




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