コクヨマーケティング本社総務の E.M です。
新型コロナウイルスの感染拡大によって、弊社の働き方も大きく変化することになりました。
長年、総務を経験してきましたが、今回ほど劇的な変化に対応することは経験がなく、皆様も同じような思いを持っておられるのではないでしょうか。
オフィスにおける具体的な感染予防策は、名古屋総務K.Tのブログを参考にして頂き、私E.Mは本社総務としてコロナ禍の中で全社員に関わる内容を発信してきましたので、その取り組みをご報告させていただきますのでご参考になれば幸いです。
今回は、緊急事態宣言解除後にオフィスを再稼働させ、社員の為の「新しい働き方ガイドライン」を策定したお話をさせて頂きます。
コクヨマーケティング株式会社は、コクヨ株式会社１００％出資の子会社ですので、親会社が策定したガイドライン（大方針）を遵守しますが、同じグループでも組織やミッションは大きく違い、やはり現場レベルに浸透させるには、さらに詳細なガイドラインを作成しなければならないと思い検討に入りました。
在席率50％の壁
今回は、緊急事態宣言解除後にオフィスを再稼働させ、社員の為の「新しい働き方ガイドライン」を策定したお話をさせて頂きます。
コクヨマーケティング株式会社は、コクヨ株式会社１００％出資の子会社ですので、親会社が策定したガイドライン（大方針）を遵守しますが、同じグループでも組織やミッションは大きく違い、やはり現場レベルに浸透させるには、さらに詳細なガイドラインを作成しなければならないと思い検討に入りました。
大方針では「在席率50％以下」にしてフィジカルディスタンスを取ると、なっています。
コクヨマーケティングのオフィスの多くはフリーアドレス運用ですので、そもそもオフィス在籍者全員の座席は70％程度しか用意していませんでした。
つまり100名のオフィスなら70席しかなく、その50％ですから35席となるわけです。「35％は無理だ・・どうやって伝えたらいいのか、各部署から批判が来るに決まっている」と悩みました。
どうやって35％の出社を納得させるかを悩み考えていたときに、企画部署のメンバーが「ずっと在宅勤務でもいいよね」と話しているのを聞きました。
なるほどこれは部署によってオフィスの使い方がかなり違うと改めて気づきました。
そこで各部署にヒアリングし、部署別に出社率を設定して在席率35％を実現しました。
これで座席の間引きと、デスクのアクリル間仕切り設置などでオフィスのフィジカルディスタンスの運用が見えてきました。
※通常のアクリル間仕切りに加え既存のデスクトップパネルの上部に追加設置するタイプなど、コストを考え選択も工夫しました
コロナ禍でのフリーアドレス運用
ここでもう一点課題があります。
フリーアドレスの場合、感染者や濃厚接触者が発生した場合のトレーサビリティが固定席と比べ低いことです。
ここを回避する為に、300名以上在籍の規模の大きいオフィス（霞が関オフィスと梅田オフィス）はフリーアドレス席に全てナンバリングをして、座る時に必ずデータベース（イマココ連絡票という名称で親会社コクヨが運用）に登録する運用にしました。
コクヨグループでは、他に本社品川オフィス品川シーズンテラスオフィスも対象です。
規模の小さいオフィスは、グループアドレス運用と出社スケジュール管理でトレーサビリティがカバーできると判断しました。
フリーアドレス運用で座席が少ないことは悩みましたが、固定席でないメリットもありました。
多くのオフィスで移動できるキャスター付きのデスクを採用していることです。
各エリアの総務担当からも、あっという間にレイアウト変更や、座席の間引き作業が終了して助かったとコメントもらいました。
自社製品を売る立場でなく使う立場の総務ですが、このデスクはおすすめですね。
会議室の運用
会議室は密になりやすく、また議論もされるため飛沫感染リスクも高まりますので運用は慎重に検討しました。
まず会議室を従来の定員の半分にする、換気の為ドアはオープンにする、時間は60分までと決めました。
「WEB会議専用」の会議室や、「来客専用」の会議室など用途も改めて見直し、各オフィスの会議室の特性に合わせてルールを策定しました。
※運用ルールは、2020年8月時点での内容を記載しています。状況を見ながら適宜見直しを図っています。
もちろん予約制にして使用履歴を記録します。
このような部屋ごとに違うルールを、A3サイズの大きなサインを作りドア前に貼り啓発も徹底しました。ここまで目立てば知らなかったとは言えないでしょう？（笑）
営業職のお客様訪問
営業職は、もともとオフィス出社率は低いので座席運用の点では問題も少ないのですが、お客様との接触が多い為、ここはガイドラインで整理したほうが良いと判断しました。
お客様・お取引先様への訪問および外出時は、マスクなどの感染予防対策を行った上で、３密を回避するのは当然として、面談者、同行者の詳細をWebカレンダーに入力することで履歴管理できるようにしました。
在宅ワーク者の印刷許可
在宅で問題になるのが印刷です。
提案書などどうしても印刷が必要な場合、その為だけに出社をする社員もあり現場から大変要望が多かった項目です。
当初社外での印刷禁止としていましたが、セキュリティと業務のバランスを考え、上司承認を得ることでコンビニプリントの利用も可能としました。
現状大きな問題も発生しておらず引き続き注意しながら運用していきたいと思います。
以上、本社総務として社員の為の「新しい働き 方ガイドライン」の策定 のお話をさせて頂きました。
次回は、お客様（来客）をお迎えする「ライブオフィス見学 運営基本方針」の策定のお話をさせていただこうと思います。
