効率的な消耗品管理がもたらすテレワーク実現の可能性

KM霞が関総務M.E

他の部署はテレワークで働いているのに、自分の部門だけ毎日出社...。そんな状況に不公平さを感じていませんか? 「私の仕事は出社が当たり前」なんて諦めていませんか? 特に管理部門はテレワークが難しいと思われがちですが、コクヨマーケティングの総務部門は、ちょっとした工夫によりテレワークを実施しています。そこで、今回は、消耗品管理の観点から、テレワーク実現のヒントをお伝えします。

消耗品管理、こんな悩みありませんか?

「また用紙がない!」「クリヤーホルダーの在庫はどこ?」そんな声、毎日のように聞いていませんか? 消耗品の管理って、総務部の大切な仕事の一つ。でも、これがテレワークの大きな壁になっていますよね。

在庫確認のためにオフィスを巡回したり、突然の発注依頼に対応したり...。これじゃあ、テレワークなんて無理だと思ってしまいますよね。でも、ちょっと待ってください。実は、この消耗品管理をもっと効率的にできる方法があります。
これからご紹介する以下の2つの環境を整備することでテレワーク実現に大きく近づきます。

ステップ1:一元管理で、効率アップ!

まず取り組みたいのが、消耗品の一元管理。これ、実はすごく効果的です。。

各部署や各フロアに分散していた在庫を一箇所に集めると、全体の在庫状況が一目瞭然。「あれ?このサイズのファイル、使う人いないんじゃない?」なんて無駄な在庫も見つけやすくなります。発注のタイミングも最適化できるので、コスト削減にもつながりますよ。

一元管理のメリットはそれだけじゃありません。消耗品の保管場所が一箇所に決まるので、「クリヤーホルダーはどこにあるの?」「クリップの在庫はどこで確認できる?」といった社員からの問い合わせが激減します。保管場所の案内や在庫確認のために、わざわざオフィスに行く必要がなくなるんです。これって、テレワークを実現する上で大きなポイントになりますよね。社員も自分で必要な物を見つけられるようになるので、総務部門の負担も減ります。まさに一石二鳥!

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ステップ2:QRコードで変わる!在庫管理の新しいカタチ

一元管理と組み合わせて導入したいのが、QRコードを使った在庫管理システム。どんな感じか、ご紹介しますね。

  1. 各消耗品にQRコードを貼付
  2. 在庫が少なくなったら、利用者自身がスマホでQRコードを読み取る
  3. 読み取ると自動で総務への発注申請システムにつながる
  4. 総務はシステム経由で発注申請を受け取り、サプライヤーに発注する

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このシステムのいいところは、わざわざオフィスに行かなくても消耗品の手配ができること。発注プロセスも効率化されるので、急な依頼にもスムーズに対応できます。また、使用者も10秒程度の手間しかかからないので、利用者からの不満も出ていません。

一元管理とQRコードシステムを組み合わせれば、誰でも簡単に在庫確認や発注申請ができるようになります。総務部門は、システム経由で申請を受け取り、まとめて発注処理ができる。これなら、テレワークでも十分に対応できそうですよね。
※QRコードは、(株)デンソーウェーブの登録商標です

全部署でのテレワーク、夢じゃない!

さて、ここまで消耗品管理の新しい方法をご紹介してきました。でも、これだけでテレワークが完全に実現できるわけではありません。電話対応や来客対応など、他にもオフィスに縛られる業務はありますよね。

業務をひとつずつ見直すことで、少しずつテレワークの可能性は広がっていきます。電話対応はクラウドPBXの導入、来客対応は受付システムの導入...と、一つずつ解決策を見つけていけば、総務部のテレワークも夢じゃなくなります。

大切なのは、「できない」と諦めるのではなく、「どうすればできるか」を考え続けること。今回ご紹介した方法が、皆さんのテレワーク実現への第一歩になれば嬉しいです。

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