「こう伝えたはずなのに、なぜ違う方向に進んでいる...」「私はこう思っていたのに、相手は全然違うことを考えていた…」
職場でよくある「認識のズレ」。上司と部下の間だけでなく、同僚同士でも日常的に起こるこの問題は、業務の非効率や評価の不満、チーム内の摩擦など様々な要因になりますよね。
認識ギャップの中でも、ジェネレーションギャップは埋めるのは難しいものの、認識のギャップは工夫次第で埋まるものなのではないかなと思っています。（熊本出張のお土産に、若手社員にボンタンアメをあげたら、オブラートをはがそうとしていたのに驚きました。）
管理職としては、まだまだひよっこの私ですが、実際に経験した失敗談を元に、同じ過ちを犯さないよう、実践している「認識のギャップを埋める工夫」をご紹介させてください。
認識ギャップはなぜ起こる？実体験から学んだこと
先日、部下に、お客様に合わせた納入事例をまとめた資料を作成するよう依頼したのですが、出来上がった資料は、業種も規模もバラバラ。これだと、お客様のご要望に合った提案ができない思い、私の方でつくりなおすことに...泣
私は、お客様の規模業種に合わせた事例を紹介すると思いこんでいましたが、部下は様々な事例があったほうがいいと思い、あえて異なる業種や規模の事例を選別していたんですね。部下は時間をかけて資料を作り込んでいたため、無駄な工数がかかってしまいました。「もっと早い段階で見せてくれれば、軌道修正できたのに...」と思いましたが、その期待も伝えていなかったんです。お互いの思い込みが、認識ギャップを生んでしまいました。
認識ギャップを埋める！私たちの実践方法
1. 定期的な1on1で小さなズレを早期発見
こういった経験を得て、私は1on1に注力することにしました。
頻度は、2週間に1回程度。プロジェクトが進行している時はもっと頻度を増やします。短い時は10分くらいで終わるときもあります。「そんな時間があるなら仕事をしたいよ」と当初は思われていたようですが、今では、お互いにこの認識合わせが大切な機会だと感じています。
また、認識のズレは「評価」にも大きく影響します。私自身、一生懸命取り組んだのに評価されなかった経験があります。後から分かったのは、私が頑張っていた方向と上司が期待していた方向が全然違ったということ。
管理職になった今は、部下の進む方向が違っていれば「その方向ではなく、こちらを目指してほしいんだ」と早めに伝えるよう心がけています。同時に部下からも「この進め方で合ってるか」と確認してくれるとありがたいなと思ってます。お互いが歩み寄ることで、認識ギャップはぐっと小さくなるんですね。
2. Slackでの情報共有で透明性を確保
弊社ではSlackというチャットツールを活用し、仕事内容に応じてチャンネルを作成しています。自分と特定の人だけのやり取りに閉じず、チーム全体で情報を共有しているので、「聞いてないよ！」「知らなかった！」がだいぶ減りました。プロジェクトごとにチャンネルを作ることで、誰がどんな作業をしているのか透明性が高まり、チーム全体の認識統一にもつながっています。
3. 決定事項はデジタル化＆タスク管理は5W1Hを明確に
会議やミーティングで決まったことは、デジタルで記録をし、メンバー間で共有しています。例えば定例ミーティングでは、Googleのスプレッドシートを活用し、日付ごとにシートを分けて、会議内容を記録しています。過去の議事録もすぐ参照でき、「言った・言わない」の議論を避けられます。
また、プロジェクトでは必ず業務一覧を作成し、5W1Hを明確にします。特に「いつまでに」「誰が」は曖昧にせず、責任の所在を明確にして認識のズレを防ぎます。
どれも当たり前のことですが、こうした取り組みの積み重ねが、認識のギャップを埋めると信じて、実践しています！
さいごに
認識のズレを解消する取り組みは、それぞれの職場環境や状況によって異なりますよね。
私自身、日々「あ、また伝わってなかった…」と気づくことも多く、まだまだ試行錯誤の連続です。「認識のズレは必ず起こるもの」という前提に、早期発見と修正のサイクルを回していくことが大切なのかもしれませんね。
皆さんならではの「認識ギャップを埋める工夫」。効果的な方法があれば、ぜひ教えてくださいね。
