総務や管理部門で働いていると、一度は言われたことありませんか？「総務って落ち着いてていいよね」「デスクワーク中心で楽そう」という言葉。
営業のように数字に追われるわけでもない、開発のように納期に追われるわけでもない。だから「ゆったり働けていいな」と思われがち。
でも実際は、めちゃくちゃ働いているんです（泣）
「総務って・・・」地味に刺さるその一言
毎日の問い合わせ対応から始まり、備品発注、契約書のチェック、突発的なトラブル対応、イベント準備、施設管理。やることは山積みなのに、すべてが「当たり前に回っている」前提だから、誰も大変さに気づいてくれない。それがバックオフィス部門の宿命だとは分かっています。でも、正直グサッと来てしまうこともあるんですよね。
感情的な面だけでなく、困るのはこの「見えない」状態が評価に影響してしまう可能性もあること。評価や査定で具体的な成果を示しにくかったり、うまくいって当然で、何か滞ったときだけが目立ってしまう。この構造、少しでもなんとかしたい！
見えない仕事を「見える化」してみた
そこで始めたのが、社内チャットツールでの積極的な業務内容の発信です。
具体的な発信内容は
・「評価シート提出の締切は今週金曜です」といったリマインド
・「会議室のイスが新しくなりました！ぜひ使ってみてください」とオフィス環境の更新情報
・「本日、○○の契約更新手続きが完了しました」という業務報告
・仕事の息抜きになるような情報発信
などなど。ポイントは、発信内容に合わせて文体や重要度を変えることです。重要な締切情報はしっかりした文体で、気軽に見てほしい情報は絵文字を交えてカジュアルに。
発信で起こった嬉しい変化
続けていくうちに嬉しい変化が見えてきました。
まず、「ありがとう」のスタンプやリアクションが来るようになったこと。「見てくれている人がいるんだ」と実感できるだけで、モチベーションが上がります。
それから、評価面談で具体的な業務内容を説明しやすくなったのも大きな変化です。「こういっことを行っています」と発信することが、見逃されがちな日々の業務のアピールにもなります。また、具体的な業務内容がログとして残ることで、問い合わせの件数化や社内のインプレッションも可視化できるようになり、業務改善や、正当な評価につながりやすくなりました。
自分自身も「今日もこれだけやったな」と振り返りやすくなって、達成感を感じられるように。見えない仕事ってやってもやっても終わらない感覚になりがちですが、発信することで「ちゃんと前に進んでいる」と思えるんです。
最近では他部署の方から「管理部門ってあんなことまでやってくれてたんですね」と声をかけられることも増えました。以前は「縁の下の力持ちが自分の役割なんだ」と言い聞かせていましたが、ちょっとした発信がこんな風に評価や感謝に繋がるんだ、と身をもって知りました。
忙しい毎日だからこそ、発信なんてする余裕がないと思われるかもしれません。でも、1日5分だけ、「今日完了した業務」を一言投稿するだけでも、積み重なれば大きな変化になります。
見えない仕事を見える化する。それが価値やモチベーションのアップにつながり、自分のキャリアを守ることにもつながるかもしれません。
明日から一緒に始めてみませんか？
