オフィスの整理術

コクヨマーケティングが実践する！オフィスの整理術デスク上の書類編

KM霞が関総務E.M 2021.04.09

今回は、「オフィスの整理術シリーズ」の第３弾「デスク上の書類編」をお届けします。

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「オフィス内にあふれた書類をどうにかしたい」「机の上に書類が山積みで、目当ての文書を探すのに時間かかっている」といったオフィスの書類に関するお悩み、非常に多く耳にします。実は、当社も以前はそのような状態でした。

また、テレワーク導入に伴い「どこでも場所に縛られずに働くことのできる環境づくり」を目指して、ペーパーレス化を検討している方も多くいらっしゃるかと思います。
ただ、いきなり紙の書類をゼロにするのは、難しいのも実情ですよね。

そのような時は、ペーパーレス化に向かう第一歩として、まずは「不要な書類を捨てて整理された状態を保つ」ことからはじめてみるのがおすすめです。

本日は、「不要な書類を増やさない」「整理整頓された状態を保つ」ために行っている霞が関オフィスの書類整理術をご紹介します。

オフィスの書類整理にお悩みの方の参考になれば幸いです。

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霞が関オフィスで働く社員の書類保有量

霞が関オフィスでは、「一人あたりが書類保管に使用できるスペース」というのをあらかじめ決めています。

これは、霞が関オフィス勤務者の約7割がフリーアドレスで働いており、固定席にあるような個人のワゴンを持っておらず、「保管スペースに限りがあること」や「1人あたりが書類の保管に使えるスペースを明確にし、その中でやりくりすることで無駄な書類を増やさないようにするため」です。

ちなみに、固定席を持たないフリーアドレスで働く社員は、一人あたり1.2fm※（ファイルメーター）で運用しています。

書類対策をしていないオフィスの場合、社員一人当たり6.7fmの書類を保有しているというデータがありますので、霞が関オフィスは、書類保有量が非常に少ないことがお分かりいただけるのではないでしょうか。

ちなみにfmとは、書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです。
(1m＝１㎙)オフィス内の書類量は、一般的に「fm(ファイルメーター)」という単位で表します。

※1.2fmは、営業・企画職の社員の書類保有量です。総務・人事・経理部門は3.7fmの書類を保有しています。

書類特性に合わせた管理が「不要な書類を増やさない」ポイント

ひとくちに「書類」といってもその用途は様々です。
不要な書類を増やさないためには、書類の特性に合わせた管理を行うことが大切です。

霞が関オフィスでは、書類を「フロー書類」と「ストック書類」の２つに分類し、それぞれの特性に合わせた運用方法を検討し、実行しています。

フロー書類とは、「しかかり中の書類」のことです。
一方、ストック書類とは、「完成した書類」のことで、フロー書類より使用頻度は低いですが、必要に応じ参照する書類です。

今回は、「フロー書類」と「ストック書類」のうち、まずは「フロー書類」の整理方法について、霞が関オフィスでの実践例をご紹介します。

「デスク上の書類」は「立てて管理する」が鉄則

先程ご紹介したとおり、フロー書類とは、しかかり中の書類のことです。主にデスク周りで管理します。
日々の業務で頻繁に参照するため、必要な時に目当ての書類がすぐに取り出せるようにしておく必要があります。

書類を横にして積み上げてしまうと、下の方の書類が取り出しづらく非効率ですし、書類の山が崩れてしまう危険も。
また、書類をファイルに入れずにそのまま放置していると、さまざまな種類の書類が混在し、ミスにつながってしまう場合もありますよね。

そのため、霞が関オフィスでは、このような「取っ手付きのファイルボックス」と「見出し付きのクリヤーホルダー」を使って書類を整理しています。