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オフィスの整理術 デスク上の書類編

今回は、「オフィスの整理術シリーズ」の第3弾「デスク上の書類編」をお届けします。


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「オフィス内にあふれた書類をどうにかしたい」「机の上に書類が山積みで、目当ての文書を探すのに時間かかっている」といったオフィスの書類に関するお悩み、非常に多く耳にします。実は、当社も以前はそのような状態でした。


また、テレワーク導入に伴い「どこでも場所に縛られずに働くことのできる環境づくり」を目指して、ペーパーレス化を検討している方も多くいらっしゃるかと思います。
ただ、いきなり紙の書類をゼロにするのは、難しいのも実情ですよね。


そのような時は、ペーパーレス化に向かう第一歩として、まずは「不要な書類を捨てて整理された状態を保つ」ことからはじめてみるのがおすすめです。

本日は、「不要な書類を増やさない」「整理整頓された状態を保つ」ために行っている霞が関オフィスの書類整理術をご紹介します。

オフィスの書類整理にお悩みの方の参考になれば幸いです。



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霞が関オフィスで働く社員の書類保有量

霞が関オフィスでは、「一人あたりが書類保管に使用できるスペース」というのをあらかじめ決めています


これは、霞が関オフィス勤務者の約7割がフリーアドレスで働いており、固定席にあるような個人のワゴンを持っておらず、「保管スペースに限りがあること」「1人あたりが書類の保管に使えるスペースを明確にし、その中でやりくりすることで無駄な書類を増やさないようにするため」です。


ちなみに、固定席を持たないフリーアドレスで働く社員は、一人あたり1.2fm※(ファイルメーター)で運用しています。


書類対策をしていないオフィスの場合、社員一人当たり6.7fmの書類を保有しているというデータがありますので、霞が関オフィスは、書類保有量が非常に少ないことがお分かりいただけるのではないでしょうか。


ちなみにfmとは、書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです。
(1m=1㎙)オフィス内の書類量は、一般的に「fm(ファイルメーター)」という単位で表します。


※1.2fmは、営業・企画職の社員の書類保有量です。総務・人事・経理部門は3.7fmの書類を保有しています。

書類特性に合わせた管理が「不要な書類を増やさない」ポイント

ひとくちに「書類」といってもその用途は様々です。
不要な書類を増やさないためには、書類の特性に合わせた管理を行うことが大切です。


霞が関オフィスでは、書類を「フロー書類」と「ストック書類」の2つに分類し、それぞれの特性に合わせた運用方法を検討し、実行しています。


フロー書類とは、「しかかり中の書類」のことです。
一方、ストック書類とは、「完成した書類」のことで、フロー書類より使用頻度は低いですが、必要に応じ参照する書類です。


今回は、「フロー書類」と「ストック書類」のうち、まずは「フロー書類」の整理方法について、霞が関オフィスでの実践例をご紹介します。

「デスク上の書類」は「立てて管理する」が鉄則


先程ご紹介したとおり、フロー書類とは、しかかり中の書類のことです。主にデスク周りで管理します。
日々の業務で頻繁に参照するため、必要な時に目当ての書類がすぐに取り出せるようにしておく必要があります。

書類を横にして積み上げてしまうと、下の方の書類が取り出しづらく非効率ですし、書類の山が崩れてしまう危険も。

また、書類をファイルに入れずにそのまま放置していると、さまざまな種類の書類が混在し、ミスにつながってしまう場合もありますよね。

そのため、霞が関オフィスでは、このような「取っ手付きのファイルボックス」「見出し付きのクリヤーホルダー」を使って書類を整理しています。IMG_0377.JPG参考商品:コクヨ KaTaSuk(カウネット/外部サイトへのリンク) 

この商品を使うことで、

・クリヤーホルダーを立たせて使える&見出し付きなので書類を探しやすい
・平積みにくらべ、省スペースで机上面を広く使える
・取って付きなので、ロッカーやワゴンから取り出しやすい、持ち運ぶ際も便利    といったメリットがあります。


また、ファイルボックス内に書類の仕分けに便利な仕切りが付いています。
この仕切りは、不要な書類を増やさないようにするためにとても便利なんです。

IMG_0379.JPG


例えば「使用した書類は必ず右側に戻す」というように決めておけば、おのずと使用頻度の低い書類は左側に集まります。
週一回、左側にある書類を見直す機会(クリーンタイム)を設けて、「廃棄」や「ストック書類へ移動」or「データ化」することで不要な書類を削減できます。


IMG_0381.JPG「使用した書類は右側に戻す!!」


就業後、フリーアドレスの社員は、このファイルボックスを個人ロッカーに入れ、翌日またここから取り出して使用しています。
固定席の社員は、個人のワゴンにしまい、退社時はデスク上に何もない状態にしてから帰る(クリーンデスク)ということをルールにしています。パーソナルロッカーに書類を収納する
フリーアドレスの従業員が使用している個人ロッカー ↑



ちなみに、この「取っ手付きのファイルボックス」と「見出し付きのクリヤーホルダー」は、「サプライドック」というオフィスで使う文具事務用品を一括管理している場所に在庫としてまとめて保管しています。
必要に応じてサプライドックから社員が自由に持ち出して良いというルールにしています。


このように「必要な時に必要な分を社員が自由に持っていけるようにする」といった工夫も運用を定着させる上で大切なことです。オフィスの文具事務用品一括管理サプライドック
オフィス内の2か所に「サプライドック」を設置しています ↑



今回は、しかかり中の書類「フロー書類」の整理方法をご紹介しました。デスク上の書類整理にお困りの方は、ぜひ「立てる収納」を実践してみてはいかがでしょうか。

次回は、完成した書類「ストック書類」の整理方法をご紹介します。




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