私の勤務する福岡オフィスでは、昨年、オフィスの大規模リニューアルがありました。通常、オフィスのリニューアルって「総務部が主導で...」みたいな印象ですよね。でも今回は、各部署から集まったプロジェクトメンバーが主導で進めていたんです。プロジェクトチームで進めたことで、部署間の情報共有や意見集約が従来よりもずっとスムーズに進んでいたと聞いています。
こうした取り組みをされる企業、最近増えているなと感じています。プロジェクトの様子を間近で見ながら「なるほど!」と思ったことがたくさんあったので、ぜひシェアさせてください!
固定席組がついにフリーアドレスに!
実は福岡オフィス、私たちの部署を含む9割はすでにフリーアドレスで働いていたんです。でも、全体の1割の部署だけが固定席のまま残っていました。その方々がリニューアルを機に、ついにフリーアドレスに移行。きっかけは「フレキシブルに働きたい」「リフレッシュを取り入れながら働いてみたい」という声が増えてきたことでした。自社の働く環境診断「はたナビプロ」の結果を見ても、同じニーズを持つ社員が多いことが分かり、フリーアドレスへの移行を決めました。
具体的には、オフィスのセンターに位置し、コミュニケーションが取りやすい「ササエルエリア」というエリア内でのフリーアドレス運用。もちろん、業務内容に合わせて別の場所で業務をすることも可能です。
変化を目の当たりにして感じたこと
私はすでにフリーアドレスで働いていたので、その良さを知っています。でも、ずっと固定席で働いてきた方々は、変化も大きく不安もあったんじゃないかと思って...リニューアル後、お話を聞いてみたんです。
「以前は根が生えたように同じ席にずっと座っていて（笑）、立ち上がることもあまりなかったんです。でも今は、毎日違う席に座り、違う景色を見ながら働けて新鮮です。空いた席には営業や他の部署のメンバーも座るので、普段関わりがない人と質問しあえるようになって良かったです。集中したい時は集中ブースに籠れるので、メリハリがついて業務効率も上がった気がします」
固定席→フリーアドレスだと、荷物を減らすのが大変じゃなかったのかな...と気になったので聞いてみると
「FAXが紙じゃなくなったことや、カタログがPDFデータ化されたこともあり、全く困りませんでした!そもそも紙を使うことが減っていたんです。むしろ、いらない書類をたくさん処分できてスッキリしました。データ化に合わせてデュアルモニターにも対応できるように整備されて、働きやすさが向上していますよ」
目からうろこでした。固定席のワゴンって資料やカタログでパンパンだった印象で、勝手に書類たくさんあるだろうな、と思い込んでいたので。私自身もオフィス全体の雰囲気が変わったような気がしています。以前より会話が増えて、ワイワイした感じ。働き方が変化したことで、オフィス空間もそれに合わせて変化させていくことは大切なんだな、と改めて実感しました。
変化を受け入れてもらうための工夫
今回のリニューアルプロジェクトをみていて、すごいなと感じたのは、プロジェクトメンバーが各部内への情報共有や意見集約を本当に丁寧にやっていたこと。突然「来週から変わります!」じゃなくて、段階的に伝えていく。これって、すごく大事なことですよね。
例えば、ワゴンの中身を減らす時
✖「ファイルボックス2個にしてください」
◎「ファイルボックス2個にできそうですか？」
たった一言の違いですが、受け取る側の気持ちって全然違いますよね。
寄り添いながら進めたことで、大きな抵抗もなく、スムーズにリニューアルできたんだと私は思いました。
働く環境が変わると、人の表情や雰囲気まで変わるんだなって、今回のリニューアルで実感しました。みなさんのオフィスでも、こんな変化が起きたら素敵だな、と思いご紹介させていただきました。何かヒントになりましたら幸いです。
