総務ブログ

どうして総務にフリーアドレスを導入したのか。 総務は受身の部署ではありません!パート2


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コクヨマーケティング本社総務のE・Mです


前回は、コクヨマーケティングの総務は受身の部署ではなく、フリーアドレスを導入するなど前衛的(だと思いたい)であることを、2017年の導入経緯を含めてお話しました。


ところが、今回の新型コロナウィルスの感染拡大で働き方が大きく変化し、総務のフリーアドレス運用も変化してきました。
まだこの先どう変化するのか、不確実で予測つきませんが、今回は現時点(21年1月)のご報告お話しをしたいと思います。



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コロナ禍で変わった?総務のフリーアドレス


以前のブログでもご報告しました通り、コロナ禍で弊社の働き方ガイドラインが変わりました。

会社全体でオフィス運用が大きく変化し、まさにニューノーマル時代へ向かうことになりました。今回はその中でも、前回のパート1でお話しました、人事・総務・経理エリアのフリーアドレスがどう変わったのかにフォーカスを当ててお話したいと思います。

【関連ブログ】社員のための「新しい働き方ガイドライン」の策定



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人事・総務・経理のフリーアドレスエリアは、在籍者全員の座席がありました。フリーアドレスを導入されている企業様なら、お気づきと思いますがフリーアドレスの多くは在籍者の50~80%程度の座席数で運用し、スペース効率を上げる目的もありますので、100%座席は珍しい運用なのです。

目的が、スペース効率ではなく部門間コミュニケーションに重きを置いていたこともありますが、外出が少ない3部門でしたので100%座席は譲れない条件でした。
ところが、今回の新型コロナウィルスの感染拡大で出社率が大きく変化しました。

総務部は業務の特性から誰か必ず在席する必要があり、80%程度の出社率となりました。月末月初など時期の変動もありますが、経理部と人事部は30%程度の出社率でした。(10月時点)

つまり、総務の私が出社すると、人・総・経フリーアドレスエリアはガラーンとしているのです。
ソーシャルディスタンスが取れることは、よかったのですが相談にくる他部署はどうするのか?そもそもリアルコミュニケーションでしかオフィス運用を考えていませんでしたので、全社のガイドラインを作りながら、総務部としての運用も急遽変更していく多忙な時期を経験しました。


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空席の目立つ、人事・総務。
経理フリーアドレスエリアの様子(霞が関オフィス)2020年12月撮影


総務のフリーアドレス座席エリアを社員から見える位置に限定

出社率を50%以下とコクヨでは決めましたので、今まで総務に相談に来ていただいていた人数は当然ですが大幅に減少しました。
半分?いえ・・もっと少なくなったと思います。チャットなども整備されていますが、それでも相談は少なくなりました。本当に相談事が無いのなら良いのですが、コロナ禍でそうも思えないのが心配な点です。


そこで、大変微細な運用変更ですが総務のフリーアドレス席を、通路側に寄せて少しでも他部門の社員に見える位置に座るようにしたのです。
今までも、電話やメールまでしなくても、顔を見て思い出したような相談も多かったので、ちょっとでも顔を見て思い出してくれればと思いました。やはりリアルコミュニケーションは、大切で機会が減った分より濃度をあげる必要があると思ったのです。おそらく・・たぶん・・相談しやすくなったと思います(笑)


こんな運用修正もしましたが、コロナ禍において人事・総務・経理もフリーアドレスを採用していたことが良かったと思うことがあります。
それは出社時に分散して座ることで密にならないで仕事ができることですが、これが固定席ならまた運用も変わっていたでしょう。

人員位置可視化ツールを導入しました


弊社では12月に「人員位置可視化」と聞きなれない(私だけ?)ICTツールを採用したのですが、これがかなりフリーアドレスのデメリットとコロナ感染時のリスクを補完してくれてお気に入りですので、ご紹介させていただきます。


このICTツールはBeacappHere(ビーキャップヒアー)というシステムで、コクヨグループの情報システム部と連携して導入させていただきました。 社員にはスマートフォンを支給していますが、このスマートフォンとオフィスに設置した小さなビーコンとをBluetoothを使って個人の位置を把握する仕組みです。


※BeacappHereの画面 名前検索も可能ですし、図の人型をクリックすると名前も表示されます。


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この仕組みの良いところは、社員の位置が見えるだけでなく、コロナ禍で新型コロナ感染者が発生した場合に、2週間前まで濃厚接触者の履歴が追えることです。また座席が密になっている場所を表示することも可能で、分散を促すこともできますので、この機能が総務としても推薦できる部分ですね。


もう一点運用として、来客のお客様にはカード型ビーコンを持って頂き履歴を取れるようにもしました。


この仕組みは、出社率の把握もすぐにできますし、他にもオフィスで使われない場所の分析なども出来る優れものです。データが溜まったらオフィス改善のエビデンスとしても使えそうですね。


ビーコンは小さく、両面テープで貼り付けタイプです。


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二度目の緊急事態宣言で総務はどうする?

この原稿を書いている1月に首都圏の1都3県に2度目の緊急事態宣言が出ました。
総務としてまた対応に追われていますが、落ち着きましたらご報告したいと思います。


皆様も健康に気を付けて、この未曾有の災難を乗り越えていきましょう!





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・withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方(全15ページ)
Withコロナ時代に安心安全にフリーアドレスを導入する上でのポイントや、テレワークと併用する上での考え方などをまとめています。
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・フリーアドレス導入ガイド(全14ページ)
フリーアドレスご検討の方向け、基礎知識、メリット・デメリットなどフリーアドレス導入のポイントをご紹介しています。8_フリアドガイド.jpg


・残念なフリーアドレス事例から学ぶ「成功の秘訣」(全15ページ)
フリーアドレスご検討の方向け、基礎知識、メリット・デメリットなどフリーアドレス導入のポイントをご紹介しています。


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