コクヨマーケティングの名古屋総務T.Kです。
今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。
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その１：オフィスでWeb会議が急増中！ うっかり声をかけてしまい、会議が中断することも…
コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、社員が密を避けるためオープンな空間でWeb会議をしています。
しかし、Web会議中とは気づかず、うっかり声をかけてしまい会議が中断してしまうことも・・・
そこでWeb会議を実施する際、イヤフォンの利用とパソコンのそばに、のぼり旗を設置することにしました。
▲のぼり旗：縦45㎝×横15㎝のサイズ
遠目からも目立ちますので、Web会議中だとわかります。
▲パソコン横に設置した様子です
Web会議終了後は、のぼり旗を片付けます。※オフィス内に5本×2か所に設置
この旗のおかげで、うっかりWeb会議中に声をかけられることがなくなりました。そのほかオフィスでのWeb会議に関して様々な問題があります。こちらも併せてご覧ください。
(周囲にWEB会議中ということをお知らせするサインです。プリントアウトしてご活用ください。)
その２：Virtual Nagoya Soumu トライアルスタート！ 「今日、総務は在宅か･･･じゃぁ、いいや」を回避！！
現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも
オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…
KTがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。
そこで、Google のWeb会議システム（Google Meet） の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。
「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。
「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい！」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。
具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・
まず、総務KTが、“明日は在宅！“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。
▼KTの総務のデスク
このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。
翌日、自宅からWeb会議システム（Google Meet）に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。
使い方は簡単です。
「Meetで会話が可能（自宅と接続している）」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。
オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、
iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。
ちなみに、長年ＫＴのアイコンとして、この「カニの絵」を使用しています。こちらは社内掲示板にも多く出没し、名古屋オフィス社員の認知度もバツグンです。
iPadは一日中接続していますが、お昼休憩や会議中など物理的に会話できない時はKT側のパソコンのGoogle MeetをOFFにしています。
その時、iPadの画面に「カニの絵」は表示されず、オフィスにいる社員とも会話できません。
▼テレワーク中のKTと会話している様子
カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。
もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual soumuとしてご挨拶しています。
より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、
リアルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます！
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