バーチャル名古屋総務！！　実践中リアルとバーチャルの両輪でいつでも相談できる総務へ

コクヨマーケティングの名古屋総務 KTです。

今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。

【関連ブログ】20.12．17「総務ブログ企画会議」こんな感じでやってます。

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現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも

オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…

ＫＴがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。

そこで、Google のWeb会議システム（Google Meet）　の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。

「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。

「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい！」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。

具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・

まず、総務KTが、“明日は在宅！“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。

▼KTの総務のデスク

このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。

翌日、自宅からWeb会議システム（Google Meet）に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。

使い方は簡単です。

「Meetで会話が可能（自宅と接続している）」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。

オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、

iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。

ちなみに、長年ＫＴのアイコンとして、この「カニの絵」を使用しています。こちらは社内掲示板にも多く出没し、名古屋オフィス社員の認知度もバツグンです。

iPadは一日中接続していますが、お昼休憩や会議中など物理的に会話できない時はKT側のパソコンのGoogle MeetをOFFにしています。

その時、iPadの画面に「カニの絵」は表示されず、オフィスにいる社員とも会話できません。

▼テレワーク中のKTと会話している様子

カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。

もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual　soumuとしてご挨拶しています。

より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、

リアルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます！