総務ブログ

バーチャル名古屋総務!! 実践中リアルとバーチャルの両輪でいつでも相談できる総務へ


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コクヨマーケティングの名古屋総務 KTです。


今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。


【関連ブログ】20.1217「総務ブログ企画会議」こんな感じでやってます。



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その1:オフィスでWeb会議が急増中! うっかり声をかけてしまい、会議が中断することも…


コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、社員が密を避けるためオープンな空間でWeb会議をしています。


しかし、Web会議中とは気づかず、うっかり声をかけてしまい会議が中断してしまうことも・・・



そこでWeb会議を実施する際、イヤフォンの利用とパソコンのそばに、のぼり旗を設置することにしました。


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▲のぼり旗:縦45㎝×横15㎝のサイズ



遠目からも目立ちますので、Web会議中だとわかります。


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パソコン横に設置した様子です



Web会議終了後は、のぼり旗を片付けます。※オフィス内に5本×2か所に設置


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この旗のおかげで、うっかりWeb会議中に声をかけられることがなくなりました。そのほかオフィスでのWeb会議に関して様々な問題があります。こちらも併せてご覧ください。

【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン① 
【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン② 
(周囲にWEB会議中ということをお知らせするサインです。プリントアウトしてご活用ください。)





【関連ブログ】WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生


その2:Virtual Nagoya Soumu トライアルスタート! 「今日、総務は在宅か・・・じゃぁ、いいや」を回避!!

現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも



オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…


KTがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。


そこで、Google のWeb会議システム(Google Meet) の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。


「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。



「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい!」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。



具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・


まず、総務KTが、“明日は在宅!“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。



▼KTの総務のデスク


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このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。



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翌日、自宅からWeb会議システム(Google Meet)に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。


使い方は簡単です。


「Meetで会話が可能(自宅と接続している)」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。


オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、


iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。



ちなみに、長年KTのアイコンとして、この「カニの絵」を使用しています。こちらは社内掲示板にも多く出没し、名古屋オフィス社員の認知度もバツグンです。


iPadは一日中接続していますが、お昼休憩や会議中など物理的に会話できない時はKT側のパソコンのGoogle MeetをOFFにしています。


その時、iPadの画面に「カニの絵」は表示されず、オフィスにいる社員とも会話できません。



▼テレワーク中のKTと会話している様子


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カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。


もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual soumuとしてご挨拶しています。



より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、


アルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます!




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そこで、オフィス、会議、書類といった代表的な課題を抽出して具体的な解決策について、1冊の資料にまとめました。
これからのオフィスや働き方を検討する際の参考にしていただければ幸いです。KM_NN_文末バナー.jpg

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