コクヨマーケティングの名古屋総務 KTです。 今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。 【関連ブログ】20.12．17「総務ブログ企画会議」こんな感じでやってます。 【無料配布中】ニューノーマル時代の働き方－オフィス・会議・書類が変わる－
オフィス、会議、書類といった代表的な課題を抽出して具体的な解決策をまとめた１冊。
その１：オフィスでWeb会議が急増中！ うっかり声をかけてしまい、会議が中断することも…
コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、社員が密を避けるためオープンな空間でWeb会議をしています。 しかし、Web会議中とは気づかず、うっかり声をかけてしまい会議が中断してしまうことも・・・ そこでWeb会議を実施する際、イヤフォンの利用とパソコンのそばに、のぼり旗を設置することにしました。 ▲のぼり旗：縦45㎝×横15㎝のサイズ
遠目からも目立ちますので、Web会議中だとわかります。 ▲パソコン横に設置した様子です
Web会議終了後は、のぼり旗を片付けます。※オフィス内に5本×2か所に設置 この旗のおかげで、うっかりWeb会議中に声をかけられることがなくなりました。そのほかオフィスでのWeb会議に関して様々な問題があります。こちらも併せてご覧ください。 【関連ブログ】WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生
【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン①
【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン②
(周囲にWEB会議中ということをお知らせするサインです。プリントアウトしてご活用ください。)
その２：Virtual Nagoya Soumu トライアルスタート！ 「今日、総務は在宅か･･･じゃぁ、いいや」を回避！！
現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも
オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…
ＫＴがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。
そこで、Google のWeb会議システム（Google Meet） の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。 「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。 「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい！」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。 具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・ まず、総務KTが、“明日は在宅！“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。 ▼KTの総務のデスク このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。
翌日、自宅からWeb会議システム（Google Meet）に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。 使い方は簡単です。 「Meetで会話が可能（自宅と接続している）」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。 オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、 iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。
▼テレワーク中のKTと会話している様子 カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。 もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual soumuとしてご挨拶しています。 より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、 リアルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます！ 
そこで、オフィス、会議、書類といった代表的な課題を抽出して具体的な解決策について、１冊の資料にまとめました。
これからのオフィスや働き方を検討する際の参考にしていただければ幸いです。
