バーチャル名古屋総務!! 実践中

KM名古屋総務T.K

コクヨマーケティングの名古屋総務T.Kです。

今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。

「総務ブログ企画会議」こんな感じでやってます|コクヨマーケティング

【無料ダウンロード資料】オフィス回帰後のいまこそ知りたい!ニューノーマルな働き方オフィスづくりのポイント

オフィス回帰後のいまこそ知りたい! ニューノーマルな働き方・オフィスづくりのポイント | 資料ダウンロード | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

その1:オフィスでWeb会議が急増中! うっかり声をかけてしまい、会議が中断することも…

コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、社員が密を避けるためオープンな空間でWeb会議をしています。

しかし、Web会議中とは気づかず、うっかり声をかけてしまい会議が中断してしまうことも・・・

そこでWeb会議を実施する際、イヤフォンの利用とパソコンのそばに、のぼり旗を設置することにしました。

①ー1.JPG

▲のぼり旗:縦45㎝×横15㎝のサイズ

遠目からも目立ちますので、Web会議中だとわかります。

②.JPG

▲パソコン横に設置した様子です

Web会議終了後は、のぼり旗を片付けます。※オフィス内に5本×2か所に設置

③.JPG

この旗のおかげで、うっかりWeb会議中に声をかけられることがなくなりました。そのほかオフィスでのWeb会議に関して様々な問題があります。こちらも併せてご覧ください。

【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン① 

【ダウンロード】WEB会議お知らせサイン② 

(周囲にWEB会議中ということをお知らせするサインです。プリントアウトしてご活用ください。)

WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生|コクヨマーケティング

その2:Virtual Nagoya Soumu トライアルスタート! 「今日、総務は在宅か・・・じゃぁ、いいや」を回避!!

現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも

オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…

KTがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。

そこで、Google のWeb会議システム(Google Meet) の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。

「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。

「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい!」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。

具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・

まず、総務KTが、“明日は在宅!“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。

▼KTの総務のデスク

4.JPG

このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。

6 .JPG

翌日、自宅からWeb会議システム(Google Meet)に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。

使い方は簡単です。

「Meetで会話が可能(自宅と接続している)」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。

オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、
iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。

ちなみに、長年KTのアイコンとして、この「カニの絵」を使用しています。こちらは社内掲示板にも多く出没し、名古屋オフィス社員の認知度もバツグンです。


iPadは一日中接続していますが、お昼休憩や会議中など物理的に会話できない時はKT側のパソコンのGoogle MeetをOFFにしています。


その時、iPadの画面に「カニの絵」は表示されず、オフィスにいる社員とも会話できません。

▼テレワーク中のKTと会話している様子

5.JPG

カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。

もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual soumuとしてご挨拶しています。

より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、
リアルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます!

【無料ダウンロード資料】オフィス回帰後のいまこそ知りたい!ニューノーマルな働き方オフィスづくりのポイント

オフィス回帰後のいまこそ知りたい! ニューノーマルな働き方・オフィスづくりのポイント | 資料ダウンロード | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

オフィス見学

コクヨ社員が実際に働くオフィス体感いただける「オフィス見学」、オフィスや働き方の課題解決のヒントが満載です。