コクヨマーケティングの名古屋総務 KTです。 今回は、オフィス内のWeb会議中のルールと「総務ブログ企画会議」内で共有したWeb会議システムを活用したVirtual Nagoya Soumuについてご紹介します。 【関連ブログ】20.12.17「総務ブログ企画会議」こんな感じでやってます。
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その1:オフィスでWeb会議が急増中! うっかり声をかけてしまい、会議が中断することも…
コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、社員が密を避けるためオープンな空間でWeb会議をしています。 しかし、Web会議中とは気づかず、うっかり声をかけてしまい会議が中断してしまうことも・・・ そこでWeb会議を実施する際、イヤフォンの利用とパソコンのそばに、のぼり旗を設置することにしました。 ▲のぼり旗:縦45㎝×横15㎝のサイズ
遠目からも目立ちますので、Web会議中だとわかります。 ▲パソコン横に設置した様子です
Web会議終了後は、のぼり旗を片付けます。※オフィス内に5本×2か所に設置 この旗のおかげで、うっかりWeb会議中に声をかけられることがなくなりました。そのほかオフィスでのWeb会議に関して様々な問題があります。こちらも併せてご覧ください。 【関連ブログ】WEB会議の急増に伴い、オフィスの「音問題」が発生
その2:Virtual Nagoya Soumu トライアルスタート! 「今日、総務は在宅か・・・じゃぁ、いいや」を回避!!
現在、総務でもテレワークを実施しています。オフィスに居れば自然としていた雑談も、テレワーク中だと気軽に雑談をする回数は激減。社員とコミュニケーション不足を感じるようになり、テレワーク中でも
オフィスに居るときと同じ感覚で会話出来たら…
KTがテレワーク中でも気軽に雑談できないかな…と、考えました。
そこで、Google のWeb会議システム(Google Meet) の機能を利用して、Virtual Nagoya Soumuを立ち上げました。 「Virtual Nagoya Soumu」という名前を付けていますが・・・やっていることは至ってシンプルです。 「せっかくやるなら、社員にどんどん利用してもらいたい!」という想いを込めて、あえて「Virtual Nagoya Soumu」というキャッチーなネーミングにしました。 具体的に、どのようなことをやっているかというと・・・ まず、総務KTが、“明日は在宅!“のときはKTのデスクにiPadを設置しておきます。 ▼KTの総務のデスク このとき、Google Meet に繋いだ状態でiPadを設置して帰宅します。
翌日、自宅からWeb会議システム(Google Meet)に接続し、オフィスのiPadと繋ぎます。 使い方は簡単です。 「Meetで会話が可能(自宅と接続している)」な時は、iPadの画面上に「カニの絵」が表示されるように設定しています。 オフィスに居る社員は、画面に「カニの絵」が表示されているときに、 iPadのマイクをONにして話かけることで在宅のKTと話ができるという仕組みです。
▼テレワーク中のKTと会話している様子 カニの絵が表示されていれば、タイムリーにKTに相談ができるので評判も上々です。おかげでテレワーク中でも多くの社員と雑談する機会が増えました。 もちろん、ライブオフィス見学中のお客様ともiPadの画面越しにVirtual soumuとしてご挨拶しています。 より多くの社員に気軽に利用してもらえるようにするためには、社員への認知と継続が大切だと思いますので、 リアルとオンラインの両輪で、いつでも相談できる総務を目指し、引き続き邁進していきます!