時間が足りないと感じてしまうあなたへ

時短勤務社員(仕事と家事の両立に奮闘中!)

仕事がたくさんあって時間が足りないと思うことってありますよね。

私自身、育休前も忙しかったですが、職場復帰をして時短勤務になったことでさらに時間が足りなくなりました。ですが、先輩から教わった方法や自分なりの工夫で、少しずつ効率的な働き方を身につけることができました。今回は、彼女から学んだ効率化のコツや私自身が実践している小さな工夫をご紹介します。

スケジュールとタスク管理:時間を味方につける

効率よく仕事をするには時間管理が何より重要です。私が実践しているのは、Googleカレンダーとタスク管理ツールの組み合わせです。

・カレンダーに30分刻みでスケジュールを入れる
・タスクで優先順位をつけたTODOリストを作成
・カレンダーとタスクを連携させ、タスクに締め切りや所要時間を設定

最初は面倒に感じるかもしれません。でも、1週間ほど続けると、「今やるべきことは何か」が明確になり、集中して仕事に取り組めるようになります。また、「今日やらなくていいことは明日に」と割り切ることで、心にも余裕が生まれます。時間管理ツールを上手く活用すれば、膨大な仕事の中でも優先順位を見失わずに進められるんです。

AIツールの活用:クリエイティブな仕事も効率アップ

効率的な働き方は、単なる「速さ」ではありません。正確さを保ちながら、創造的な成果を生み出すことが大切です。そこで私が活用しているのが、社内で利用可能なAIツール「AI-Starter」です。少し前に社内で実施したAI講座でプロンプトの書き方について学びましたが、今では業務を効率的に進めるために欠かせないツールとなっています。私はこのツールを以下のような場面で活用しています。

・文書作成や誤字脱字チェック
・企画書の素案作成
・新しい施策のアイデア出し

AIを使うことで、クリエイティブな作業も効率的に進められるようになりました。特に、アイデア出しの際には、AIが提案するアイデアをきっかけに、人間ならではの発想を加えることで、より質の高い企画を生み出せています。

コミュニケーションも効率化 


急な相談や打ち合わせで、予定外の時間を取られることはありませんか?そんな時は、事前準備等でコミュニケーションを効率化することがオススメです。

・相談内容を事前にメールやチャットで共有
・メール等のやり取りが長く続く場合、対面や電話での打ち合わせを設定
・オンラインミーティングにすぐ対応できるよう、身だしなみを整える

私は、在宅勤務の日でも、いつでもZoomでミーティングできるよう、化粧をし、それなりの服を着て、ヘッドセットを準備しています。急な相談にも慌てず対応でき、小さな工夫ですが、積み重なることで時間の無駄を減らせます。

完璧を目指さない:自分に合った方法を見つける


「時間が足りない」と感じるのは、むしろ一生懸命頑張っている証かもしれません。仕事やそれ以外も、すべてを完璧にこなそうとするからこそ、時間の不足を感じるのです。大切なのは、完璧を目指すのではなく、自分に合った方法を少しずつ見つけていくこと。そして、時には周りの力を借りることも必要です。

今回お話しした内容で、少しでも皆さんの業務の効率化のヒントになるものがあれば嬉しいです。

同じ悩みを抱えている皆様、一緒に頑張りましょう♪

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