「このレポートは今週中に終わらせないと...」「この会議資料も作らなきゃ...」毎日の仕事に追われ、気づけばあっという間に定時を過ぎている...。こんなことってよくありますよね。
時短勤務に切り替えてから、私の毎日はまさに時間との戦いです。以前なら「1時間だけ残業して帰ろう！」という働き方が通用していましたが、子どもを迎えに行く時間は絶対に動かせません。
18時の保育園タイムカード打刻に向けて、猛ダッシュで保育園へ向かう毎日。残業ができなくなった今、何とか効率化できないものかと悩んでいたとき、少し面倒そうだな・・と思いながらも「業務棚卸し」に取り組むことにしました。
今回は、実際に試してみたら意外と簡単にできた、私なりの業務の棚卸しの実践方法を共有させていただきますね。
こんなふうに「業務棚卸し」をしてます
Step1：まずは全部出してみよう！
まずは日々の業務をすべてエクセルに書き出します。メールやスケジュール帳も確認しながら、細かい業務まで漏れなく記載することが重要です。この時点では優先順位は考えず、とにかく全て洗い出すことに集中します。
Step2：グルーピングして評価する
次に業務を「大分類」「中分類」「小分類」など階層分けて整理し、それぞれに「緊急度」「重要度」（高/中/低）をつけていきます。さらに「業務の目的」「所要時間」「期日」も追記すると、より具体的な全体像が見えてきます。
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Step3：3つの視点で改善点を考える
「変える」「減らす」「やめる」の3つの視点で見直します。例えば、AIツールの活用検討や、定例会議の頻度見直し、日報などの様式の簡略化などを考えます。
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実感している効果
以前は突発的な依頼に対して「今、手一杯で...」と曖昧に返答していましたが、業務を可視化したことで「今週は新規案件の提案資料作成と月次レポートで予定が詰まっているのですが、何かありましたか？」と具体的に説明できるようになりました。上司や同僚との業務調整がよりスムーズになり、無理な依頼を避けられることも。
また、業務の優先順位が明確になり、「今週やるべきこと」「来月までにやること」が整理できたことで、以前より心に余裕を持って仕事に取り組めているように感じます。
そして予想外に効果的だったのは、上司とのコミュニケーション改善です。業務一覧を提示することで、普段見えにくい細かな業務まで理解してもらえ、具体的な改善案の相談や業務分担の見直しにもつながっています。
未来の自分のために
いかがでしょうか？やってみようかな...という気になってきませんか？
業務棚卸しは、最初こそ時間がかかりますが、慣れれば1時間程度で終わります。私は毎月第一週の月曜日を「棚卸しDAY」と決めて、定期的に見直しています。
まだ試行錯誤の段階ですが、この習慣が定着すれば、より効率的な働き方に近づけるのではないかと期待しています！
未来の自分を少しでも楽にするために、まずは業務の洗い出しから始めてみませんか？「面倒くさい」と思う方こそ、意外な発見があるかもしれませんよ。
