「あ、WEB会議の時間だ！」と気づいた瞬間、皆さんはどこに向かいますか？
WEB会議ってどこでもできる反面、場所を間違えると迷惑をかけたり、効率的にできなかったり難しいなと感じています。
業務時間の中でWEB会議が大半を占めるようになってきた近年。忙しい中、限られた会議時間でより効率的に質の良いコミュニケーションをとるにはどうしたらいいか…先輩にアドバイスをもらったり、自分なりに実践してみて上手くいったことなど、シェアさせていただきます！
WEB会議スペースを選ぶ3つの基準
WEB会議のスペース選びで私が注目するのは、主に以下の3つのポイントです。
１．会議の性質（会議の相手・機密性）
２．参加人数
３．必要な設備
この3つを軸に、会議によって場所を選んでいます。それでは、具体的なシチュエーション別におすすめのスペースを紹介していきます！
1人で参加するWEB会議の場合
社内での打ち合わせや説明会の参加
社内での簡単な打ち合わせや説明会への参加など、特に機密性が高くなく、自分からの発言も少ない場合は、ソロブースがおすすめです。
私たちのオフィスには1人用のソロブースが設置されています。防音性はそれほど高くないですが、イヤホンを使えば十分に会話ができる環境です。自席から参加することもありますが、ブースに向かうために少し移動することで通常の執務とは切り替えができるのもポイントです。
クライアントとの重要な商談・面談
取引先との大事な商談や、上司との1on1ミーティングなど、プライバシーや集中力が求められる場合は、完全個室型のフォンブースを選びます。
ガラス張りでも壁で仕切られた空間なら、周囲の目を気にせず、落ち着いて会話に集中できます。
以前、社外の方とのＷＥＢ打ち合わせをオープンスペースで行ったところ、背後で同僚が大笑いする場面があり、相手に「何かおもしろいことがありましたか？」と聞かれてしまったことがあります。やってしまいました…泣 それ以来、相手との関係性や会話の内容に合わせて場所を選ぶようになりました。特に取引先との商談などは、機密性を保てるだけでなく、相手に「ちゃんと環境を整えてくれている」という印象を与えることも重要だと学びました。
複数人で参加するWEB会議の場合
社内メンバーとのミーティング
チーム内の定例ミーティングなどカジュアルな雰囲気のミーティングには半オープン型のミーティングスペースがおすすめです。
完全に壁で囲まれていないけれど、ある程度区切られた空間なら、周囲への音漏れも最小限に抑えられます。執務スペース内に設置してあるので気軽なアクセスも可能です。
私のチームでは、このようなスペースで遠隔地のメンバーとミーティングを行っています。ＷＥＢ会議が終わった後、同じオフィスのメンバーとリアルで打合せをすることもできるので効率も良いんです。
プレゼンテーションや重要な会議
大事なプレゼンや複数の拠点を繋いだ大規模なミーティングには、大型モニター完備の会議室を予約します。
以前、3拠点を跨ぐプロジェクトの際、各拠点のプロジェクトチームがそれぞれのオフィスの会議室に集まってキックオフを行いました。大人数だと全員の顔を画面に表示しきれない場合があるので、「オフィスに集まってＷＥＢで繋ぐ」というかたちは顔合わせには最適だなと感じました。一体感も生まれますし、やっぱり相手の表情がしっかり見えるというのは、コミュニケーションの質を大きく左右しますね。
自席でWEB会議する場合の工夫
とはいえ、ブースが空いていないなど、どうしても自席で参加しなくてはならないことも…。そんな時は、以下のような工夫をしています。
・ノイズキャンセリング機能付きのイヤホンを活用する
・会議中は「通話中」の札やサインを机に立てて周囲に配慮
・発言が必要な時は、事前に周囲に一言断っておく
工夫次第では、自席での参加も十分可能です！
実は、WEB会議の場所を意識的に選ぶようになってから、会議自体の準備も変わってきました。「この会議の目的は何か」「誰と話すのか」「どんな成果を出したいのか」といったことを事前に考えるようになったんです。
場所を選ぶという小さな行動が、会議の質を高めることにつながっているのを実感しています。
皆さんも、次回のWEB会議の前に「この会議にはどんな場所が最適だろう？」と考えてみませんか？その小さな選択が、会議の質を高め、仕事の効率アップにもつながるかもしれません！
