「え、それ聞いてないよ！」「そんな話、知らなかった」職場でこんなやり取りを耳にしたことはありませんか？ここだけの話、私はかつて、この「報告・連絡不足」の主犯でした（ごめんなさい）。仕事に追われる日々、「自分でなんとかしよう」と抱え込んでいたら、ある日、大失敗をしてしまいました。今日は、私が痛い目にあって学んだ「報告・連絡の大切さ」と、忙しくても無理なく続けられるコツをご紹介します。
「デキる社会人」の勘違い - 報告・連絡の大切さを学んだ苦い教訓
入社したての頃、私は「報告・連絡」の重要性を理解していませんでした。「上司は忙しそうだし、何度も確認するのは気が引ける・・自分でなんとかしよう！と思い、上司に確認せず進めることもしばしば。わからないことがあっても自分なりに対応するのが “デキる社会人” だと思っていた面もありました。
そんな中、初めて任されたお客様への提案資料作成で大失敗。提出日直前に上司から「これじゃ全然内容が伝わらないよ」と指摘され、時間もなかったため、結局上司がイチから作り直すハメに。あの時、途中経過を報告したり、先方とのやり取りをきっちり報告していれば、こんな事態にはならなかったはず。この失敗から、「報告・連絡」の重要性を身をもって学びました。
これさえ押さえればOK?!私なりの報告・連絡のメソッド
このままではいけないと思い、先輩たちはどうしているのか、アドバイスを求めてみました。すると、先輩たちが意識している点には共通点があったんです。それを自分なりに整理してみました。
報告：報告は定期的にすべし
小さな変化を見逃さないためには、報告は必要な時だけではなく、定期的に行うことが大切だと教わりました。しかし、定期的に報告するのは、わざわざ時間を確保したり、タイミングを見計らったりと、中々難しいですよね。そこで活用しているのが、社内で取り入れられている1on1ミーティングです。私の部署では、2週間に1回の1on1ミーティングを推奨していて、そのおかげで定期的な報告が継続できるようになりました。1on1ミーティング実施前には、話す内容を事前に上司と共有しているので、1回30分という限られた時間ですが、効果的な打ち合わせが実現できています。
連絡：連絡は必ず形に残すべし
先輩から学んだのは、連絡の目的は「情報を発信することではなく、確実に相手に届けること」だということ。以前、プロジェクトの進捗や会議日程などの連絡をメールで行っていたところ、「聞いていない」「見ていない」など小さなトラブルが起こることが多かったんです。そこで、先輩からのアドバイスを参考にして、ツールを活用することにしました。コクヨでは、slackというチャットツールを使用しているのですが、連絡して終了ではなく、確認してもらった人には、リアクションスタンプで「確認しました」などの反応をしてもらうようにしたんです。相手にしっかり伝えられたことまで確認できるため、「聞いてないよ！」などの連絡ミスも激減しました。
忙しい毎日の中で「報告・連絡」を習慣化するのは簡単ではありません。でも、ちょっとした工夫で大きく変わるんです。私のように失敗して学ぶ前に、ぜひこれらのメソッドを試してみてください！最初は少し手間に感じるかもしれませんが、長い目で見れば必ず効率化に繋がるはず。一緒に、もう一歩先の「デキる社会人」を目指しませんか？
