新入社員の入社や組織編成のシーズンになると、「またレイアウト変更か…」なんて、頭を抱えていませんか？
組織編成は会社の成長になくてはならないもの。 その重要性を理解しつつも、「またか…」とため息をついてしまうのが、私たち現場の人間です。だって、ただでさえ山のように積み上がったタスクに追われているのに、レイアウトの図面とにらめっこしたり、謎の配線コードと格闘したり…。「会社の成長をサポートできるなんで…最高っ！！」と心の中で暗示をかけながらも、本音では「勘弁してくれ〜！」と叫びたくなります。
今回は、そんな「毎回の大変さ」から少しでも解放されるかもしれない、私たちが実際に取り組んでいるオフィス運営についてお話しさせていただきますね。
固定席を持たない「フリーアドレス」という選択
私たち、コクヨマーケティングでは、フリーアドレス制を導入しています。
「え、フリーアドレスって管理が大変そう…」と思われるかもしれませんが、実は逆なんです。
固定席だと、新しいメンバーが入るたびに「この人はどこに座ってもらおう」「あの部署のスペースが足りない」といった頭痛の種が増えますよね。
でもフリーアドレスなら、数名の増員程度であれば、既存のスペースを有効活用できるため、レイアウト変更の必要がほとんどありません。オフィス管理の負担もグッと軽くなります
コクヨマーケティングのオフィス事例
「フリーアドレスを導入できたし、これで私の肩の荷がおりた！！」と手放しで喜ぶのはまだ早いんです。フリーアドレスはあくまでツールの一つにすぎません。導入するだけで、オフィス管理の課題がすべて解決するわけではないんです。このままだと、また様々なタスクが降りかかる恐れが・・そんな状況をつくらないためにも、私たちが実際に取り入れている運用をご紹介しますね。みなさんの負担を少しでも軽減できる「ヒント」になりますように！
新入社員も安心の「OJT席」
「先輩に質問したいけど、今日はどこに座っているんだろう？」そんな新入社員の声から生まれたのが「OJT席」です。ここは、チューターや先輩社員に優先して座ってもらっています。新入社員は先輩の居場所を探す必要がなく、また「今話しかけても大丈夫かな？」とタイミングを計るストレスもありません。新入社員が安心して働ける環境を整えるのも、総務としても大切な役割なので、この運用があると、とても安心です。
チームビルディング席で連携強化
フリーアドレスだと「チームの一体感が薄れるのでは？」といった声もききますが、コクヨマーケティングでは、オフィス内にいくつかの「チームビルディング席」を用意しています。プロジェクトの際や、今日はチームメンバーの近くで働きたいなといった時には、ここを利用します。使われていない時には、通常の執務席として、またミーティングスペースとしても活用することができます。
柔軟性が生む「ゆとり」のオフィス管理
人員増加に対応するオフィスづくりのコツは、「固定」ではなく「柔軟性」にあるのではないかと考えています。
コクヨマーケティングでは、フリーアドレス、OJT席、チームビルディング席などの多目的スペースを組み合わせることで、レイアウト変更の手間を大幅に削減できています。
フリーアドレス導入には準備や運用ルールの設定などが必要ですが、一度軌道に乗ってしまえば、私たちの「不要な手間」を減らし、同時に、社員の働き方をサポートする大きな力になってくれます。
皆さんのオフィスでも、ぜひ「柔軟性のあるオフィス」を検討されてみてくださいね。
