近年、フリーアドレスを採用する企業が増え、「ホテリング」と呼ばれる運用が注目されています。この記事では、ホテリングの基本情報やメリット・デメリット、導入する際のポイントを解説しています。
ホテリングの基本情報
ホテリングとは？
ホテリングとは、複数の社員が共有する席や個室を予約して使う運用のことで、利用する席を自由に選べるフリーアドレスから派生したものといわれています。固定席がなく使用したい席を自由に選べる点はフリーアドレスと同じですが、ホテリングは、出社するタイミングに合わせて、席の予約が必要になります。
ホテリングの目的
ホテリングを導入する目的は、オフィススペースを有効活用でき、コスト削減が期待できるからです。座席数は社員の数より少なくてすみ、席も予約制なので効率よくオフィス空間を活用できます。空いたスペースはリフレッシュスペースやミーティングスペースなど他のことに利用できます。
ホテリングが注目される理由
なぜホテリングが注目を集めているのでしょうか。具体的な理由を解説していきます。
多様な働き方にマッチしている
コロナ禍以降、テレワークが定着しテレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークなどの働き方が多様化しています。
例えば、フリーアドレスの場合、出社してみないと席が空いているか分かりません。もしホテリングを導入していれば、席を確保した状態で出社するため、空席の有無を心配する必要がなくなります。
ホテリングの3つのメリット
ホテリングの導入によって、どのようなメリットがあるのでしょうか。
出社の把握がしやすい
ホテリングでは、利用時間を指定して予約するため、勤怠や出社管理がしやすくなります。ホテリングの管理画面で誰が出社し、どの席を利用しているか一目で把握できます。
オフィスを省スペース化できる
席は予約制なので利用状況も把握することができ、従来のオフィスやフリーアドレスと比べて、省スペース化が可能になります。空いたスペースをリフレッシュスペースやカフェスペースにリニューアルすれば社員の満足度が向上するでしょう。
状況に応じて席を利用できる
たとえばチームや部署で集まるシーンも出てくるでしょう。ホテリングであればフリーアドレスのメリットを残しつつ、時間を指定しチームでまとまって席を予約することも可能になります。状況や用途に応じて柔軟にオフィスが活用できるのはホテリングの大きなメリットといえます。
ホテリングの3つのデメリット
ホテリングの注意点を3つ解説します。
予約の手間が発生する
出社する日は毎回、席を予約しなければならず、毎回予約する煩わしさを感じるかもしれません。
予約にはデバイスが必要
基本的にスマートフォンやパソコンなどのデバイスから予約します。社員にデバイスを支給している企業でないと、スムーズに導入できない恐れがあります。
席が固定化されるケースがある
毎回、席を選んで予約することを手間に感じ、常に同じ席を予約するケースも考えられます。同じ席ばかりを利用する社員が増えると席が固定化され、フリーアドレスのメリットが失われます。例えば、目的別にオフィスのエリアを分け、目的に沿ったエリアを選んでもらうことで固定化を防ぐような工夫が必要になります。もしホテリングのシステムに席をランダムに決める機能が搭載していれば、席の固定化を防ぐことができるでしょう。
ホテリングを導入する際のポイント
ホテリングを導入する３つのポイントを解説します。
定期的に改善する
導入してしばらく経つと一定の席に人気が集中し、席の予約に偏りが出てしまうケースもでてくるでしょう。また、出社する人数が多い日には、早々に予約で埋まってしまうかもしれません。定期的に予約状況を確認し、誰でも快適に働けるよう、座席数を見直すことが必要です。
ルールを決める
ホテリングを導入する際、必ずルールを設定することが大切です。
たとえば「連続◯日以上同じ席を利用しない」といったルールを導入時から定めておくとよいでしょう。
おすすめのホテリングシステム
おすすめのホテリングシステムを以下で詳しく紹介します。
Acall（Acall株式会社）
座席予約だけでなく、オフィスへの入退室、受付対応、会議室管理、IoT 連携など幅広く使うことができる多機能型のワークスタイルプラットフォームです。オフィス内のログやチェックインデータなどを収集し分析できるため、利用状況を可視化することができます。また、勤務開始時に働いている場所や状況を共有することができるため、リモートワークでも心理的安全性を確保しやすい特徴があります。
EXOffice (株式会社WHERE)
オフィスでの社員の位置情報の把握、会議室の予約ができる多機能型の座席管理システムです。拡張機能を使うことで、Outlook連携やトイレの満空表示ができます。会議室ごとの利用状況を表示し、「予約しているのに利用されていない」「広い会議室を少人数で利用している」 など空間の有効利用に向けたオフィスの利用実態の見える化ができる特徴があります。
とれ太くん (パソナ・パナソニックビジネスサービス株式会社)
座席予約だけでなく、会議室とさらに備品まで予約ができる多機能型の座席管理システムです。 簡単操作でチェックイン、予約時間を一定期間経過して利用しない場合は自動キャンセルできます。管理用PCだけで座席管理システムの導入ができるため、低コストであることが特徴です。
らくーざ (NJCネットコミュニケーションズ株式会社)
座席予約に特化した座席管理特化型のシステムです。座席予約をする時は、システムがランダムで選択するため、フリーアドレスの固定席化を防ぐことができます。また、グループ抽選機能もあるため、複数人で研修する時には隣同士で着席することができます。
まとめ
ホテリングとは、複数の社員が共有する席や個室を予約して使う運用ことです。席の予約運用をすることで出社率を調整しやすいことから、フリーアドレスを導入した企業から注目されている座席運用方法の一つです。
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