フレックス制度やテレワークといった柔軟な働き方が選べる時代。働き方改革にとっても大きなポイントですよね。でも実際は、制度はあるけど誰も使っていない・・・そんな状況、皆さんの会社でも心当たりありませんか？
「制度はあるけど使えない」の正体
コクヨマーケティングも社員の柔軟な働き方を支援するために様々な制度を採用しているのですが、先日、若手社員から「フレックス制度って使っていいんですか？」と恐る恐る聞かれてハッとしました。よくよくスケジュールを確認すると、せっかく導入されているフレックス制度、チーム内でほとんど活用されていなかったんです・・・
「フレックス制度、自由に使ってね」口ではそう言っていても、定例ミーティングは当たり前のように9時スタート。コアタイムは全員働いてるのが当たり前という空気感。これでは、せっかくの制度も絵に描いた餅ですよね。私自身も忙しさにかまけてなかなか活用しきれていなかったこともあり、メンバーが制度を使いやすい環境を作れていなかったと反省しました。
フレックス活用3つのポイント
明確に「使っていい」と伝える
制度の存在を知っていても、上司が何も言わなければ「暗黙のNG」だと思われてしまうんですよね。新入社員も入ってくるこの時期、特に若いメンバーにとっては制度としてあるものを使うだけでも不安がついてくるのだと実感しました。私たち管理職から積極的に「使ってほしい」と発信することがまずは第一歩！
仕組みを少し変える
定例で決まっている会議などはできるだけ朝一の会議を避けて、時間を後ろに少しずらすように設定。コアタイムに全員揃う必要がある業務を見直すだけで、グッと柔軟性が増します。忙しい日々、全員が揃う時間は貴重なので、時間によっては一緒にランチに行けたりなど、チーム内のコミュニケーションUPにもつながるという思いがけない効果も。
自分も使ってみる
正直、これが一番効果的でした。私自身が月に数回フレックスを使用することで、「上司も使っているなら大丈夫」という安心感が生まれたようです。ただ使うだけでなく、共有スケジュールに『フレックス』と入れて可視化することがポイント。チーム外のメンバーとのスケジュール調整にも役立っています。
フレックス活用での思わぬ変化
「バラバラの時間に出社したら、チームワークが崩れるのでは？」
そんな心配がよぎったのも事実です。しかし予想外だったのが、メンバーの時間の使い方が変わったこと。
以前は役所の手続きや子供の学校行事のために、わずか1〜2時間の用事でも半日や1日の有休を取って休んでいました。でもフレックスを活用するようになってからは、「通院のため2時間だけ早めに退勤」「子供のお迎えのために中抜け」「フレックスと直行直帰を組み合わせてゆっくり移動」といった柔軟なスケジュールが組めるように。
「貴重な有休を使わずに済んで助かります」「朝の通勤ラッシュを避けられるだけで、こんなに楽になるとは」というメンバーの声を聞くと、ワークライフバランスの改善が実感できます。有休の取得理由も「ちょっとした用事」から「本当にリフレッシュしたい時」のために使えるようになり、休暇の質も向上したように感じます。
私も毎日バタバタで、正直メンバーの働き方まで気を配る余裕がなく、「使いたい人が使えばいい」と思っていました。でも「フレックスを活用できているのか」この一点を見直しただけで、メンバーのモチベーションも大きく上がったように感じます。若手社員にも「このチームでは柔軟な働き方を目指している」と自信をもって伝えられるようになりました。
大きな改革は必要ではなく、「使っていいよ」の一言と、ちょっとした仕組みの見直し。それだけで、チームの雰囲気は大きく変わることを実感しました。
制度はあくまでツール。本当に使えるものにできるかは、「せっかくなら活用しよう」という使う人の気持ち次第なのかもしれませんね。
