管理職になり、これまで以上に時間の大切さを実感している毎日です。
特に会議は、情報共有や課題解決だけでなくチームの方向性を定める重要な場である一方、「時間の浪費」に陥りがち。予定していた時間から大幅に延びてようやく終了…なんて経験は皆さんもお持ちではないでしょうか。そんな経験から、会議内容に合わせて取捨選択をすることで会議の効率も向上するのでは？と考えました。私が実践している「3つの選択」を、今回はご紹介したいと思います。
「場所」を選ぶ
会議を行う際、以前は「空いている場所ならどこでも」と考えていました。ですが、会議の目的や性質に合わせて場所を選ぶことは、会議の効率化において非常に重要です。
座り心地の良いイスは長時間の会議でも身体的な負担が少ないのですが、逆に言えば「長居しやすい」環境でもあります。ちょっとした打ち合わせのつもりが脱線してダラダラ…なんてことも。
私のチームでは、30分以内に終わらせたいミーティングにはハイテーブルエリアを使っています。立ったままかハイスツールに腰掛ける形になるため、長時間の議論に向かず、おのずと「くつろがない」かたちになるんです。力業に思われるかもしれませんが、必要な情報だけを手短に共有する習慣がつき、自然と要点を絞った会話になります。
一方、新しいプロジェクトの立ち上げや問題解決を目的とする会議では、アイデアを可視化できる環境が必須です。大きなホワイトボードや電子黒板があるスペースを選ぶことで、議論の内容を全員が視覚的に共有でき、認識のズレを防ぎます。
「時間」を選ぶ
会議の効率化には、時間設定も重要な要素です。
私が会議を進行する際に意識しているのが「55分ルール」。これは60分の会議枠を取る場合、実際には55分でスケジュールを立てておくというルールです。この5分の差が、議論が長引いた時のバッファタイムになるだけでなく、次の会議への移動時間やトイレ休憩の時間となり、スケジュール全体で余裕を持って管理できるようになります。このルールを導入してからは連続する会議のための途中退席や遅刻も減り、結果として時間通りに進められる会議が増えました。
また、１日の中でも時間帯によって会議の性質を変えると効果的です。脳が冴えている午前中は意思決定や情報共有などに向いているそうで、午後は脳が疲れてきて情報の取捨選択をするようになるため、アイデア出しや議題の深堀りのような会議がおすすめとのこと。
金曜日の午後なんかは、１週間の疲れと週末に向けて気のゆるみが出がち。重要な意思決定の会議には、最良の判断をするためにも金曜の夕方は避ける、なんて選択も大切ではないかと考え、実践しています。
「ツール」を選ぶ
会議の効率化には、適切なツールの活用も欠かせません。
私たちのチームでは、参加者の状況に応じてオンラインとオフラインを柔軟に切り替えています。働き方がますます多様化している現代、オンラインで繋いだ方が時間の有効活用になることも多いですよね。
また、情報共有だけが目的の会議の場合、大会議室に全員を集めるよりオンラインで資料共有しながらの方が各自の画面で資料を確認できて情報が的確に伝わることも。逆に、チームの方針決定や複雑な問題解決は、対面でのコミュニケーションが効果的だと考えています。
「場所」「時間」「ツール」この3つを意識的に選択することで、会議の効率が大きく改善することを実感しています。こういった工夫は単に会議時間を短縮するだけでなく、チームメンバーの時間を尊重する姿勢を示すことにもなります。
メンバーの時間が大切にされていると感じれば、モチベーションも高まり、結果的にチーム全体のパフォーマンス向上につながるのではないでしょうか。チームの対話の質を高める「場」づくりこそが、管理職に求められるものかもしれないと感じています。私の取り組みが皆さんのヒントになれば幸いです。
