忙しい毎日、自分の仕事も山積み。 そんな中、何度目かの「ちょっと教えてください」の相談に「いい加減マニュアルを作らなきゃ」と思いながらも、取り急ぎ口頭で説明してその場は対応・・・陥りがちなこのループ、抜け出せないのは、あなたが怠けているからではありません。むしろ「頑張りすぎ」の罠に陥っているのかも？！
マニュアル化が進まない原因、「頑張りすぎ」かも？！
「マニュアルを作るのに1時間かかるなら、その場で教えた方が5分で済む」
対応できてしまう人ほど、こう考えてしまいがちです。私自身、まさにこの罠にハマっていました。毎週必ず一度は「経費精算のやり方がわかりません」と聞かれて、その度に口頭でレクチャー。でもその対応時間は決して小さくありません。自分では迅速で丁寧な対応だと思っていましたが、結局は何度も同じ業務に時間を費やしていたんですよね。
さらに危険なのが、「自分がいないと回らない」状態に慣れてしまうこと。以前、3日間の研修で不在にした際、代わりに業務を請け負ってくれたメンバーから「先輩ほど上手く説明できなくて・・・」と申し訳なさそうに言われました。その時ようやく、自分が「頼られる存在」ではなく「チームのボトルネック」になっていたことに気づいたんです。
完璧を目指さない「ついでマニュアル化」
そこで私がたどり着いたのが「完璧なマニュアル」を諦めることでした。
当時の私は、「マニュアルだからこそ、作るなら誰が見ても完璧なものにしなければ」そう思っていました。その気負いが「明日やろう」「時間ができたら」という先延ばしを生み、結局いつまでも着手できない原因になっていました。
このままではいつまで経っても進まない。そこで、やり方をこんな風に変えてみました。
以前答えたことのある質問が再び来たら、口頭でささっと対応したくなる気持ちをこらえて、10分だけ待ってもらうことに。その10分で対応方法や手順をざっと箇条書きにした簡単なメモを作成します。相談者にそのメモを渡して、その日の対応はいったん完了。そしてついでに、メモのコピーをOfficeソフトやドライブに搭載されたAI支援機能に『視覚的にわかりやすくブラッシュアップして』と依頼。
「それだけ？」と思われたかもしれません。でもたったそれだけで、箇条書きのメモが驚くほど「マニュアルの形」になるんです！
もちろん最終的な確認や調整の時間は必要ですが、ベースがあるかないかでは、ゼロから自力で作成するのと効率は段違いでした。なにより「マニュアル作るぞ」のはじめのステップを対応の「ついで」にすることでハードルが下がり、日常業務の合間など気軽に作業できるようになりました。
また、相談者にメモを渡すときには「まずはこれを見て、わからないところがあったら気軽に聞いて」と添えるようにしています。最初は「対応が雑だと思われないか」と不安でしたが、意外にも好評でした。口頭で説明されたことは、その場ではわかっても、なかなか頭に残らないものですよね。
あなたの「明日の楽」がチームを強くする
この「ついでマニュアル化」を続けているうちに、嬉しいこともありました。新人が入社した時、チームメンバーが「これ見てやってみて」と私の作成したマニュアルを渡していたんです。自分が出ていかなくてもチームが回り始めている。その光景には、直接頼られるのとはまた違った達成感がありました。
私の最初のマニュアルは、メモ1枚の箇条書きでした。でもそれが繰り返し業務の削減につながり、チームの自走につながっています。
マニュアル化が進まないのは決してあなたが怠けているからではなく、むしろ真面目に頑張りすぎているから。 今日の10分、よく聞かれる質問を箇条書きにしてみるところから始めてみませんか？チームを強くするきっかけは「今日の頑張り」だけでなく、あなた自身の「明日の楽」も考えてみることにあるかもしれません。
