コラム

フリーアドレスオフィスにおける 防災備蓄の進め方

オフィスを取り巻く環境では働き方改革の考え方や取組みが浸透する中で、スペース効率の向上、組織変更への柔軟な対応、 コミュニケーションの活性化、自立的な働き方の促進などの効果があると言われているフリーアドレスの導入が進んでいます。

業種でみると、最先端のIT企業だけでなく鉄道、小売、製造、不動産から中央省庁まで様々な業種でフリーアドレスの導入が進んでおり、 オフィスの実に20%がフリーアドレスを採用しています。

今回はそんなフリーアドレスを導入したオフィスにおける、空間を上手に活用した防災備蓄対策をご紹介します。



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1.フリーアドレスにおける防災備蓄

倉庫にまとめて収納しがちな防災備蓄品ですが、オフィス内の空間を活用することで、 防災備蓄対策のお悩みのひとつである“BCP対策上、備蓄品を用意したくても置く場所がない”という問題もクリアすることができます。
また有事の際にすぐに必要なヘルメットや救助用具が倉庫ではなくオフィス内にあることも重要なポイントです。



デッドスペースを活用する[救助用工具]

救助用工具などは嵩張るため、倉庫の中にしまっているという企業は多くあります。
しかし地震でドアが歪み外に出られなくなったり、つり天井が落下して通路が塞がれた場合などに避難路を つくったり、什器で挟まれて動けなくなった人を救助するためには、オフィス内に工具を配置することが大切です。 部屋の隅、什器の端などのデットスペースに設置ができるタイプの工具入れなら新たな置き場をつくる必要がなく、 スペースを有効活用できます。

【関連コラム】防災備蓄を時系列で考える

デスク[ヘルメット]

地震発生時、すぐに頭に被るヘルメットは、身近な場所において置く必要があるため、デスク周りが最適な場所です。
マグネット式フックをデスクに貼り、ヘルメットを引っ掛けておくと良いでしょう。 ただし、通常のヘルメットだと意外と大きく邪魔になることがあるため、コンパクトなタイプを選ぶことをおすすめします。また、フリーアドレスでは常に同じ席に同じ人が座るとは限らないため、あご紐の調節が容易なコードストッパー式のものがよいでしょう。

個人ロッカー[1日目分の備蓄品]

フリーアドレス導入に伴い必要になる個人ロッカーへは1日分の水や食料がセットになった個人備蓄セットを収納しましょう。
1日分をロッカーに保管する事で、収納庫や倉庫などの共用スペースには2日分の備蓄を収納すれば良いので、 全体のボリュームを減らす事ができます。 また発災初日はそのセットを各自で使用してもらえばよいので、総務担当にとって最も忙しくなる初日を BCP対応などに専念できます。

チェア[非常用品セット]

チェアにも防災備蓄品を取り付けるという方法もあります。
徒歩帰宅をサポートする非常用品をセットしておけば、担当者が都度配布する必要がなく、 かつ在籍人数=チェア数ということになれば在庫の管理もしやすくなります。
フリーアドレス導入にあたり、空間全体の効率化の一環で収納スペースが削減されるケースが多いため、 新たな備蓄場所を必要としない配備方法が有効です。

【関連コラム】フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!

保管庫【備蓄品(救急用品セット、保存水、食料、トイレ等)】

保管庫へは地震発生時すぐに必要となる救急用品セットや滞留生活に必要となる保存水、食料、トイレ等の 各種備蓄品の収納が適しています。
保管庫にぴったり入るサイズの用品を選ぶことで、デッドスペースを解消し、収納効率を上げることができます。

運用面では執務スペース内に備蓄品を配備する事によって、有事の際に防災担当者が配布するのではなく 従業員自らに取ってもらう事も可能で、配布の手間を軽減する事もできます。
それには、フリーアドレスで偶然に保管庫の近くに座った社員でも、扉を開けた時にその段ボールに何が入っているのか、 視認しやすいデザインの商品を選ぶと、よりスムーズな運用が可能になります。

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天袋収納【備蓄品(食料、トイレ等)】

天袋収納は高さがあり取り出し勝手がやや劣るため、何も入れていない企業様も多いのではないでしょうか?
収納庫と同様に滞留生活に使用する備蓄品を収納しましょう。
但し、重量のある保存水は取り出しにくく、家具の転倒を誘発する可能性もあるため、控えましょう。

今まで倉庫に入れていた防災備蓄品のすべてをオフィス内に収納することは難しいでしょう。
緊急性や運用面に配慮した上でオフィス内と倉庫に分散配置をすることで、有事に適切な行動ができるとともに、平時においてもスペースが有効活用できます。

【関連コラム】備えのの周知を促進する防災備蓄の「分散配置」とは

【関連コラム】自助・共助・公助、企業防災とは何か?


2.コクヨは「防災備蓄をはじめる」「つづける」をサポートします。

防災の取り組みは、大きく2つに分けることができます。 ひとつは「はじめる」̶防災対策を考えることです。もうひとつは「つづける」̶防災対策を維持・管理・発展させることです。 つづけることを見据えて「はじめる」。「つづける」なかでも、もう一度「はじめる(見直す)」。

コクヨでは、この取り組みを「ささえる」コンテンツをご用意しています。 オフィス構築のプロならではの視点で、働き方やオフィスに合わせた防災備蓄をご提案します。 ぜひ、お気軽にご相談ください。



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よくあるご質問FAQ

フリーアドレスに関して

フリーアドレスが社員に浸透するか不安です

導入前に経営者様・社員様向けにフリーアドレスでの働き方をイメージして頂けるよう、ライブオフィスにてコクヨ社員の働き方をご紹介いたします。
また、フリーアドレスへの不安を解消し、目的を共有するためのワークショップ開催や社員の声を取り入れたオフィスづくりを実現する働く環境診断「はたナビPRO」などフリーアドレス成功をサポートする各種メニューをご用意しております。

フリーアドレスの導入にはどのくらいの費用がかかるでしょうか?

一般的に、フリーアドレス対応デスクは固定席タイプのデスクと比較すると、一人あたり同額、あるいは若干コストが下がります。
一方で、フリーアドレス対応デスクには引き出しやワゴンなどの収納機能がないため、デスク入れ替え時には個人用の収納スペース(個別ロッカー等)が別途必要になります。
また、什器以外に配線設備工事や既存デスクの処分費がかかります。
お客様の状況や目的によって異なりますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスを導入する場合、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

フリーアドレス化の成功には「目的の明確化」と「運用が維持できる仕組み」がポイントになります。
まず、フリーアドレスの導入前には、経営者・管理職・社員各々がフリーアドレスの目的を把握し、理解する事が必要です。
導入後も、せっかくのフリーアドレスが固定席化しないように運用ルールを決めて、守られているかどうかチェックを行うなどの工夫が大切です。

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

自社にフリーアドレスが合うのか分かりません

フリーアドレス化の目的やお客様の働き方によって、導入範囲や運用方式などは異なります。
また、全席フリーアドレスを導入するのではなく、まずは一部の部署だけ試験的に導入して、徐々に他の部署へ拡げていくパターンもあります。
コクヨマーケティングは、お客様へのヒアリングやアンケートの結果を元に、目的や働き方に応じたタイプのフリーアドレスをご提案いたします。

フリーアドレスを導入するメリットは何ですか?

主に「スペース効率の向上」「組織変更・人数変更への柔軟な対応」「コミュニケーションの促進」「自律的な働き方の促進」の4つがメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを成功させるポイントを教えてください。

フリーアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントをおさえることが大切です。
①目的を明確にし、社員へ浸透させる②「運用」が維持できる仕組みを作る③働き方をサポート「ツール」を用意する

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

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