会議の生産性を高めるために 知っておきたいテクニック

働き方改革がどの企業でも取り組まれている昨今、非効率の象徴の1つに会議があると思います。
「結論が出ない」「時間どおりに終わらない」「意見が出ないでシーンとする」など、会議の進め方はどうするべきなのでしょうか?

実は、会議には大きく分けると2つのタイプがあります。1つは、アイデアを出したり、問題解決の打ち手を考えるような「創造会議」。
もう1つは、報告や連絡、調整、交渉などを中心とした「定型会議」です。

そしてこの2つはサッカーと野球くらい進め方が違います。2つのどちらを今やっているのかを意識しておかないと、
必ずといっていいほど時間オーバーになるものです。

このコラムでは、「定型会議」と「創造会議」のそれぞれの違いと効率的に進めるコツをご紹介します。

1.会議には「創造会議」と「定型会議」の2つの種類が存在する

「創造会議」はディスカッションとかブレストなどとも言われますが、これはアイデアを出したり、課題を出したりと色々な意見を言わなければいけません。
ところが得てして、アイデアを出しても否定されたり、「もうちょっと良いアイデアがあるのではないか」といつまでもダラダラと議論が続くことがあるでしょう。

一方の「定型会議」は情報共有会や定例などとも言われますが、これは様々な情報を報告したり共有したりするので、前半の情報共有に時間を使ってしまうと、
後半時間切れになったり、脱線しだすと何を話しているのかがわからなくなり時間だけが過ぎていくということがあるでしょう。

そういった「創造会議」と「定型会議」のそれぞれを上手く進めるためのコツと総務担当者の方に、
準備しておいてほしいオフィスのツールについて考えてみたいと思います。

▲ 「創造会議」と「定型会議」の違い

2.「創造会議」は発散と収束を分けることが、スピードアップのコツ

「来期の新商品企画をどうしよう」「営業の売上げ拡大の施策を考えなければ」など、
アイデアを出さなければいけない会議は1つの議題をまとめるだけでも長い時間が掛かります。

多くの場合で、「○○○してはどうでしょう」と誰かが言うと、「いや、それにはこんな問題がある」と別の人が否定して、
また別の人が「じゃあ、△△△するのはいかがですか」というと、「でも、それには予算が必要ですよね」とまた否定したりします。

そもそも、全てのアイデアには何らかの欠点があるものです。品質を求めればコストが高くなりますし、スピードをあげればミスがでるかもしれません。
つまりアイデアを出すときには、欠点のあるアイデアも一通り出し尽くしてから、出たアイデアを比較検討してより良いものに練り上げていくというやり方をした方が早く終わるものです。

これを「発散(アイデア出しのフェーズ)」「収束(アイデアを選び練り上げるフェーズ)」と言います。

この発散と収束を分けて行う、まずは欠点のあるアイデアも否定せずにたくさん出してそれから絞り込む、そういったやり方をすることで
創造会議の生産性は少なくとも2倍以上になるでしょう。

そのために必要なツールは、なんといってもホワイトボードでしょう。

ホワイトボードに出たアイデアをとにかく書き出していく(これが発散です)。
そのあと書き出したアイデアの優劣を冷静に比較する(つまり収束ですね)。

書かれた文字を見ながら議論するだけで随分と冷静に判断が出来るようになるはずです。
できれば付箋もあるといいでしょう。参加者がそれぞれ付箋にアイデアを書きながらホワイトボードに貼って議論すると
参加意識もたかまり盛り上がりやすい雰囲気を演出できるでしょう。

3.「定型会議」は議題の数を事前に確認することが時間 通りの終わるコツ

一方、報連相を中心とした「定型会議」での発言は、「先週の訪問件数は21件、そのうち提案につながったのは7件です」
「受注できそうな案件はいくつあるんだ?」「えっと、まだ2件のみなのですが・・・」みたいな流れでしょう。

上司やプロジェクトリーダーの人が、メンバーの報告を順番に聞きながら、質問をしたり指示をしたりする。

1時間で報告する人が7人とか10人いたりする。ちょっと油断して1人にかかる時間が15分とか使ってしまうと、
あとの報告者にシワ寄せが行ってしまい、最後の数名はバタバタと1~2分での報告になる。

もしくは上司が時間を気にせずダラダラ延長戦の会議になってしまう。そんな形になるでしょう。

ゆえに、定型会議で大切なのは、会議のスタート時にいくつの議題(報告事項)があって、
それぞれ何分くらいの時間をつかうのかをメンバー全員で共有しておくことです。

仮に報告者が6人いて、1時間の会議とするならば、一人当たりの持ち時間は8分程度にするべきです。
10分とすると必ずズルズル遅れます。
そういった確認をしておけば、参加者としても時間を意識して報告するようになるでしょう。

定型会議をうまく進めるための必要なツールは会議室にモニターを設置し、パソコンをつないで議題を表示しながら進めることです。
ホワイトボードでもいいのですが、定型会議は効率的な情報共有が命です。

会議の冒頭にパソコンで議題を打ち込んでおき、それをモニターに投影して時間配分をメンバーと共有します。
そして、その議題の下に、決まったことや検討することなどをタイピングしながら進めていけば、それがそのまま議事録になりますので、会議の時短を進める上で非常に効果があります。

もちろん、会議室には目に留まりやすい場所に時計をおくことや、ドアを大き目のガラス仕様にしておき
次の会議に来た人がドア越しに早く終われとプレッシャーを掛けやすいようにしておくなどの工夫もあるでしょう。

会議のコツとそれを促進する空間づくり、会社の生産性を高めるためにぜひご検討ください。

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