「見えない仕事」が「見える」ように 社員の気づきと協業を促すオープンオフィス

株式会社岩田産業グループホールディングス様は、1971年の創業以来「食を通じて九州を元気に！」を経営スローガンに掲げ、九州・山口エリアで業務用卸売事業を展開しています。生産者と消費者をつなぐ産業支援にも注力され、2017年には経済産業省より第1回「地域未来牽引企業」に選定されました。
このたび、福岡本社オフィスのリニューアルに携わられた岩田様、林様、菊竹様、鶴田様にお話をお伺いしました。

まず、今回のオフィスリニューアルのきっかけについて教えていただけますか

（岩田様）
発端は座席数の不足です。2年前の春、新入社員の入社に伴い営業本部が増員となり、当初は営業本部のエリアだけをフリーアドレスにしようかと考えて見積を取りました。
ところが、オフィスを見直すと、他にもやりたいこと、やらなければならないことが出てきました。過去に会議室エリアを増築しているのですが、その増築工事も約20年前、執務エリアは昭和58年の建物で築40年となります。毎日いると当たり前になっていたのですが、改めて見ると天井にシミがあったり壁のクロスが汚れていたり、老朽化も進んでいました。
他社の事例を見たりコクヨさんのライブオフィスへ見学に伺ったりして情報収集を進めるうちに、部署ごとに3部屋に隔てている壁を取り払い、オープンなオフィスにしたいという思いが固まってきました。執務エリアは全面的に作り替え、増築部分は床だけ張り替えるなど、エリアごとに対応レベルを変えながら、最終的にトータルで200坪ほどをリニューアルしました。

以前のオフィスでの貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

部署間の物理的・心理的な壁

（鶴田様）
部署ごとに部屋が分かれていることで、部門間のコミュニケーションが取りにくい状況でした。私の所属する管理本部は、業務柄営業からの問い合わせが多いのですが、社員からは「管理本部の部屋は静かすぎて行きにくい」という声もよく聞きました。同じフロアではありましたが他部署のエリアは完全に別室に入るというイメージがついていました。

（林様）
仲が悪かったわけではないんですけどね（笑）。ただ、部屋が分かれると部署ごとの雰囲気や空気感も変わってくるんですよね。なにか用事があっても、わざわざドアを開けて伺うのが面倒で「あとでまとめて聞きに行こう」と溜め込んでしまう部分もあったと思います。本当にちょっとしたことなのに、社員の心理的なハードルとしては大きなものになっていました。

席数不足と低い着席率

（岩田様）
フリーアドレス自体は、すでに5か所ほどの支店で採用していました。営業中心の支店は多くても社員数20～30人程度で、そこまでオフィス面積も広くないので、新入社員が入るけれど机を置く場所がないという問題に昔から直面していた背景もあります。
福岡本社も同じような状況でした。加えて、営業がオフィスに集まるのは朝夕くらいで日中は着席率50％もいかず、かなりのスペースを無駄にしていました。以前から本社でもフリーアドレスを採用できればとは思っていたのですが、規模が大きいこともあり、なかなか踏み切ることができませんでした。今回のリニューアルを機にようやく実現することができました。

新しいオフィスのコンセプトを教えてください

（岩田様）
コンセプトは「フーズコミュニケーション」です。食を扱っている会社なので、食をオフィスの中心・コミュニケーションの中心に据えたいと考えました。
そこで執務エリア全体をフリーアドレス化・オープンオフィスとし、一角にカフェスペースを設けて、大型のカウンターを設置しました。社員がリフレッシュできる場としてだけでなく、業務上の試食会なども実施できる場所になっています。今までは特定の部署がクローズドな環境で行っていたのですが、オープンな空間でできるようになったことで、他の部署の社員も自然と巻き込めるようになりました。オフィスの中心から様々な部署へと交流が広がっていくイメージですね。部署の垣根を越えたコミュニケーションが生まれる場所にしたかったんです。
デザインとしては、落ち着いた雰囲気だけれどオフィスなので暗くなりすぎてもいけないと考え、コーポレートカラーのネイビーをメインに、ホワイトやグレーを基調に構築しました。コクヨさんからダーク系やライト系などいろいろと提案していただき、シックになりすぎず、かといって軽すぎない、ちょうど良い空間を実現できたと思っています。
オフィスの中央に位置するデスクは円形にし、当社の経営理念である「和」を尊ぶことを表現しています。人と人の和、つながりを大切にするという想いを空間に込めました。中央の柱にはもうひとつのコーポレートカラーであるスカイブルーをアクセントとして使用し、企業らしさを表現しています。
また、支店を含めてオンライン朝礼を行うための音響設備も設置していただきました。全社員が集まる場としても機能するようになっています。

課題解決に向けて、オフィス構築時にこだわったポイントや実現した手段について教えてください

（岩田様）
せっかくカフェスペースを作ったので、見た目だけでなく、コミュニケーション活性化の機能としてもしっかり活用することにこだわりました。現在、福利厚生の一環として、当社で取り扱っているコーヒー豆を用いたコーヒーメーカーを設置し、社員が気軽に飲めるようにしています。豆の種類もいくつか用意して定期的に変えながら運用しています。コミュニケーションツールのひとつにもなりますし、自社商品への理解を深めてほしいという思いもあります。
今までもコーヒーを作る機会はあったのですが、豆の種類まで周知しているわけではありませんでしたし、「あれば飲んでいい」という感じで、いつでも誰でも気軽に飲める状態ではありませんでした。今回のリニューアルで、オフィスの一つの備品として正式に位置づけ、社員が自由に利用できる環境を整えることができました。

（鶴田様）
ボタンを押したら豆から抽出できるコーヒーメーカーを導入したので、挽きたてですごくおいしいと社員の中でも人気です。業務用の大きな豆袋が1週間くらいでなくなるので、毎週違う味が楽しめるというのも社員にとっては楽しみの一つになっているようです。豆袋は空になったタイミングで社員が交換するルールになっています。最初は「豆を変えてほしい」と頼まれることもあったのですが、自分がちょうど交換のタイミングに居合わせたら好みの豆をセットできるということもあって、だんだん浸透してきました。濃いめの味が続いていたと思ったら、次は一番マイルドなものになったり、酸味が強いものになったり。だんだん社員の中でもコーヒーの好みが出てきて、「今週はこの豆だね」なんていう会話も生まれています。

（岩田様）
試食サンプルもカフェカウンターに置いて、社員に自由に試してもらったりしています。以前は特定の部署だけで業務として試食していたものが、今はオープンスペースに置くことで、誰でも気軽に手に取れるようになりました。自然に社員が集ってコミュニケーションを取ったり、「これ美味しいね」「この商品はこういう特徴があるんだよ」といった会話が生まれたり、商品について自然に知識を得られる場になっているんです。食を扱う会社として、社員が実際に商品を知っているというのも大切なことだと思っています。

（菊竹様）
お客様からいただいたお菓子なども、日中は営業が外出してしまうこともあり、今までは総務が各デスクを回って配っていたんです。現在はカフェカウンターに置いて「ご自由にどうぞ」形式にできました。効率的になりましたし、社員も自分のタイミングで取りに来られるので喜ばれています。

何より、気軽に会話ができるエリアができたのはとても大きいです。前は給湯室でぎゅうぎゅうになって話していたんですが、今は広々としたカフェコーナーがあって、リラックスして過ごせる空間になっています。少し息抜きしたいなというときにカフェスペースに行って、コーヒーを淹れている人に話しかけたり、お菓子を取りに来た人と立ち話をしたり、部署関係なく自然に会話が発生するようになりました。オフィス全体の雰囲気も変わり、偶発的なコミュニケーションが増えたと感じています。以前は部屋が分かれていたのでこういう自然な交流はなかなか生まれなかったんですが、今は日常的に目にしますね。他部署の人と話すきっかけができたことで、仕事の相談などもしやすくなったように思います。

オフィス構築時に苦労した点や、それをどのように乗り越えられたかについて教えてください

（岩田様）
計画自体は2年前から始まりました。一昨年の夏にコンペを実施し、その年の12月にコクヨさんに正式発注して打ち合わせを重ねました。昨年8月に工事が開始し、工事期間は4か月程になります。営業本部のフリーアドレス化のみを想定していた当初からすると想像以上に時間がかかりましたが、その分しっかりと準備を進めることができたと思います。

フリーアドレス導入の検討にあたっては、まず当時の座席着席率の調査をコクヨさんにお願いしました。一日中オフィスに張り付いていただき、1時間ごとの各部署の人数を目と手で地道に集計してもらいました。現状把握という点では「はたナビ」というサーベイツールも提案していただき、働き方やオフィスについての社員のリアルな声を取得することができました。リニューアル後にも効果測定として実施する予定で、ビフォーアフターで比較できるようにしています。
調査結果から出てきた課題や要望を元に解決策を提案していただき、役員で意思決定を行いました。ある程度コンセプトや方向性が定まった段階で、管理本部を中心に社員にも準備を手伝ってもらいました。

（鶴田様）
フリーアドレス化のためには、とにかく書類のデータ化やペーパーレス化を進めなければなりませんでした。個人の引き出しもなくなるので、一人ひとりが持っていた文房具なども見直しを進める必要がありました。想像以上に大変でしたが、きっかけがないと手を付けられない部分でもあったのでリニューアルはいい機会だったと思います。

（菊竹様）
書類整理は部署ごとに進めていきました。管理本部だとメンバーが15人いるので、キャビネットを15等分して、自分の担当するキャビネットの中を空にすることを目標として進めました。まず何が入っているのかリスト化して、それが本当に紙として必要な書類かどうか、1ブロックずつ精査していったんです。電子化できるものは電子化して、どうしても紙で保管が必要なものだけを残すという作業でした。
必要分をまとめたら、次はそれをどこに収納するか。キャビネットを大幅に削減したので、限られた収納スペースの中での割り振り、別階の倉庫に収納する分の分類など、細かく決めていく必要がありました。メンバーのスケジュールを合わせて2日くらい集中して作業を行いました。作業が夏だったのですが、書類を集約する倉庫内はエアコンもなかったのでみんな汗だくで「冬だったらよかったのに」と言いながら作業していました（笑）。大変でしたが、チームで協力して乗り越えられたのは良い経験でしたね。

（林様）
社員からの反発も想定していたのですが、逆に「これ、捨てていいですか」と積極的に聞かれることが多くて驚きました。「何かの時のためにとっておこう」という書類がたくさんあったんですよね。法定保存期間が過ぎているものや、もう参照することもないような古い資料とかも、担当者が変わっていて誰も触れなくてそのままになっていたり。社員的にも前々からどうにかしないといけないと思っていたのだと思います。
最終的に、今回リニューアル対象の部署全体で段ボール100箱近く、従来の半分以上の書類を削減できました。特に管理本部は長年蓄積された書類が多くて削減が大変だったのですが、総務に至っては6分の1にまで減らすことができました。

（岩田様）
他社様では「段ボール一人ひとつまで」など厳格な方針を決めるやり方も聞きましたが、当社は一律〇％削減といったルールなどは定めていません。必要な書類はデータ化、今後新しい書類は基本データ保管という原則だけ決めて、あとは基本的に部署ごとに任せていました。
部署ごとにいくつくらい収納が必要か確認して割り振った後は、各部署が自分たちの収納量にあわせて自主的に準備を進めてくれました。各部署の引っ越し日などのスケジュールがきっちり決まっていたので、ゴールが明確だったのがいい方に作用したのではないでしょうか。期限が決まっていると、人は動けるものですね。

スケジューリングもコクヨさんに主導していただきました。建物内でリニューアル工事と業務が同時進行だったので、「この期間はこの部署がこのエリアで執務」というように、細かく調整が必要でした。工事対象期間は会議室エリアでの執務となり、普段より狭いスペースで仕事をしなければならず、社員には不便な思いをさせてしまいます。スケジュールを5つほどのフローに分けて段階的にリニューアルを進めることで、業務への影響をできる限り最小限に抑えて進めていきました。

（菊竹様）
岩田専務が音頭を取ってまとめていただいたので、「管理本部用のゴミ箱を残してほしい」「これも持って行っていいですか」といった細かなわがままも聞いてもらいました（笑）。

（林様）
リニューアルの骨子を作ったのは上層部ですが、「ここはもう少し緩和してほしい」「この部分は変更できないか」など、現場の社員の要望もかなり聞いてもらえました。そのあたりの柔軟性や風通しのよさがあったのは、リニューアルを進める上で本当に助かりましたね。

（岩田様）
固定席からフリーアドレスへの大きな変更ということで、社員は不安だったと思います。長年同じ席で働いてきた人にとっては、大きな変化ですからね。でも、そうやって不安なことや要望を聞いてきてくれたおかげで、それぞれが勝手に動いて計画と全然違うというような事態にならずに済みました。社員とコミュニケーションを取りながら進められたことは成功の要因だったと思います。

オフィス構築後、社員の皆様の働き方はどのように変わりましたか？また、感じておられる効果や予想外の反応などがありましたら教えてください

コミュニケーションの活性化

（鶴田様）
一番大きく変わったのは、コミュニケーションの取りやすさですね。今までは相手が部屋にいるかどうかわざわざドアを開けて確認しなければならなかったのですが、今はすぐにどこに誰がいるのか見渡せば一瞬でわかるようになりました。
気軽に話しかけられるようになったことで、良く言うとコミュニケーションが増えて、ちょっと悪く言うと問い合わせが増えました（笑）。でも、本来だったら以前も営業はそのくらいの頻度で聞きに来たかったのかもしれません。心理的なハードルがあって我慢していた部分があったのだと思います。
逆に、直接聞きに来やすくなったことで、電話での問い合わせ対応の時間は減りました。電話だとお互いの状況が見えないので、タイミングが悪いこともあったんです。今は相手の様子を見て声をかけられるので、その点はとても効率的ですね。単純な書類の受け渡しやちょっとした伝言などはメモに書いてパーソナルロッカーにポストインできる仕組みになったので、こちらも効率化につながっているのではないかと思います。
オフィス全体の雰囲気も変わりました。電話での問い合わせだと要件だけで終わるような相手も、直接顔を合わせることで雑談の機会が増えたんです。「最近どう？」とか「この前の件どうなった？」とか、ちょっとした会話が自然に生まれるようになりました。以前は静かすぎて少し話すだけでも周りに聞こえてしまうのが気になっていたんですが、リニューアルを機にオフィス内にBGMを流すようにしたんです。シーンとしているタイミングがないので、会話が筒抜けにならず話しやすいのはいいなと思います。

（岩田様）
BGMは、会話の中身がダイレクトに響くのを防ぐ効果があるとコクヨさんにアドバイスをいただいて採用しました。オープンオフィスはミーティングの声などが気になることがあるのですが、静かな状態より適度に音があった方が、かえって会話が届きにくくなるんですね。実際に導入してみて、その効果を実感しています。

（菊竹様）
個人的に意外だったのは、新しいオフィスになって退勤しやすくなったことです。今までは、自分の仕事が終わったとしても同じ部屋の中にいる人が誰も帰宅していないと「自分だけ帰るのは申し訳ない」という気持ちがあってなかなか席を立ちづらいときもありました。でも、オープンオフィス化したことで定時になると他の人が帰っていく姿が見えるので、「自分も帰ろうかな」と安心して思えるようになりました。

総務に任されがちな雑務の「見える化」

（菊竹様）
オープンオフィス化による「見えない仕事の見える化」も大きな変化です。
オフィス内で誰かが何かをやっていると目に入りやすくなったことで、備品の補充や共用エリアの清掃など、名もない業務を「やってくれていたんだ」と気づいてくれる人が増えました。今まで気付いた人だけがやっていた業務に他の社員も気づいてくれるようになって、「これ、普段は誰がやってたんだろう」と思ってもらえる。名もない業務を任されがちな総務としては、それだけで嬉しいですよね。重いゴミをまとめていたら「持っていくよ」と声をかけてくれたり、「自分もできることはやろう」と思ってくれる社員も増えてきたように感じます。
声をかけられやすくなったので、問い合わせなどが管理本部に集中しがちな部分はあります。ですが、先ほどお話したコーヒー豆の取り換えなども、以前であればなんとなく総務の担当になっていた業務だと思うんです。最初は「これやってもらえますか」と頼まれていたことも、今では自分たちでやってくれるようになりました。オフィス自体が誰でも活用しやすくなったこともあり、「自分たちのオフィス」という意識が徐々に高まってきているように感じます。
オフィスが新しくなった分、新しいルールが必要になりますし、まだまだ浸透していない部分や精査していかなければならないこともあります。管理本部だけではなく、会社全体で進めていければと思います。

（林様）
雑務の割り振りもそうですし、オープンオフィスでの清掃は誰がどこまでやるのかなど、細かい運用ルールも決めていかなければなりません。フリーアドレスで固定席化している人の席をどうするか、抽選式でランダムに決めた方がいいのかといった、次の検討ステップも見えてきました。社員も増えていく中で、ルールや運用もその都度見直しが必要になってくると思います。リニューアルして終わりではなく、使いながら改善していきたいと考えています。
ただ、今回のリニューアルにおいても、ほとんどの社員が新しいルールをしっかり守って働いてくれています。大きな混乱もなく、スムーズに移行できたのは本当に良かったです。当社の社員には変化に対応できる力があるんだと感じました。

（岩田様）
「和」を尊ぶという会社の理念を持っているからこそ、反対意見があったとしても、一度決まったら皆で同じ方向を見て進めていけるという実感がありました。全体の調和を大切にする文化が根付いているんだと思います。これからも、社員全員で協力しながら、より良いオフィス環境を作っていけると期待しています。

コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください

（岩田様）
企業理念やコーポレートカラーといった、私たちが取り入れてほしかった要素を一番反映してくれたのがコクヨさんでした。デザイン面での提案力が素晴らしかったですね。
ただ、決め手となったのはデザイン面だけでなく、運用面での提案をしっかりしていただけたことです。正直、今回のリニューアルでは運用面が一番不安だったんです。フリーアドレスにすることで、社員がどう働くのか、どんなルールが必要なのか、トラブルは起きないか。そういった不安を抱えていたときに、コクヨさんが一つひとつの課題に向き合い、親身に相談に乗ってくれました。デザインだけでなくリニューアル後の運用まで一緒に考えてくれる姿勢が感じられたことが大きな決め手になりました。着席率の調査から、社員のサーベイ取得、段階的な引っ越しのスケジューリングまで、細かくサポートしていただけたことで、安心してプロジェクトを進めることができました。